Verkaufsbestand
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Allgemeines
Das Bestandsmanagement – und insbesondere der Verkaufsbestand – ist ein zentrales Werkzeug in Winestro.Cloud, um den innerbetrieblichen Überblick über verfügbare Artikel zu behalten.
Ziel ist es, sicherzustellen, dass keine Ware verkauft oder verplant wird, die tatsächlich nicht mehr vorhanden ist. Gerade in wachsenden Betrieben oder bei komplexeren Betriebsstrukturen wird die Bestandsführung zu einer unverzichtbaren Funktion, um Zuverlässigkeit gegenüber Kund_innen, planbare Auslieferungen und ein korrektes Flaschenbuch zu gewährleisten. Um diesen Überblick zu ermöglichen, bietet Winestro.Cloud eine Vielzahl an Funktionen, die flexibel an Betriebsgrößen, Lagerkonzepte und Arbeitsweisen angepasst werden können. Dabei spielt der Bereich Verkaufsbestand eine zentrale Rolle – hier laufen Informationen über Artikelverkäufe, Artikelbewegungen, Reservierungen, Sperrungen und manuelle Bestandsänderungen zusammen.
Aufbau des Bestandes in Winestro.Cloud
In Winestro.Cloud besteht der Gesamtbestand eines Artikels aus mehreren Teilmengen. Diese setzen sich wie folgt zusammen:
Bestand = Freier Bestand + Reservierungen + Sperrungen bzw. umgestellt: Freier Bestand = Bestand - Reservierungen - Sperrungen
Diese Bestandteile helfen Dir dabei, jederzeit den Überblick über verfügbare, reservierte und gesperrte Artikelmengen zu behalten – auch über verschiedene Lager hinweg. Die jeweiligen Werte kannst Du Dir an verschiedenen Stellen im System ansehen. Wir werden uns all diese Wege in den kommenden Abschnitten gemeinsam anschauen. Zunächst möchten wir uns aber ersteinmal anschauen, was die verschiedenen Werte genau bedeuten.
Bestand
Der Bestand beschreibt die tatsächlich im Lager vorhandene Gesamtmenge eines Artikels – unabhängig davon, ob diese Menge frei, reserviert oder gesperrt ist. Beachte: Es gibt sowohl einen Gesamtbestand, als auch Bestände je Lager.
Freier Bestand
Der freie Bestand ist die Menge an Artikeln, die aktuell noch für Verkäufe, Reservierungen oder andere Vorgänge zur Verfügung steht. Der Freie Bestand ist damit immer kleiner oder gleich dem Gesamtbestand. Beispiel: Du hast 100 Flaschen im Lager, 50 sind für einen Kunden reserviert, 10 in einem anderen Auftrag gesperrt, dann ist Dein freier Bestand 40. Beachte: Auch hier wird zwischen dem freien Gesamtbestand und dem freien Bestand je Lager unterschieden.
Reservierter Bestand
Der reservierte Bestand zeigt die Menge an Artikeln, die bereits für bestimmte Kund_innen zurückgelegt wurden. Beachte: Reservierungen können ebenfalls lagerbezogen sein. Es gibt also sowohl einen reservierten Gesamtbestand als auch einen reservierten Bestand je Lager.
Sperrungen
Der gesperrte Bestand ergibt sich aus Artikeln, die aktuell in einem Auftrag eingefügt, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden – sofern die entsprechende Option in den Systemeinstellungen aktiviert ist. Auch hier gilt: Es wird zwischen einem gesperrten Gesamtbestand und einem gesperrten Bestand je Lager unterschieden.
Bestandsübersicht
In Winestro.Cloud stehen Dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Bestände Deiner Artikel einzusehen – entweder einzeln oder für mehrere Artikel gleichzeitig. In den folgenden Abschnitten schauen wir uns diese Ansichten Schritt für Schritt genauer an.
Bestandsübersicht in der Artikelkarteikarte
Alle Informationen zu den Beständen in der Artikelkarteikarte findest du hier. Sogar eine Mandantenübergreifende Anzeige ist möglich, wenn die nötigen Einstellungen getätigt wurden.
Vorgangsliste eines Artikels
Jeder Artikel verfügt über eine eigene Vorgangsliste, in der sämtliche Bestandsbewegungen sowie die vollständige Historie dieses Artikels nachvollzogen werden können. Diese Ansicht ist ein zentrales Werkzeug für das Bestandsmanagement auf Artikelebene.
Die Seite ist – wie in der rechtsstehenden Abbildung zu sehen – in verschiedene Bereiche gegliedert:
- 1. Bestandsübersicht
- Zeigt den aktuellen Bestand des Artikels – aufgeschlüsselt in aktueller Bestand, freier Bestand, Reservierungen und Sperrungen – bezogen auf Deinen gesamten Account.
- 2. Manuelle Bestandsänderung
- Hier kannst Du – ähnlich wie in der Artikelkarteikarte – manuelle Änderungen vornehmen (z. B. Bruch, Eigenverbrauch oder Zugänge). Die Auswahl eines passenden Buchungskontos ist dabei erforderlich.
- 3. Lageraufteilung
- Zeigt die Bestände je Lagerstandort. Für jedes Lager werden Gesamtbestand, freier Bestand, Reservierungen und Sperrungen separat dargestellt.
- 4. Historie der Bestandsbewegungen
- In diesem Bereich findest Du die vollständige Bewegungs-Historie des Artikels – inklusive Verkäufen, Stornierungen und manuellen Änderungen. Die Anzeige kann über das Auswahlfeld oben rechts auf ein einzelnes Lager beschränkt werden.
- Zusätzliche Funktionen über die Icons:
- Zum Ende der Liste springen
- In die Artikelkarteikarte springen
- Vorgangsliste drucken
- Liste vollständig aufklappen
- 5. Manuelle Vorgänge
- Listet alle manuell eingebuchten Änderungen auf.
- 6. Reservierungen
- Zeigt alle aktuell für diesen Artikel bestehenden Reservierungen.
- 7. Sperrungen
- Zeigt alle aktiven Sperrungen für diesen Artikel – basierend auf Aufträgen mit Artikeln, die noch nicht fakturiert wurden.
Ansicht des Verkaufsbestands
Unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand findest Du eine Übersicht, die alle Deine aktuellen Bestände auflistet. Diese Ansicht ist ein zentraler Einstiegspunkt zur Bestandsverwaltung. Oben rechts auf der Seite befindet sich ein Eingabefeld, mit dem Du gezielt nach bestimmten Artikeln suchen kannst. Zusätzlich stehen Dir verschiedene Filterfunktionen zur Verfügung, mit denen sich die Liste auf bestimmte Artikel einschränken lässt. Im folgenden Abschnitt schauen wir uns die verfügbaren Filtermöglichkeiten von links nach rechts im Detail an.
- Das erste Feld erlaubt Dir die Auswahl eines Datums, für das Dir der Bestand angezeigt werden soll. Du kannst hier einen beliebigen Stichtag in der Vergangenheit auswählen.
- Beim Status legst Du fest, ob Dir alle Artikel, oder nur jene angezeigt werden, die am gewählten Datum aktiv bzw. im Verkauf waren.
- Im Feld Artikel kannst Du gezielt einen bestimmten Artikel auswählen, dessen Bestände Du einsehen möchtest.
- Im Feld Warengruppe lässt sich eine Warengruppe auswählen, sodass nur die Bestände der zugehörigen Artikel angezeigt werden.
- Im Feld Lager kannst Du die Anzeige auf ein bestimmtes Lager beschränken.
- Mit der Gruppierung kannst Du festlegen, wie die Artikel in der Liste sortiert werden sollen – z.B. nach Qualitätsstufe, Jahrgang oder Artikelnummer.
Nachdem Du Deine Einstellungen vorgenommen hast, vergiss nicht, auf "Anzeigen" zu klicken.
Spaltenübersicht der Liste
In der Verkaufsbestandsliste werden Dir pro Artikel folgende Informationen angezeigt – in der unten aufgeführten Reihenfolge (von links nach rechts):
- ArtNr. – Die Artikelnummer des Produkts
- APNr. – Die amtliche Prüfnummer des Artikels (sofern vorhanden)
- Artikelname – Die vollständige Bezeichnung des Artikels
- Jahr – Der Jahrgang des Weins
- Lese – Die Qualitätsstufe (z. B. QbA, Kabinett, Spätlese usw.)
- Bestand – Der gesamte Lagerbestand (frei + reserviert + gesperrt)
- Reserv – Die Anzahl der aktuell reservierten Flaschen
- Gesperrt – Die Anzahl der gesperrten Flaschen
- Frei – Der verbleibende freie Bestand
- Liter – Die Literangabe des Artikels (Flaschenvolumen)
- später – Alle bereits nach dem Bezugsdatum der Liste eingebuchten Bestandsbewegungen
- EK – Der aktuell hinterlegte Einkaufspreis des Artikels
Die Liste lässt sich per Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift nach Artikelnummer, Name, Jahrgang oder Qualitätsstufe auf- und absteigend sortieren.
Artikel aufklappen & Zusatzfunktionen
Wenn Du in der Verkaufsbestandsliste auf die Artikelnummer eines Artikels klickst, wird der jeweilige Eintrag ausgeklappt. In dieser erweiterten Ansicht findest Du zusätzliche Informationen und Werkzeuge:
- Warenwert – Er ergibt sich aus dem Einkaufspreis (EK) multipliziert mit dem aktuellen Bestand des Artikels.
- Artikelnr-Beginn – Zeigt den Anfangsteil der Artikelnummer an, z. B. bei Artikeln mit mehreren Füllungen (z. B. 0122+1, 0122+2) wird hier die gemeinsame Gruppierung 0122 angezeigt.
Zusätzlich stehen Dir zwei Symbole zur Verfügung:
- – Öffnet direkt die Vorgangsliste eines Artikels, in der alle Bewegungen und Reservierungen einsehbar sind.
- – Ermöglicht Dir, den Bestand des Artikels manuell zu bearbeiten (z. B. für Eigenverbrauch, Bruch oder Korrekturen).
Verkaufsbestand
Zu den Verkaufsbeständen gelangst Du über Artikel - Bestände - Verkaufsbestand. Du siehst nun alle aktuellen Verkaufsbestände, sowie die Übersicht der jeweiligen Bestände nach Lager. Der aktuelle Bestand errechnet sich aus dem Ausgangsbestand abzüglich oder zuzüglich von Vorgängen (mehr zur Berechnung findest Du weiter unten). Unter welchen Umständen sich Bestände verändern, kannst Du in den Einstellungen zum freien Bestand anpassen. Es werden die Bestände aller Artikel angezeigt.
Alle Artikel, die Flaschenweine darstellen, müssen in der Artikelkarteikarte über den Haken bei "Flaschenanzahl mitberechnen" als solche markiert werden. Es empfiehlt sich in diesem Zusammenhang auch, alle Flaschenweine in einer gemeinsamen Warengruppe zu führen - so hast Du alle Bestände, aber auch in der Auswertung und Ausgabe von Bestandslisten (s.u.) Dein korrektes Flaschenbuch verwaltet.
Bestandmanagement
In der Liste der Verkaufsbestände kann unter anderem das Bestandmanagement eingesehen werden. Durch Klick auf das Symbol neben jedem Artikel gelangt man dann in die Übersicht für alle Bestandsveränderungen bzw. der Buchungsliste dieses Artikels (siehe Screenshots rechts).
Das Bestandsmanagement gibt Dir Informationen über die jeweiligen Lagerbestände, Bewegungen (Abfüllungen, Aufträge usw.), eine Zusammenfassung der manuellen Vorgänge, sowie die Dokumentation von Reservierungen und Sperrungen.
Über die Lupe rechts oberhalb des Bestandmanagements gelangt man schnell in die Artikelkartei, um Anpassungen vorzunehmen. Über das Dokument daneben hat man die Möglichkeit, sich detaillierte Vorgangslisten nach verschiedenen Kriterien ausgeben zu lassen.
Bestandsänderungen durch Belege
Bei Winestro.Cloud werden die Artikel, je nach Deinen Einstellungen zum freien Bestand, schon beim Einfügen in einen Auftrag, oder erst beim Erstellen der Rechnung aus den freien Beständen herausgenommen. Im zweiten Fall werden Bestände erst angepasst, wenn ein entsprechender Beleg zu diesem Auftrag erzeugt wird. Die Änderungen werden in den Bestands- und Vorgangslisten dokumentiert.
Rechnungen
Die Artikel, die in der aktuellen Rechnung enthalten sind, werden automatisch vom Bestand in der Buchungsliste abgezogen. Dein Flaschenbuch ist somit immer tagesaktuell.
Gutschriften
Das Erstellen einer Gutschrift kann ebenfalls Auswirkungen auf die Bestände haben. Wie das funktioniert, lies hier.
Stornobelege
Stornobelege werden negativ mit Deinem Bestand addiert. Anders als bei der Gutschrift, erfolgt hier keine Ab- und Aufbuchung, sondern eine Nullierung der bestellten Artikel. Mehr zu Stornos findest Du hier.
Bestandsreservierungen
Die Bestandslisten zeigen auch bestehende Reservierungen und Sperrungen an. Der freie Bestand errechnet sich aus dem tatsächlichen und dem reservierten, sowie dem gesperrten Bestand. Reservierte Bestände werden in der Übersicht der Bestände, sowie in den einzelnen Flaschenbüchern angezeigt, gesperrte Bestände nur direkt im Flaschenbuch eines Artikels. Um mehr über die unterschiedlichen Methoden der Reservierung zu erfahren, lies bitte den entsprechenden Artikel.
Bestand überbuchen
Unter System - Einstellungen - Rechnungen kannst Du in der Bestandsüberwachung festlegen, ob Dein Bestand generell überbucht werden darf (ins Minus). Du kannst aber auch sagen, dass Dein Gesamtbestand, bzw. der Bestand jedes einzelnen Lagers, nicht überbucht werden darf. Wenn Du das Überbuchen grundsätzlich verhinderst, kannst Du dennoch in einzelnen Artikeln festlegen, dass diese im freien Bestand oder Gesamtbestand überbucht werden dürfen. Bearbeite dazu einfach die Artikelkarteikarte über das Stift-Symbol und wähle die gewünschte Option im oberen rechten Block Sonstiges aus. Diese Einstellungen kannst Du auch stapelweise für mehrere Artikel über die Artikelselektion vornehmen.
Manuelle Bestandsänderungen
Änderungen können auch in der Artikelkarteikarte links unten oder in den Bestands- und Vorgangslisten manuell vorgenommen werden. Wähle dazu einfach ein entsprechendes Konto (z.B. "Bruch") aus, gib einen Grund ein und klicke auf Zu- oder Abgang (klicke also entweder auf den Button mit + oder -). So lässt sich auch ein sogenannter "Belegloser Verkauf" dokumentieren. Unten links findest Du eine Übersicht der manuellen Vorgänge, diese kannst Du auch bei Bedarf löschen . Mehr zu Vorgängen kannst Du hier nachlesen.
Häufige Fragen
Ausgangsbestand in der amtlichen Zulassung
Bei der amtlichen Zulassung können Bestände immer nur mit Grund und Datum ein- oder ausgebucht werden. Führe entsprechend eine manuelle Bestandsänderung über die Artikelkarteikarte (links unten) oder über Artikel / Bestände durch. Gib das in dem Fall als Zugang an. Dazu muss der Artikel natürlich zuerst angelegt werden.
In der Artikelkartei wird ein anderer Bestand als in der Bestandsübersicht ausgegeben, warum?
In der Artikelkartei erhältst Du den Bestand ohne besonderes Bezugsdatum - also mit absolut allen Rechnungen und Bewegungen, die im System eingetragen sind. Die Bestandsliste hat immer ein Bezugsdatum - was zwingend notwendig ist, damit Dir diese Liste auch weiterhelfen kann. Unterschiede zwischen diesen beiden Stellen entstehen immer dann, wenn Du Rechnungen im System hast, die nach dem Datum der Bestandsliste datiert sind. Üblich kommst Du zu diesem Artikel, wenn Du eine Rechnung z.B. am Morgen vordatiert hast. Wenn auf dieser Rechnung z.B. 100 Flaschen verkauft werden, ist dieser Abgang in der Artikelkarteikarte berücksichtigt (um Dir einen Gesamtüberblick zu geben) und in der Bestandsliste von "heute" noch nicht. Daher weichen die Listen dann um genau diese 100 Flaschen voneinander ab. Sobald Du bei der Bestandsliste ein Datum nach der letzten Rechnung einstellst, sind beide Angaben wieder stets gleich.