Sperrungen

Sperrungen sind eine von zwei Möglichkeiten, um Ware für Kund:innen zurückzulegen. Sie helfen Dir dabei, im Alltag unkompliziert sicherzustellen, dass bestimmte Artikel nicht überbucht werden können. Diese Seite zeigt Dir, wie Du Sperrungen effektiv einsetzen kannst, um Deinen Lagerbestand realistisch abzubilden und bereits verplante Ware korrekt zu verwalten.

Weitere Informationen zur zweiten Möglichkeit – den Reservierungen – findest Du im Artikel Reservierungen.

Definition einer Sperrung

Eine Sperrung ist ein kurzfristiger Vermerk im System, mit dem Du Bestände für einen konkreten Auftrag blockierst. Sobald ein Artikel in einem Auftrag hinzugefügt wird, wird die entsprechende Menge als gesperrt markiert. Erst mit dem Erstellen der dazugehörigen Rechnung wird diese Menge dann aus dem freien Bestand abgebucht.

Sperrungen sind besonders nützlich, wenn Du beispielsweise eine Ladeliste planst, die Lieferung aber erst später erfolgt und somit auch erst später fakturiert wird. So kannst Du sicherstellen, dass der Artikel für diesen Auftrag verfügbar bleibt, ohne den Bestand schon vorzeitig zu reduzieren.

Zusammengefasst:

• Sperrungen entstehen automatisch durch Artikel in einem Auftrag.
• Sie blockieren Bestände kurzfristig bis zur Rechnungsstellung.
• Der Lagerbestand bleibt dabei unverändert – nur der freie Bestand wird reduziert.

Anlegen einer Sperrung

Um eine Sperrung anzulegen, erstellst Du einen Auftrag und passt im Reiter Einstellungen das Sperrverhalten für diesen Auftrag an.

Im Normalfall verwendet der Auftrag das Sperrverhalten, das Du im Systemstandard festgelegt hast. Möchtest Du, dass Artikel beim Einfügen in einen Auftrag automatisch gesperrt werden, gehst Du unter System - Einstellungen - Aufträge. Stelle dort unter Automatische Sperrung von Auftragspositionen die Optionn„Freier Bestand wird schon beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag vermindert“ ein. Mit dieser Einstellung legst Du den systemweiten Standard für alle neu angelegten Kunden fest.

Zusätzlich kannst Du in der Kundenmaske ein abweichendes Sperrverhalten für einzelne Kunden definieren. Das ist besonders sinnvoll z. B. bei Plattformen wie WirWinzer, wo Rechnungen erst am Monatsende erstellt werden dürfen. In diesem Fall bleibt der Bestand automatisch bis zur Rechnungserstellung gesperrt – unabhängig vom allgemeinen Systemstandard.

Hinweis: In jedem Auftrag kannst Du das Sperrverhalten auch manuell überschreiben / ändern, selbst wenn beim Kunden oder System etwas anderes eingestellt ist.

Früher war es möglich, den Bestand direkt über einen Lieferschein oder eine Auftragsbestätigung zu sperren. Diese Funktion wurde entfernt.

Löschen einer Sperrung

Sperrungen können nicht manuell gelöscht werden – sie lösen sich jedoch automatisch auf, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Eine Sperrung verschwindet, wenn:

1. Du eine Position aus einem Auftrag löschst, der bisher Bestand gesperrt hat.
2. Du den gesamten Auftrag löschst, der eine Sperrung erzeugt hat.
3. Du das Sperrverhalten des Auftrags auf „Nie sperren“ umstellst (im Reiter "Einstellungen" des Auftrags).
4. Du eine Rechnung für den Auftrag erstellst, der die Sperrung ausgelöst hat.
5. Du den Status des Auftrags als „bearbeitet“ markierst (entweder über das kleine Status-Icon in der Auftragsliste oder im Reiter "Einstellungen" des Auftrags).

Damit lassen sich Sperrungen gezielt und nachvollziehbar auflösen, ohne dass eine direkte manuelle Löschung notwendig ist.

Sperrung vs. Reservierung

Reservierungen kannst Du über mehrere Aufträge und Rechnungen hinweg aufbrauchen. Eine Sperrung hingegen löst sich automatisch auf, sobald der dazugehörige Auftrag entsprechend bearbeitet wird. Im Gegensatz zur Reservierung, die langfristig gedacht ist (z. B. das Zurückhalten einer Palette Wein für einen Stammkunden über Monate), ist eine Sperrung eine kurzfristige Maßnahme. Sobald Du einen Auftrag für den entsprechenden Kunden erstellst, wird der Bestand aus der reservierten Menge abgebucht – nicht mehr aus dem freien Bestand.

Gegenüberstellung: Sperrung vs. Reservierung

Merkmal	Sperrung	Reservierung
Zweck	Kurzfristige Bestandsblockade innerhalb eines konkreten Auftrags	Langfristige Zurücklegung von Ware für einen bestimmten Kunden
Bestandswirkung	Reduziert den freien Bestand und erhöht den gesperrten Bestand. Gesperrter Bestand hängt an einem Auftrag	Reduziert den freien Bestand und erhöht den reservierten Bestand. Reservierter Bestand hängt an einem Kunden und dessen Reservierungsbelege
Auslösung	Automatisch beim Hinzufügen eines Artikels zu einem Auftrag	Manuell durch Anlage einer Reservierung
Auflösung	Durch Erstellung der Rechnung, entfernen der Ware aus dem Auftrag oder manuelle Änderung der Einstellung / des Status im Auftrag	Manuell durch Löschen oder Mindern der Reservierung oder automatisch durch Abbuchung, wenn eine Rechnung auf den reservierten Bestand erstellt wird
Über mehrere Aufträge hinweg nutzbar?	Nein	Ja
Zielgruppe	Einmalige Lieferungen, kurzfristige Planung	Stammkunden, Jahresbedarfe, Dauerauslieferungen

Bestandsanzeige – Gesperrter Bestand

Gesperrter Bestand in der Vorgangsliste eines Artikels

Je Artikel und Lager wird der gesperrte Bestand in den Bestandslisten und in der Vorgangsliste der Artikelkarei ausgegeben. Auch in der Artikelkarteikarte wird der gesamte gesperrte Bestand angezeigt.

Im Gegensatz zu Reservierungen und physischen Beständen besitzen Sperrungen keine Historie. Dadurch wird der gesperrte Bestand bei vergangenen Bestandslisten (z. B. von gestern) mit 0 angezeigt, da rückwirkend keine Sperrdaten gespeichert werden. In aktuellen und zukünftigen Bestandslisten hingegen wird der gesperrte Bestand korrekt ausgewiesen und in die Berechnungen einbezogen.

Sperrungen in der Vorgangsliste eines Artikels

In der Vorgangsliste eines Artikels siehst Du zu Sperrungen folgende Zahlen (siehe Bild rechts):

1. Den gesamten gesperrten Bestand.
2. Den gesperrten Bestand je Lager.
3. Eine Liste aller Aufträge, die eine Sperrung verursachen. Über die Verlinkungen kommst Du in den jeweiligen Auftrag oder die Kundenakte des Kunden des Auftrags.