Auftrag bearbeiten

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Überblick über die Auftragsmaske

Überblick Kopf der Auftragsmaske

Hier kommen alle Informationen zusammen. Deshalb betrachten wir diesen Teil in verschiedenen Abschnitten. Wenn Du einen Auftrag geöffnet hast, siehst Du die rechts abgebildete Übersicht. Wie Du hier siehst, hat ein Auftrag fünf Untermenüs: Positionen, Dokumente, Sonstiges, Text und Drucker. Wie der Drucker funktioniert, wird weiter unten beschrieben. Die anderen Punkte werden wir nun einzeln durchgehen.

TIPP: Auftrag sperren

Wenn Du mit der Bearbeitung eines Auftrages fertig bist und verhindern möchtest, dass andere Mitarbeiter_Innen Deines Betriebs aus Versehen noch Änderungen an dem Auftrag vornehmen, klicke auf Auftrag sperren . Umgekehrt kannst Du den Auftrag anschließend auch wieder entsperren:

Positionen

Positionen einfügen

Positionen Einfügen

Über diesen Bereich kannst Du Artikel in einen Auftrag einfügen. Im Kopf siehst Du, um welchen Auftrag (Auftragsnummer), für welchen Kunden, in welcher Preiskategorie es sich handelt. Die Preiskategorie beeinflusst, welcher Preis automatisch für diesen Kunden vorausgewählt wird. Hat der Artikel keinen Preis in dieser Preiskategorie, wird automatisch die erste Preiskategorie ausgewählt. In diesem Fall erscheint eine kurze Meldung über diesen Vorgang.

Wenn Du die Auftragsbearbeitung aufrufst, ist das Feld für die Artikelnummer automatisch aktiviert. Wenn Du in diesem Feld eine korrekte Artikelnummer eintippst, werden dem Artikel und dem Kunden der entsprechende Preis automatisch ausgewählt. Drücke nun die Enter-Taste um zum Feld Anzahl zu springen. Hier kannst Du die Stückzahl angeben. Wenn Du nun noch einmal Enter drückst, wird der Artikel eingefügt, vorher kannst Du aber auch noch einen Sonderpreis setzen.

Wenn Du mal zu einem Artikel die Artikelnummer nicht weißt, klicke auf das Feld "Artikel" (s. Abbildung oben), um alle Artikel im aktuellen Verkaufsbestand zu sehen und einzeln auszuwählen. Links neben den Artikeln siehst Du die Farbe der jeweiligen Artikelgruppe. Artikelgruppen mit einer hohen Rangfolge werden zuerst angezeigt. Wie Du Artikelgruppen und deren Farben änderst und wie Du die Rangfolge festlegst, liest Du im Kapitel Artikelgruppen. Im Feld Artikel kannst Du eine Textsuche durch Deine Artikel starten. Gib dazu einfach Teile des Artikelnames in das Textfeld ein. Klicke auf eines der Suchergebnisse, um den Artikel in den Auftrag einzufügen. Wird nur noch ein Ergebnis angezeigt, kannst Du den Artikel auch mit Enter auswählen. In beiden Fällen kannst Du danach die Stückzahl und den Preis wie gewohnt bestimmen.

Sonderpreise aus Altbelegen

Solltest Du in der letzten Rechnung einen Sonderpreis für diesen Artikel (oder einen Vorgängerartikel) bei Deinem aktuellen Kunden verwendet haben, wird dieser Sonderpreis ebenfalls in der Liste aufgeführt und automatisch ausgewählt. Sobald Du diesem Kunden wieder einen normalen Preis berechnest, wird der Sonderpreis nicht mehr vorgeschlagen.

Dieses Verhalten kann unter System / Einstellungen / Aufträge "Preisvorschlag aus Altaufträgen" abgeändert werden.

Positionen bearbeiten

Positionen bearbeiten

Um eine Position aus einem Auftrag nachträglich zu bearbeiten, klicke einmal auf den Stift bei der jeweiligen Position. Um einen Sonderpreis für diesen Posten anzulegen, aktiviere das Häckchen Sonderpreis. Es erscheint an der Stelle von Endpreis ein neues Feld. In diesem kann dann ein beliebiger Preis gewählt werden. Es kann auch die Bezeichnung des Artikels oder die Beschreibung verändert werden (Die Zuordnung der Bestandsbuchungen bleibt davon unberührt). Ein Positionsrabatt kann vergeben werden, indem Du einfach den gewünschten Prozentsatz eingibst. Wenn Du mit allen Änderungen fertig bist, klicke auf Änderungen speichern, sodass Deine Änderungen in den Aufträgen übernommen werden.

Belege/Dokumente

Unter dem Reiter Dokumente findest Du alle Dokumente, die zu diesem Auftrag erstellt hast.

Damit dort Dokumente erscheinen, müssen diese natürlich zuerst erstellt werden, was über das "grüne Plus", das sich ganz links auf der Höhe der Icons befindet, getan werden kann.

Dokumente und Belege orientieren sich an den Positionen, die Du zuvor eingefügt hast. Du kannst diese also nicht nach belieben bearbeiten.

Rechnung

Eine Rechnung kannst Du über das "grüne Plus", das sich ganz links auf der Höhe der Icons befindet, erstellen.

So lange Du nicht amtlich Zugelassen arbeitest, können Aufträge einfach abgeändert werden. Führe einfach die Änderungen im Auftrag durch und klicke neben dem Drucker auf die zwei kleinen grünen Pfeile, um den Beleg zu aktualisieren (Eine evtl. von Dir verhängte Auftragssperre musst Du natürlich vorher durch Klick auf das rechte Symbol in der Symbolleiste aufheben.).

Einmal angelegte Rechnungen können (um Lücken im Nummernkreis vorzubeugen!) nicht entfernt werden. Du kannst den Auftrag einem neuen Kunden zuweisen (Symbolleiste) und abändern. Dann aktualisierst Du ihn einfach wie oben beschrieben.

Natürlich ist die Rechnung nicht das einzige Dokument in Winestro.Cloud. Du kannst dir zu den Belgen noch folgenden Wiki-Artikel durchlesen, um mehr über die Belge in Winestro.Cloud zu erfahren.

Sonderfelder

Sonderfelder

Sonderartikel und Versandpositionen sollten immer mehr eine Ausnahme sein als die Regel. Es empfiehlt sich nach Möglichkeit immer einen regulären Artikel anzulegen als mit Sonderpositionen oder Versandkosten zu arbeiten. So hast Du eine bessere statistische Auswertung am Ende des Jahres.

Sonderartikel

Sonderartikel sind Positionen oder Artikel, die Du nicht direkt im Sortiment hast, sondern einmalig im Auftrag anlegst. Um einen Sonderartikel in einem Auftrag anzulegen, klicke einfach auf das Zeichen Sonderposten. Diese Artikel können später auch unter den Sonderartikeln ausgewertet werden.

Rabatt angeben

Rabattpositionen sind streng genommen nur negative Sonderposten. So kann ein absoluter Rabatt in einem Auftrag verarbeitet werden.

Gutscheine

Gutscheine können in Winestro.Cloud unterschiedlicher Art sein. Es gibt zweckgebundene Gutscheine und Multifunktionsgutscheine. Da das Thema relativ komplex ist, liest Du am besten den eigenen Wiki-Artikel zu diesem Thema.

Versandkosten

Hier können Versandkosten eingetragen werden.

Wenn Du einen Artikel in der Artikelkarteikarte als "Standardversandartikel" markierst (unten Mitte), wird dieser automatisch bei einem Klick auf die Versandkosten hinterlegt. Ein Anlegen eines Standardversandartikel entfernt die Haken bei allen anderen Standardversandartikeln

  Hinweise zum Thema Versandkosten: Versandkosten bzw. Nebenkosten teilen das Schicksal 
  der restlichen Posten. Wenn Du z.B. Bücher mit 7% MwSt. versendest, so musst Du 7% auf die 
  Versandkosten aufschlagen. Versendest Du Wein für 19%, schlägst Du auch 19% auf.

Trennzeile

Eine Trennzeile trennt (wie der Name schon sagt) den Beleg auf. So kannst Du zum Beispiel eine bessere Übersicht auf den Belegen schaffen und auch Positionen optisch gruppieren und zusätzliche Informationen und Notizen auf den Belegen unterbringen

Auftrag importieren

Dieses Feld führt Dich zu einer Übersicht analog zu Neuer Auftrag. Hier kannst Du einen bestehenden Auftrag auswählen und sämtliche Positionen in den aktuellen Auftrag importieren. Der Auftrag von dem aus importiert wird, bleibt von dieser Aktion unberührt. Diese Funktion dient dazu mehrere aufgeführte Auftrage (z.B. die letzten 5 Lieferungen an einen Geschäftskunden) mit einer Rechnung abzurechnen. Mehr dazu unter Sammelrechnung.

Rabatt

Rabatt

Du kannst einen Rabatt für den gesamten Auftrag festlegen. Aktiviere dazu das Kästchen Rabatt. Wenn der Kunde einen Standardrabatt eingetragen hat, wird dieser vorgeschlagen. Du kannst einen kundenspezifischen Standardrabatt beim Anlegen oder Editieren eines Kunden bestimmen. Klicke den Haken an, um einen Gesamtrabatt zu vergeben. Dieser kann entweder prozentual angeben werden, oder per Klick auf den Stift einen absoluten Betrag angeben (dieser wird dann in Prozent umgerechnet). Du kannst einen optionalen Grund für den Rabatt angeben. Außerdem wird Dir der Standardrabatt des Kunden dort angezeigt.

Wenn Du einen oder mehrere nicht rabattierfähige Artikel in den Auftrag einfügst, wird der Gesamtrabatt in Positionsrabatte umgerechnet. Davon ausgenommen sind natürlich dann alle Artikel mit Rabattsperre.

Mengenrabatt

Mengenrabatt

Ab dem Komplett-Paket kannst DU einen Mengenrabatt vergeben. Du legst dabei selbst die Mindestmenge und den Rabatt fest (siehe Bild "Mengenrabatt"). Unter Artikel - Artikelgruppe - Mengenrabatt legst Du eine neue Rabattstaffel an. Dort benennst Du die Rabattstaffel, gibst an, ob diese ab einem bestimmten Wert oder einer bestimmten Menge gegeben wird. Daneben wählst Du aus, ob der Wert absolut oder in % gewährt wird. Mit einem Klick auf das Plus in der neu angelegten Rabattstaffel legst Du die Grenze für den Staffelpreis an. Hier gibst Du zum Beispiel an, dass es ab 50 Flaschen einen Rabatt von 0,10€/Flasche gibt. Bei dem Kunden muss dieser Rabatt in der Kundenakte (unter Preise und Bankverbindungen) aktiviert werden, damit dieser später im Auftrag erscheint. Alternativ funktioniert die Aktivierung auch über die Kundenselektion.

Wird nun ein Auftrag für einen Kunden mit hinterlegtem Mengenrabatt angelegt, so muss dieser noch selbst eingefügt werden. In der Auftragsmaske ist automatisch die Schaltfläche für Rabattposition grün hinterlegt. Mit einem Klick darauf kann dann zum Beispiel der Mengenrabatt einfügt werden - Text und Betrag werden Dir vorgeschlagen. (mit dem nächsten Update werden die Mengenrabatte automatisch in den Auftrag eingefügt)

Wichtig: Bei der Rabattstaffel können keine Rabattsperren berücksichtigt werden.

Skonto

Skonto wird bei Bedarf und passenden Voreinstellungen direkt berechnet und auf der Rechnung ausgewiesen. Mehr dazu lesen Sie unter Skonto.

Einstellungen zum Auftrag

Sonstige Angaben zum Auftrag Teil 1
Sonstige Angaben zum Auftrag Teil 2

Zu den Einstellungen gelangst Du, indem Du in einem Auftrag auf den Reiter "Einstellung" klickst.

Adressen

Hier kannst Du noch einmal die Lieferadresse und Rechnungsadresse für diesen Auftrag ändern. Bitte beachte, dass eine Adressänderung beim Kunden nicht in bestehende Aufträge übernommen wird. Du kannst allerdings über einen Klick auf alle Auftragsdaten an den aktuellen Stand des Systems anpassen. Alternativ kannst Du auch einzelne Dokumente unter "Dokumente" löschen und neu anlegen, um diese mit der neuen Adresse zu erhalten.

Zahlungsangaben

Unter dem Punkt Zahlungsangaben kannst Du die Skonto- und Standardzahlungsziele ändern. Du kannst hier auch festlegen, welche Mehrwertsteuerangaben auf der Rechnung ausgewiesen werden sollen. Die Voreinstellung für MwSt. und Skonto ergibt sich aus den Angaben, die Du für den Kunden angelegt hast. Wenn du die MwSt. pauschal ausweist, kannst Du noch entscheiden, ob Netto- oder Bruttopreise ausgegeben werden sollen. Wenn du z.B. Bruttopreise wählst, werden in der Rechnung also 9,5% MwSt. ausgegeben, der Bruttopreis des Artikels ist aber genauso hoch, wie wenn er mit 19% ausgewiesen würde.

Du kannst auch dem Auftrag eine Referenznummer vergeben. Diese kann mit auf den Belegen abgedruckt werden.

Anmerkungen und weitere Einstellungen

Hier kannst Du eine Notiz zum Auftrag hinterlegen oder angeben, welcher Mitarbeiter für diesen Auftrag verantwortlich ist. Du kansnt hier auch den Auftragsstatus händisch ändern.

Außerdem können hier Refernznummern oder Trackingnummern zu diesem Auftrag hinterlegt werden. Das Feld für die Refernznummer muss zunächst unter System - Einstellungen - Aufträge aktiviert werden.

Datumseinstellungen

Das Rechnungs-, Gutschrift, Lieferschein- und Lieferdatum kannst Du hier ebenfalls ändern. Je nach Deinen Systemeinstellungen, wird als Belegdatum, fest das Datum der Erstellung verwendet, die Einstellung aus diesem Feld genutzt oder das Rechnungsdatum gesondert bei der Belegerstellung abgefragt.

Provisionen

Wenn für diesen Kunden ein Provisionsempfänger eingegeben ist, wird er hier angezeigt. Erzeugst für den Auftrag nun eine Rechnung, generiert das Programm automatisch einen Provisionsanspruch für jeden Provisionsempfänger mittels des Prozentsatzes, den Du festgelegt hast. Diese Provisionsansprüche kannst Du später abrechnen (Dort kannst Du zuvor auch einzelne Provisionsansprüche löschen.).

Mahnungseinstellungen

Hier kannst Du die Mahnzeiträume und -kosten für den Auftrag nochmals individuell bearbeiten. Die Einstellungen werden hier zunächst aus den allgemeinen Mahneinstellungen übernommen.

Storno

Über das Icon, über das auch alle sonstigen Dokumente erstellt werden, kann auch eine Storno für einen Auftrag erstellt werden.

Es können im Auftrag keine Einstellungen zur Storno erstellt werden. Diese kann also nicht bearbeitet werden, sondern erstellt für den gesamten Auftrag eine Negativ-Rechnung.

Belegtexte

Belegtexte

Unter Rechnungstexte 2.png kannst Du noch einmal alle Textangaben zu diesem Auftrag individuell bearbeiten. Die Anrede erstellt sich aus den Kundenangaben, die restlichen Texte werden aus den aktuellen System-Einstellungen übernommen (Es sei denn Du verwendest die Erweiterung kundenspezifische Belegtexte.). Änderungen die Du hier vornimmst gelten nur für diesen Auftrag. Alternativ können unter Vorlagen für Texte genutzen und angelegt werden die Änderungen als Vorlagen abgespeichert bzw. bereits erstellte Vorlagen eingespielt werden.

Drucker

Der Drucker ist im Prinzip ein kleiner Druckmanager, mit der Einschränkung, dass hier alle Dokumente zu einem Auftrag bequem zusammengeführt (und dann auch ausgedruckt) werden können. Alles weitere kann im Bereich Druckmanager gelesen werden.

Funktion der Icons

Unter den Reitern findest Du eine Vielzahl an Icons, die Dir helfen schnell und bequem bestimmte Funktionen durchzuführen. Im folgenden wird eine Auswahl der Icons erklärt:

Versankosten einfügen

Über dieses Icon kannst Du einem Auftrag Versankosten beifügen, ohne dass hierfür ein weiterer Artikel oder ein sonstiger Aufwand betrieben werden muss. Einfach auf das entsprechende Icon klicken und auf der Rechnung erscheinen die jeweiligen Versandkosten.

Trennzeile einfügen

Wenn Du in einem Auftrag verdeutlichen möchtest, dass hier Trennung innerhalb der Bestellung vorliegt oder Du die Bestellung insgesamt übersichtlicher gestalten möchtest, bietet es sich an, eine Trennzeile einzufügen. Wenn Du auf das entsprechende Icon klickst, wird unter dem zuletzt beigefügten Artikel eine Trennzeile gezogen.

Auftrag in diesen Auftrag importieren

Möchten Kund_Innen einen identischen Auftrag erenut bestellen oder genau den Auftrag bestellen, den sie vor einem Jahr in der Vinothek gekauft haben. Kannst Du einen auftrag importieren, den Du schon einmal ersellt hast und Dir so viel Arbeit sparen. Es können nicht nur Aufträge für die gleichen Kund_Innen importiert werden, sondern es kann ebenso für Kunde x ein Auftrag importiert werden, den Du schon einmal für Kundin y erstellt hast.

Paketmarke erstellen

Über dieses Icon kann direkt im Auftrag eine passende Paketmarke erstellt werden. Die Kontaktdaten werden direkt aus dem Auftrag gezogen, sodass Du möglich wenig Arbeit dabei hast.

Zahlungseingangskontrolle

Beispiel der Zahlungseingangskontrolle

Die Zahlungseingangskontrolle erreichst Du über einen Klick auf das Dollar-Symbol in der Button-Leiste. Hier kannst Du eingehende (Teil-)Zahlungen zu einem Auftrag bzw. einer Rechnung eintragen. Damit erhälst Du in der Statistik bei den Eingängen eine Übersicht über alle geleisteten Zahlungen. Außerdem verschiebt eine vollständige Begleichung des Betrags den Auftrag automatisch in die bezahlten Aufträge. (Auftragsliste). Du kannst die Rechnung auch ohne einen Zahlungseingang als bezahlt markieren. (Achtung - Fallstrick bei den Steuern!) Solltest Du mit Skonto arbeiten, kannst Du auch angeben ob die Rechnung mit Skonto beglichen wurde. Der Skontobetrag wird automatisch, aus dem in der Rechnung hinterlegten Betrag, errechnet.

Bankeinzug nutzen

Nach Erstellung der Rechnung siehst Du in der Liste der unbezahlten Aufträge den Auftrag mit einem blauen € Symbol (Wenn im Kunden die Bank-Daten mit IBAN und BIC sauber hinterlegt wurden). Du kannst nun darauf klicken und erhälst eine SEPA-Datei, die Du in Dein Banking-Programm importieren kannst. Alternativ kannst Du das natürlich auch manuell in der Software zu Deiner Bank durchführen. Zur Vorgehensweise des Imports in Dein Banking-Software, lies bitte die Anleitungen Deiner Bank.

Häufige Fragen und Probleme

SEPA (ehemals DTA)

SEPA -Dateien zum Bankeinzug und Texte können nicht gemischt werden. Gib entweder eine SEPA oder einen Text aus.

Auftrag löschen

Du kannst einen Auftrag nur löschen, solange noch keine Rechnung dazu erzeugt wurde. Danach ist ein Löschen nicht mehr möglich. Du findest das Lösch-Icon in der Übersichtsliste der Aufträge.

Keine Auswirkung von Änderungen am Auftrag / Einstellungen

Grundlegend gilt: Jedes Mal, wenn Du einen Auftrag anlegst, "zieht" sich der Auftrag einmal alle Einstellungen. So soll sicher gestellt sein, dass auch wenn Du etwas änderst, der Auftrag immer so aussieht wie zum Zeitpunkt des Erstellens.

Wenn Du den Auftrag dem Kunden neu zuweist(zwei grüne Pfeile + Kunde-Symbol), werden die Einstellungen neu gezogen. (z.B: ein neues Briefpapier o.ä.)

Briefpapier nur bei E-Mails

Generell kannst Du in den Einstellungen festlegen, ob das Briefpapier auch beim Druck oder nur beim Versand via E-Mail erscheinen soll. (System / Dokumente / Rechnung / Erweiterte Einstellungen (ganz unten) / Briefpapier nur bei Dokumenten verwenden, die per E-Mail versendet werden) Das kann dann für jeden Auftrag nochmal im Reiter "Sonstiges" individuell angepasst werden.

Die Flaschenzahl ist nicht korrekt!

Achte darauf, dass in der Weinkarteikarte (Lupe-Sybol beim Wein) der Haken bei "Flaschenanzahl mitrechnen" gesetzt ist. Das wird beim Anlegen gerne vergessen und hier können auch Positionen wie Gutscheine, Versandkosten o.ä. angelegt werden, die sich nicht auf die Flaschenzahl auswirken.

Auftrag anderem Kunden zuordnen

In der Bearbeitungsansicht des Auftrags kann dieser über den Button (Mensch mit Zahnrad) einem anderen Kunden / einer anderen Kundin zugeordnet werden. Klickt man auf diesen, gelangt man in die Übersicht aller Kund_Innen und kann über den Button (Mensch mit Stift) die neue Zuordnung bestätigen.

Auftragsdaten an aktuelle Kunden- und Systemdaten anpassen

Männchen mit Häkchen.PNG

Eine gerade zu Beginn wichtige Funktion ist das "Männchen mit Häkchen" (s. Abbildung rechts). Über dieses kannst Du deine Auftragsdaten an aktuelle Kunden- und Systemdaten anpassen.

Hast du einen oder mehrere Aufträge erstellt und änderst dann etwas in den Kunden- oder Systemdaten, werden diese für bestehende Aufträge nicht geändert. Erstellst Du dann eine Rechnung, hast diesbezüglich etwas in den Systemdaten veränderst, das auch für bestehende Aufträge angepasst werden soll, musst Du auf dieses Männchen klicken, sodass die Kunden- und Systemdaten angepasst werden.

Über und unter dem Männchen finden sich zwei weitere Männchen, die in der Abbildung beschrieben sind. Jedoch bekommst Du zu Icons auch immer eine Informationen, wenn du mit der Maus über einem Icon stehen bleibst.

Erklärvideo

Wir haben zu diesem Wiki-Artikel auch Video, welches das Thema noch einmal anschaulich erklärt.