FIBU-Schnittstelle

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FiBu Schnittstelle

Es ist wichtig, dass Sie die Zahlen für Ihren Weinbaubetrieb im Blick behalten. Viele Weingüter arbeiten dazu monatlich mit einem Steuerberater zusammen und übergeben ihre Betriebsdaten oft händisch per Ordner an diesen. Mit Weinbau-online.de haben Sie jetzt die Möglichkeit, alle Vorfälle direkt im Programm sauber zu kontieren und an Ihren Steuerberater oder Ihre Buchhaltung im passenden Format zu übergeben. Das spart Ihnen und Ihrem Steuerberater Zeit und damit am Ende nicht nur Nerven, sondern auch bares Geld.


Umsatz

IST/SOLL-Versteuerung

Alle Exporte gehen von einer SOLL-Versteuerung aus und übergeben alle Rechnungen eines Zeitraumes. Ist-Versteuerer entscheiden i.d.R. innerhalb der Buchhaltungssoftware, wann eine Rechnung zu versteuern ist.

Belegzeitraum

Hier wählen Sie für welchen Zeitraum (nach Belegdatum) Ihr Export erstellt werden soll.

Export-Format

Der Export der Belege funktioniert momentan in folgenden Formaten, die von verschiedenen Drittanbietern genutzt werden:

DATEV Pro belegbasiert optierend

Dies ist der einfachste Export. Bei diesem Format wird jeder Beleg als ein Datensatz ausgeben und entsprechend der Annahme exportiert, dass Ihr Betrieb die MwSt. nicht pauschaliert abführt. Eine Unterscheidung zwischen verschiedenen MwSt.-Sätzen bei verschiedenen Artikeln und die Verwendung von artikelspezifischen Erlöskonten ist entsprechend nicht möglich.

DATEV Pro artikelbasiert optierend

Bei diesem Format wird jede Einzelposition eines Beleges als ein Datensatz ausgeben und entsprechend der Annahme exportiert, dass Ihr Betrieb die MwSt. nicht pauschaliert abführt. Eine Unterscheidung zwischen verschiedenen MwSt.-Sätzen bei verschiedenen Artikeln und die Verwendung von artikelspezifischen Erlöskonten ist entsprechend möglich. Die Unterscheidung der MwSt.-Sätze innerhalb des Exportes erfolgt über die Buchungsschlüsselzuordnung in den Datev-Einstellungen. Die Auswahl der Erlöskonten erfolgt anhand der im jeweiligen Artikel hinterlegten Erlöskonten - sind dort keine hinterlegt, werden die Standarderlöskonten verwendet.

DATEV Pro artikelbasiert pauschalierend

Bei diesem Format wird jede Einzelposition eines Beleges als ein Datensatz ausgeben und entsprechend der Annahme exportiert, dass Ihr Betrieb die MwSt. pauschaliert abführt. Dazu wird auch unterschieden, ob die Umsätze eines Kunden/Verkaufskanals (z.B. Hoffest)/Artikels (z.B. >25% Zukaufanteil) pauschaliert werden dürfen oder nicht. Wie Sie die Einstellungen dazu vornehmen, finden Sie in den Pauschalierungseinstellungen erläutert. Eine Unterscheidung zwischen verschiedenen MwSt.-Sätzen bei verschiedenen Artikeln und die Verwendung von artikelspezifischen Erlöskonten ist entsprechend möglich. Die Unterscheidung von MwSt.-Sätzen innerhalb des Exportes erfolgt über die Buchungsschlüsselzuordnung in den Datev-Einstellungen. Die Auswahl der Erlöskonten erfolgt anhand der im jeweiligen Artikel hinterlegten Erlöskonten - sind dort keine hinterlegt, werden die Standarderlöskonten verwendet.

GDI-Fibu, Hannibal Fibu, Büro-Easy (IIF), Addison Aufteilungsbuchungen

Diese Formate sind speziell an einen Drittanbieter angepasste belegbasierte Ausgaben.

Barkassenbericht – DATEV-Format

Diese Exportdatei beinhaltet folgende Barbewegungen in der Kasse als Gegenbuchungen: - Bar bezahlte Aufträge - Bargeldentnahmen - Bargeldeinlagen

Nur Kassenbelege

Wird der Haken bei “Nur Kassenbelege berücksichtigen“ gesetzt, wird eine Datei ausgegeben welche nur die Kassenbelege beinhaltet. Hierbei werden alle Zahlungsarten (Bar, Rechnung, EC, etc.) berücksichtigt – nicht so Bareinlagen und -entnahmen. Hierfür siehe oben Barkassenbericht - DATEV-Format.

Skonto-Berücksichtigung

Wird das Häkchen hier gesetzt, so werden die Skonto-Rabatte mit ausgegeben. Es sollte mit dem Steuerberater besprochen werden, ob diese automatisch mit ausgegeben werden sollen oder ob er diese selbst nachprüft.

Auswahl

Sie können entscheiden, ob alle Belege ausgegben werden oder nur Belege, die noch nicht exportiert wurden oder nur Belege, die bereits exportiert wurden.

Markierung

Hier entscheiden Sie, ob die Belege, die Sie exportieren, auch als exportiert markiert werden sollen oder nicht.

DebitorenNr

Die Debitorennummer ist vergleichbar mit der Kundennummer. Um einen Kunden in der Buchhaltungssoftware zu identifizieren, wird jedoch die Debitorennr. und nicht die Kundennr. verwendet. Entsprechend übergibt Weinbau-online bei allen Export-Formaten, wenn möglich, die Debitorennr. in den Ausgabedateien. Debitorennr. haben je nach Buchhaltungssoftware andere Auflagen - dürfen z.B. immer nur 6-stellig sein. Das Feld Debitorennr. können Sie, wie alle anderen Felder auch, in der Kundenmaske bearbeiten.

Ist keine Debitorennummer vergeben, wird die Kundennr. als Debitorennr. verwendet. 


Sie können unter System - Einstellung - Rechnung festlegen, ob beim Anlegen eines neuen Kunden immer die nächste Debitorennr. vorgeschlagen wird oder ob dieses Feld im Standard frei bleiben soll.

Debitoren-Nummern neu setzen

Unter Dienste - FiBu - Bereinigung, können Sie die Debitoren-Nummern automatisch von 10000 aufsteigend vergeben! Beachten Sie, dass bei einer Neuvergabe der Steuerberater die Stammdaten neu importieren muss.

Häufige Fragen - FAQ

Das Wirtschaftsjahr wird im Export nicht korrekt übergeben

In jeder DATEV-Datei muss der Start des Wirtschaftsjahres angegeben werden. Das Wirtschaftsjahr stellen Sie unter Dienste - FiBu - Einstellungen ein.

Das Feld für Gegenkonto bleibt bei (einzelnen) Buchungen leer

Kontrollieren Sie ihre Einstellungen unter Dienste - FiBu - Einstellungen. Wenn Sie dort ein Sachkonto nicht ausgefüllt haben und ein Umsatz auf dieses Sachkonto fällt, bleiben die Angaben entsprechend leer.

Rechnungsnummern beim Stb fehlen

Die Exporte beziehen sich immer auf einen Datumsbereich (z.B. 01.10. - 15.10.) und geben alle Rechnungen in diesem Zeitraum an, die im Moment der Erstellung (z.B. am 16.10.) im System eingetragen sind. Wenn Sie im Weingut eine Rechnung zurückdatieren in einen Zeitraum, den Ihr Steuerberater bereits exportiert hat (z.B. vom 20.10. auf den 13.10.), kann diese Rechnung natürlich noch im zuvor erstellten Export (im Beispiel am 16.10.) enthalten gewesen sein. Exportiert ihr Steuerberater den nächsten Zeitraum (um im Beispiel zu bleiben: am 01.11. von 16.10. bis 31.10.) ist die rückdatierte Rechnung nicht in diesem Zeitraum enthalten und der StB erhält diese auch nicht mit dem Export des nächsten Zeitraumes.

Lösungwege:

  1. Ihr Steuerberater exportiert immer alle noch nicht übergebenen Rechnungen des z.B. gesamten Jahres und markiert die Rechnungen als übergeben. (Bei diesem Vorgehen würde die Rechnung, die am 20.10. auf den 13.10. datiert wurde, im Export des StB am 01.11. aufgelistet. Dies setzt voraus, dass die Einstellungen für Auswahl und Markierung beim Exportieren durch den Steuerberater gewissenhaft genutzt werden.
  2. Sie finden zwischen Weingut und StB eine feste Absprache zum Exportzeitpunkt bzw. zum Rückdatieren von Rechnungen. (Z. B. der StB bleibt immer eine Woche hinter heute und das Weingut datiert maximal 7 Tage zurück.)
  3. Der StB exportiert immer alle Belege eines viel größeren Zeitraumes - z.B. immer das letzte Quartal und überschreibt/oder ignoriert beim Import in die Buchhaltungssoftware die bereits übergebenen Rechnungen.

Zusätzlich können dem Steuerberater auch Rechnungen über 0€ fehlen. Je nach Software des Steuerberaters, ist es notwendig, dass diese Rechnungen entweder:

  • nicht ausgegeben werden,
  • ganz normal ausgegeben werden
  • oder mit 0,01 € und zusätzlichem Storno über ebenfalls 0,01 € ausgegeben werden.

Lösungsweg: Stellen sie unter Dienste - FiBu - Einstellungen den Umgang mit 0€-Rechnungen je nach Bedarf ihres Steuerberaters ein.

Stammdaten

Unter dem Reiter Stammdaten lassen Sie Ihre Kundendaten im DATEV-Format aus, damit Ihr Steurberater Rechnungen nicht nur der Kundennummer zuordnen kann, sondern auch die Kundendaten vor sich hat. Sie können wählen, ob alle Kunden oder nur Kundendaten mit Rechnungen im eingestellten Zeitraum übergeben werden sollen.

Häufige Fragen FAQ

Die Debitorennummern haben nicht die richtige Länge

Bei DATEV müssen die Debitorennummern genau eine Stelle länger sein als die Sachkonten. Eine Debitorennummer hat die gleiche Funktion wie eine Kundennummer: Die genaue Identifikation eines Kunden. In Weinbau-online haben Kunden sowohl eine Kunden- als auch Debitorennummer. Unter Dienste - FiBu - Bereinigung können Sie mit einem Klick alle Debitorennummern neu vergeben lassen. Beim Anlegen eines neuen Kunden wird immer die nächste freie Debitorennummer vergeben. Bitte denken Sie daran, die Stammdaten (Kundendaten im DATEV-Format) nach dem erneuten Vergeben der Debitorennummern komplett neu zu exportieren und ihrem Steuerberater zur Verfügung zu stellen. Liest ihr Steuerberater diese neue Datei nicht ein, werden in der Software des Steuerberaters die Umsätze den falschen Kunden zugeordnet.

Bei Neuen Kunden kommt es zu einer Fehlermeldung in der FiBu-Software

Wenn Sie einen neuen Kunden in Weinbau-online anlegen, wird (wenn die entsprechende Einstellung vorgenommen wurde), automatisch eine neue Debitorennummer vergeben. Ihre FiBu-Software bekommt von der Neuanlage des Kunden natürlich nichts mit und die Debitorennummer bleibt diesem Programm noch unbekannt. Beim Buchungsexport wird diese Debitorennummer für den Kunden verwendet und seine Rechnungen mit dieser Debitorennummer übergeben. Wenn Sie vor dem Buchungsimport nicht die neuen Stammdaten in ihre FiBu-Software importiert haben, kommt es u.U. zu einer Fehlermeldung dieser Software, da die Debitorennummer noch unbekannt ist. Erstellen Sie in diesem Fall einen Stammdatenexport und legen Sie damit die neuen Kunden auch in der FiBu an.

Import/Automatische Zahlungskontrolle

Neben dem Export bieten wir auch einen praktischen Import für Zahlungseingänge als CSV-Format aus verschiedenen Formaten an. Wählen Sie einfach die zu importierende Datei sowie die Version aus und klicken Sie auf Import. Bisher werden unterstützt:

  *GDI Fibu
  *CSV Onlinebanking KSK
  *S-Firm | alternativ | 3.2 SSW
  *ING Diba
  *Star Money 7 CSV (unicode)
  *Star Money 11 CSV (unicode)
  *VR-Bank HM
  *Eigene Dateien (siehe unten)

Spezifikationen

Für jede Datei müssen die Felder an einer bestimmten Stelle stehen, damit der Import durchgeführt werden kann. Dies wird in der folgenden Tabelle dargestellt. Prüfen Sie Ihre Datei entsprechend. Wenn Sie die Datei in Excel öffnen, muss der Name der Spalte den unten stehenden Kriterien entsprechen. In diesem Fall können Sie die Schnittstelle nutzen.

Version Buchungstag Verwendungszweck Betrag
GDI # # #
KSK CSV B E I
S-Firm E J L
S-Firm alt. D Q bis AC K
S-Firm 3.2 A G H
ING Diba A E bis F F
Star Money 7 G AE bis AG C
Star Money 11 E K B
VR-Bank HM B E bis L T
*Eigene Datei s.u. s.u. s.u.

Eigene Dateien importieren

Da es sehr viele Banking-Softwaren mit individuellen Aufbauten der Dateien gibt, können Sie auch selbst den Importer konfigurieren und so auf Ihre Bedürfnisse einstellen. Öffnen Sie dazu Ihre CSV-Datei mit Excel und schauen Sie sich die Spaltennamen ganz oben an!

  • Datumsspalte ist die Spalte mit dem Buchungsdatum im Format tt.mm.yyyy
  • Text-Start/End-Spalte meint den Buchungstext, der den Verwendungszweck der Überweisung und den Namen des Überweisenden beinhaltet. Wird dieser nur in einem Feld ausgegeben, setzen Sie das zweite Feld gleich dem ersten Feld.
  • Haben meint das Feld mit dem Haben-Betrag ohne Sonderzeichen oder Vorzeichen.
  • Haben-Identifikator-Spalte meint die Spalte, in welchem "Haben"/"h", oder "Soll"/"s" steht.
  • Haben-Identifikator-Wert hier geben Sie an, welcher Wert ("s" für "Soll", "h" für "Haben") beim Import berücksichtigt werden soll. Da Sie idR. Zahlungseingänge betrachten möchten, tragen Sie hier entsprechend "h" für "Haben" ein (entweder Groß- oder Kleinbuchstabe, je nachdem wie es in der Datei steht).
  Hinweis: Die Zählung der Felder beginnt bei 0. Damit ist die Spalte A=0, B=1, C=2 usw.
  Beispiel 1: Das Datum steht in Spalte A, der Buchungstext in den Spalten 
  B bis D und der Betrag in Spalte E so wäre die Belegung der Felder
  Datum: 0, Text: 1 bis 3, Haben: 4
  Beispiel 2: Das Datum steht in Spalte C, der Buchungstext in der Spalte 
  A und der Betrag in Spalte B so wäre die Belegung der Felder
  Datum: 2, Text: 0 bis 0, Haben: 1


Buchungsliste

Mit unserer praktischen Buchungsliste können Sie dann direkt die zurückübergebenen Zahlungseingänge mit nur einem Klick den entsprechenden Aufträgen zuweisen, falls das Programm dies nicht schon automatisch erledigt hat. Hier werden alle Treffer grün markiert. Die Aktion zeigt an, was mit den getroffenen Belegen bei einer Verarbeitung passieren wird. Dieses Video erklärt den Vorgang:


Zahlungsartname

Hier können Sie angeben, mit welchem Verweis die importierten Zahlungen in der Zahlungseingangskontrolle auftauchen sollen. Z.B. "Überweisung".

Häufige Fragen und Probleme

Meine Datei kann nicht gelesen werden

Achten Sie darauf, dass Ihre Datei vom Format (Endung) .csv benannt ist und Trennzeichengetrennt (Semikolon) und nicht Tabstoppgetrennt vorliegt.

Wenn wir die Daten in Fibu öffnen, erscheint eine lange Liste ab 01.01.1970. Wir müssen lange scrollen bis wir zu unseren aktuellen Zahlungseingängen kommen.

Klicken Sie einmal auf "Einträge leeren" und führen Sie dann den Import noch einmal neu aus. Dann stehen nur die neuen Werte in der Liste. Diese kann nach dem "Bezahlen" immer gelöscht werden.

Kann ich Belege in einem Zeitraum als bezahlt markieren?

Ja: Schauen Sie bitte unter "Bereinigung" hier im Artikel.

Bereinigung

Unter diesem Reiter können entwerder alle Aufträge, nur Aufträge mit Rechnungen bzw. ohne Rechnungen sowie Aufträge, die bereits eine Teilzahlung haben, mit einem Klick als bezahlt markiert werden. Dazu kann ein beliebiger Zeitraum gewählt werden.

Einstellungen

Unter dem Reiter Einstellungen werden die Konfiguration der Erlöskonten sowie die DATEV - Einstellungen vorgenommen.