Reservierungen

Reservierungen ermöglichen Dir, sicherzustellen, dass Du Deine wichtigsten Käufer_innen auch über einen längeren Zeitraum zuverlässig mit den benötigten Artikeln beliefern kannst. Das Reservierungssystem steht Dir ab dem Komplett-Paket zur Verfügung.

Eine Reservierung ist dabei nicht an einen einzelnen Auftrag gebunden wie bei Sperrungen, sondern kann über mehrere Aufträge hinweg schrittweise aufgebraucht werden. Reservierte Mengen werden dem sogenannten reservierten Bestand zugewiesen. Legst Du anschließend einen Auftrag für die entsprechenden Kund_innen an, wird die benötigte Menge vorrangig aus dem reservierten Bestand entnommen – nicht aus dem freien Bestand. Dadurch bleibt der freie Bestand korrekt ausgewiesen, während die reservierte Menge reduziert wird.

Definition einer Reservierung

Eine Reservierung ist im Gegensatz zur Sperrung auf einen längeren Zeitraum angelegt und kann über mehrere Aufträge hinweg abgerufen werden. Sie dient dazu, Stammkund_innen oder wichtigen Abnehmer_innen dauerhaft bestimmte Bestände vorzuhalten.

Beispiel: Du weißt, dass Kunde X jedes Jahr eine Palette (600 Flaschen) Deines Rieslings benötigt. Damit diese Menge jederzeit für ihn verfügbar bleibt, legst Du eine Reservierung über 600 Flaschen an. Wenn der Kunde später eine Bestellung aufgibt, wird die benötigte Menge automatisch zuerst aus der Reservierung abgebucht.

Reservierungen funktionieren programmtechnisch anders als normale Aufträge:

• Sie hängen nicht an einem normalen Auftrag, sondern an einem Reservierungsauftrag.
• Ein Reservierungsauftrag sieht von der Oberfläche her wie ein regulärer Auftrag aus, ist intern aber speziell bewertet.
• Er ist auf die Erstellung von Reservierungsbelegen, Angeboten und Umlagerungen beschränkt.
• Erst wenn ein Reservierungsbeleg erzeugt wird, entsteht auch tatsächlich eine Reservierung im System.

Im Kern gilt: Der reservierte Bestand ist direkt an den Reservierungsbeleg und dem dazugehörigen Kunden gebunden.

Reservierung vs. Sperrung

Merkmal	Reservierung	Sperrung
Zweck	Langfristige Zurücklegung von Ware für einen bestimmten Kunden	Kurzfristige Bestandsblockade innerhalb eines konkreten Auftrags
Bestandswirkung	Reduziert den freien Bestand und erhöht den reservierten Bestand. Reservierter Bestand hängt an einem Reservierungsbeleg	Reduziert den freien Bestand und erhöht den gesperrten Bestand. Gesperrter Bestand hängt an einem Auftrag
Auslösung	Manuell durch Anlage eines Reservierungsauftrags und Erstellen eines Reservierungsbelegs	Automatisch beim Hinzufügen eines Artikels zu einem Auftrag
Auflösung	Manuell durch Löschen oder Mindern der Reservierung oder automatisch durch Abbuchung, wenn eine Rechnung auf den reservierten Bestand erstellt wird	Durch Erstellung der Rechnung, Entfernen der Ware aus dem Auftrag oder manuelle Änderung der Einstellung / des Status im Auftrag
Über mehrere Aufträge hinweg nutzbar?	Ja	Nein
Zielgruppe	Stammkund_innen, Jahresbedarfe, Dauerauslieferungen	Einmalige Lieferungen, kurzfristige Planung

Aktivierung der Reservierungen

Unter System – Einstellungen – Rechnungen kannst Du das Reservierungssystem aktivieren oder deaktivieren. Solange das System inaktiv ist, bleiben die Menüpunkte unter Artikel – Reservierungen grau hinterlegt und können nicht verwendet werden.

Es gibt zwei zentrale Einstellungen:

• Reservierungssystem inaktiv – Reservierungen sind im System komplett ausgeschaltet, der Bereich ist ausgegraut.
• Reservierungssystem aktiv – Reservierungen können genutzt / erstellt werden.

Zusätzlich kannst Du festlegen, wo Reservierungsbelege erzeugt werden dürfen:

• Nur spezielle Reservierungsaufträge – Standardmäßig können nur dafür vorgesehene Reservierungsaufträge Reservierungsbelege erstellen.
• Auch normale Aufträge – Wenn gewünscht, können auch reguläre Aufträge Reservierungsbelege erzeugen.

Erstellen von Reservierungen

Eine neue Reservierung über Auftrag – Neuer Auftrag anlegen

Eine Reservierung bezieht sich immer auf einen bestimmten Artikel bei einem Kunden aus einem Lager. Um eine Reservierung anzulegen, musst Du einen Reservierungsbeleg erfassen.

Dafür gibt es mehrere Wege:

• Über Auftrag – Neuer Auftrag: Stelle dort im Dropdown-Menü ein, dass Du einen Reservierungsauftrag (statt eines normalen Auftrags) anlegen möchtest.
• Über Artikel – Reservierungen – Neue Reservierung.
• Über die Reservierungsübersicht
• Direkt über die Kundenkarteikarte: Wechsle in den Reiter Reserv..

Ein Reservierungsauftrag kann **immer einen Reservierungsbeleg erzeugen** – unabhängig vom aktuellen Bestand. Es ist also möglich, mehr zu reservieren, als derzeit verfügbar ist.

Bei der Erfassung gehst Du wie gewohnt vor: Wähle den Kunden aus, erfasse die gewünschten Artikel in der entsprechenden Menge und im passenden Lager. Erstelle anschließend den Reservierungsbeleg.

Diesen Beleg kannst Du dem Kunden als Reservierungsbestätigung zur Verfügung stellen. Zum Datum des Reservierungsbeleges sind alle enthaltenen Artikel im jeweiligen Lager reserviert. Der freie Bestand (je Lager und absolut) reduziert sich entsprechend.

Hinweis: Reservierungen sind die einzigen Belege, die den Bestand überbuchen können – auch dann, wenn im System eingestellt ist, dass eine Überbuchung sonst nicht erlaubt ist. Das ist sinnvoll, da Reservierungen ab und zu bereits vor der Abfüllung oder Produktion angelegt werden. So kannst Du die benötigten Mengen langfristig für Deine Kunden blockieren und hast Planungssicherheit beim Bestand.

Reservierungsbeleg erzeugen

Die Erfassung funktioniert analog zur Auftragsverwaltung: Du wählst den Kunden, fügst die gewünschten Artikel mit Menge und Lager in den Auftrag ein und erzeugst anschließend den Reservierungsbeleg (siehe rechtes Screenshot).

Diesen Beleg kannst Du Deinem Kunden als Reservierungsbestätigung zur Verfügung stellen. Zum Datum des Reservierungsbeleges sind alle enthaltenen Artikel im jeweiligen Lager reserviert. Der freie Bestand (je Lager und absolut) reduziert sich entsprechend. Die reservierten Bestände kannst Du an verschiedenen Stellen im System einsehen. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Dir, wo überall im System die Reservierungen sichtbar sind.

Reservierte Bestände im Überblick

Bestandsanzeige – Reservierter Bestand

Reservierter Bestand in der Vorgangsliste eines Artikels

Je Artikel und Lager wird der reservierte Bestand in den Bestandslisten und in der Vorgangsliste der Artikelkarteikarte ausgegeben. Auch in der Artikelkarteikarte wird der gesamte reservierte Bestand angezeigt. Diese Ansichten zeigen selbstverständlich nur die Reservierungen des jeweiligen Artikels.

Reservierungen in der Vorgangsliste eines Artikels

In der Vorgangsliste eines Artikels siehst Du zu Reservierungen folgende Zahlen (siehe Bild rechts):

1. Den gesamten reservierten Bestand.
2. Den reservierten Bestand je Lager.
3. Eine Liste aller Reservierungen, die für den Artikel bestehen. Über die Verlinkungen kommst Du direkt in die Kundenakte des Kunden, für den die Reservierung angelegt wurde.

Übersicht der Reservierungen in der Kundenkarteikarte

In der Kundenkarteikarte hast Du die MÖglichkeit eine Liste aller reservierten Artikel des jeweiligen Kunden einzusehen.

Nutzen von Reservierungen via Rechnungsstellung

Wenn Du eine Rechnung für einen Kunden erstellst und ein Artikel mit einer Reservierung für diesen Kunden in diesem Lager auf der Rechnung erfasst ist (wird über ein kleines Buchsymbol angezeigt.), wird die Reservierung entsprechend angepasst.

   Beispiel: Du reservierst 1000 Flaschen vom Wein 1410 für Herrn Mustermann im Hauptlager. 
   Auf der nächsten Rechnung stellst Du diesem Kunden 200 Flaschen aus dem Hauptlager in Rechnung. 
   Die Reservierung für diesen Kunden wird dann automatisch auf 800 angepasst.

   Bedeutung des Lagers: Erstellst du danach eine weitere Rechnung für diesen Kunden und verkaufst 
   den gleichen Artikel aus dem Außenlager, bleibt die Reservierung unverändert

Du kannst einen Auftrag auch direkt aus der Reservierungsübersicht eines Kunden mit Klick auf das jeweilige Auftrags-Symbol erzeugen. Wenn Du nur einen Teil der Ware in den Auftrag aufnehmen möchtest, reicht das Abändern der Artikelmenge im Auftrag vor der Rechnungssstellung, der Rest bleibt dann als Reservierung bestehen.

Aufheben von Reservierungen durch Löschen

In der Reservierungsübersicht können Reservierungen auch via Klick auf gelöscht werden, wenn als Bezugsdatum "heute" gewählt ist. Es wird dann eine Gegenbuchung bei den Reservierungen mit dem heutigen Tag angelegt. Das ermöglicht, dass Reservierungen eine Historie haben und Du auch sehen kannst, wie viel ein Kunde vor einem Jahr reserviert hatte.

Bearbeiten von Reservierungen

Um eine Reservierung zu bearbeiten, gibt es drei Wege:

1) Über die Reservierungsübersicht. Dort kannst Du zum einen das Lager "umbuchen" und zum anderen die Reservierung auch verändern in dem Du einen neuen Bewegungseintrag einstellst. Der Vorteil hier ist, dass Du die Änderungen nicht an den Kunden kommunizieren musst. Diese Option ist jederzeit möglich und die komplette Historie der Reservierungen (Was wurde für den Kunden ursprünglich reserviert,...) bleibt erhalten.

2) Über einen weiteren Reservierungsbeleg. Hier kannst Du wie oben einen neuen Reservierungsauftrag anlegen und positive oder negative Artikelanzahlen erfasseen. Wenn Du also z.B: eine Kürzung von 50 vornehmen musst, geht das über den Weg, dass Du den Artikel im entsprechenden Lager mit der Anzahl -50 erfasst und dann erstellst Du einen neuen Reservierungsbeleg. Diesen Belege kannst Du dann wieder an den Kunden senden, um ihm damit über seine Kürzung in Kenntnis zu setzen. Diese Option ist jederzeit möglich und die komplette Historie der Reservierungen (Was wurde für den Kunden ursprünglich reserviert,...) bleibt erhalten.

3) Du aktualisierst einen bestehenden Reservierungsbeleg. Öffne dazu den Auftrag in dem Du die Reservierung für Deinen Kunden erfasst hast. Ändere die Positionen nach Deinen wünschen um und aktualisiere den Reservierungsbeleg. Das macht im Hintergrund das gleiche wie das aktualisieren einer Rechnung - Die Bewegungen des früheren Beleges werden gelöscht und die des neuen Beleges eingetragen. Diese Option ist nur dann möglich, wenn die Reservierungen, die der bestehende Beleg erzeugt hat, bislang noch nicht abgerufen oder über Weg 1) verändert wurden. Zusätzlich hat dieser Weg den Nachteil, dass die Information was ursprünglich für ihren Kunden reserviert wurde nicht mehr im System ist. Daher ist diese Option nur am Anfang einer "Reservierungssaison" zu empfehlen.

"Umlagern" von Reservierungen

Über Artikel - Reservierung - Reservierungsübersicht und auch in der Detailansicht findest Du ein gelbes "Haussymbol". Mit dem Klick darauf kannst Du eine Reservierung (teilweise) einem neuen Lager zuordnen. Das ist nicht zu verwechseln mit der Bestandsumbuchung des Artikels von einem Lager in ein anderes. Du bewegst damit nur die Reservierung.

Reservierungen in Aufträge umwandeln

Du kannst Reservierungen mit wenigen Klicks in einen offenen Auftrag umwandeln.

1. Unter Artikel - Reservierung - Reserv.-Übersicht kannst Du neben der jeweiligen Reservierung mit der Maus auf das Burgermenü fahren und dort dann Res. zu Auftrag auswählen
   1. Es öffnet sich dann ein Auftrag mit der Reservierung als Inhalt.
2. Direkt in der Kundenakte im Reiter Reservierung können diese in Aufträge umgewandelt werden.

Die Reservierung mindert sich erst, wenn Du den Kunden eine Rechnung über die Artikel aus dem richtigen Lager schreibst!

Achtung: Lasse die Reservierung bestehen, bis du die Rechnung zu dem Auftrag schreibst. Wenn Du die Reservierung nach der Umwandlung in einen normalen Auftrag löschst, ist der betroffene Bestand weder reserviert noch gesperrt, da die Sperrung im umgewandelten Auftrag nicht aktiv ist. Dies muss so sein, da sich sonst Sperrung und Reservierung überschneiden würden und somit Deine Bestände doppelt geblockt wären.

Zwischenstände für ihren Kunden

Du kannst jederzeit einen Zwischenstand der Reservierungen zu einem Stichtag ziehen. Jede Ansicht, die Du in der Reservierungs-Übersicht einstellen kannst, kannst Du Dir mit einem Klick auf PDF oder Excel exportieren. Diese Listen sind eher für den internen Gebrauch gedacht, so z.B. um Dir einen Überblick über die Reservierungen eines Artikels zu geben. Sobald Du die Reservierungsübersicht auf einen Kunden einschränken, erhälst Du eine zusätzliche Exportmöglichkeit als PDF. Der Icon befindet sich direkt neben dem Export für den internen PDF und den internen Excel Export. Es bleibt ausgegraut, bis Du die Ansicht auf einen Kunden einschränkst. Der Export ist auch für die Hand Deines Kunden gedacht und zeigt, wie viel eines Artikels (egal in welchem Lager) noch für den Kunden reserviert ist und wie viel der Kunde bereits von diesem Artikel abgerufen hat.

Rechnung ohne Minderung der Reservierung

Wenn Sie z.B: einige Probeflaschen an einen Händler verschicken wollen, ohne das die Reservierung des Händlers verändert wird, geht das indem Sie einen normalen Auftrag erfassen und vor dem Erstellen der Rechnung jede Position bearbeiten; Sie finden dort einen Haken "diese Position bei Rechnungsstellung von Reservierungen nicht abziehen". Alle Positionen die diesen Haken im Moment der Rechnungserstellung gesetzt haben, verändern die Reservierung nicht.

Mögliche Bestandsanzeigen

Aktueller Bestand

Der aktuelle Bestand eines Artikels beschreibt die tatsächlich im Lager vorhandenen Flaschen, summiert also freie und reservierte bzw. gesperrte Artikel. Die Zahl wird unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand angezeigt und auch beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag. Bitte beachte, dass es den Gesamtbestand gibt, ebenso wie einen Bestand je Lager!

Freier Bestand

Der freie Bestand eines Artikels ist der aktuelle Bestand abzüglich Reservierungen und Sperrungen. Also die Menge an Artikeln welche noch verkauft oder reserviert werden können. Die Zahl wird unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand angezeigt, und auch beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag.

Bitte beachte, dass es den Freien Gesamtbestand gibt, ebenso wie einen freien Bestand je Lager!

Reservierter Bestand

Der reservierte Bestand eines Artikels zeigt die Summe aller reservierten Artikel an. Die Zahl wird unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand angezeigt, und auch beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag. Bitte beachte, dass es den Gesamtreservierungsbestand gibt, ebenso wie einen Reservierten Bestand je Lager!

Sperrungen

Der gesperrte Bestand eines Artikels ist die Menge an Artikeln, welche zu dem Zeitpunkt über das Einfügen von Positionen in einen Auftrag blockiert sind. Das heißt bei Aktivierung der entsprechenden Einstellung, alle Aufträge mit Positionen, aber noch ohne Rechnung. Der gesperrte Bestand wird unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand angezeigt und auch nicht beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag. Die Sperrungen eines Artikels kann man über die Vorgangsliste (ganz unten) einsehen und von dort ausgehend bearbeiten / verändern. Bitte beachte, dass es den Gesamt-Gesperrten-Bestand gibt, ebenso wie einen gesperrten Bestand je Lager!

Interverrenzen bei Reservierungen und Sperrungen

In Winestro.Cloud kannst du das Progrmamverhalten beim monitoren deiner Bestände weitgehend anpassen. Von "Bestände sind mir egal", bis hin zu "Im Firmenverbund sind folgende Flaschen in folgenden Lagern noch nicht an Kunden versprochen". Arbeitest du gleichzeitig mit Sperrungen und Reservierungen kann es zu Problemen kommen. Wenn du einen Artikel in einen Auftrag einfügst wird für diesen Artikel eine Sperrung eingetragen - Die Reservierung wird aber nicht direkt automatisch gemindert, sondern erst wenn du eine Rechnung schreibst. So ist der Artikel im Freien Bestand doppelt gemindert, bis die Rechnung gestellt wird. Das kannst du umgehen, indem du einstellst, dass Reservierungen beim Einfügen der Artikel in einen Auftrag direkt gemindert werden. Dann wird die Reservierung mit einer "Vorab-Minderung" so angepasst, dass die Sperrung und die Reservierung zusammen genau den richtigen Bestand als Unfrei markieren.

FAQ

Ich habe von einer Reservierung x abgerufen. Auf dem Reservierungsbeleg steht aber immer noch die volle Anzahl.

Das ist so korrekt. Ein Reservierungsbeleg dient dazu initial Artikel für einen Kunden zu reservieren. Dieser bleibt unverändert, damit Du auch im nächsten Jahr noch sehen kannst, was der Kunde maximal reserviert hatte. Den aktuellen Stand der Reservierungen findest Du immer in der Reservierungsübersicht. Dort kannst Du auch den aktuellen Stand in einem PDF für Deinen Kunden abrufen und es danach auch dem Kunden zuschicken.

Warum muss ich einen Reservierungsbeleg erfassen? Das konnte man doch vorher ohne Auftrag.

Die frühere Erfassungsmaske für Reservierungen war nicht so umfangreich wie die Auftragserfassung. Immer wieder fehlten Winzern einzelne Funktionen aus der Auftragserfassung. Ebenso wurde immer wieder eine verlässliche Historie über alle Bewegungen bei Reservierungen gewünscht, sowie die Möglichkeit dem jeweilgen Kunden einen Bestätigungsbeleg zukommen zu lassen. Daher haben wir die Erfassung in die normale Auftragserfassung integriert.

Ich habe zu einer Reservierung bereits eine Rechnung erzeugt, aber die Reservierung ist weiterhin aktiv.

Das liegt wahrscheinlich daran, dass das Rechnungsdatum in der Zukunft liegt. Somit gehört die Ware buchhalterisch aktuell noch Dir.

In der Reservierungsübersicht steht noch eine Reservierung über 0 Stück, warum verschwindet das nicht?

Eine Reservierung verschwindet aus der Reservierungsübersicht, sobald alle Flaschen der Reservierung für diesen Artikel abgerufen, oder manuell von ihnen gemindert wurde. Abgerufen ist ein Artikel erst, wenn Sie die Rechnung für diesen Artikel stellen.

Wenn Sie ihr System so eingestellt haben, dass der Freie Bestand bereits beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag gemindert wird, kann es dazu kommen, dass die Reservierung auf 0 Stück geht, bevor diese abgerechnet wurde. Wenn die Auftragsposition eine Sperrung erzeugt, ist das auch genau so richtig. Bis der Auftrag abgerechnet wird, sperrt die Position die gewünschte Menge des Artikels. Die Reservierung passt sich direkt an diese Sperrung an, damit der Freie Bestand nicht fälschlich zu gering wird. Wird im Auftrag die gesamte Reservierung abgerechnet, ist der Rest der Reservierung 0. Diese 0 wird aber noch in der Reservierungsübersicht angezeigt, bis die Rechnung für den Auftrag gestellt ist.