E-Mail

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E-Mails

Bei Winestro.Cloud kannst Du direkt E-Mails aus dem Programm versenden. Dabei kannst Du Rechnungen, Angebote etc. auch direkt als Anhang anfügen. Jede E-Mail, die Du aus Winestro.Cloud versendest, wird automatisch in der Kundenkarteikarte des jeweiligen Kunden eingetragen. Damit hast Du einen guten Überblick über die Kommunikation mit Deinen Kundinnen und Kunden.

Du möchtest Deinen ersten Newsletter mit Winestro.Cloud versenden? Dann schaue in unserere Schritt für Schritt-Anleitung: Newsletter_Schritt_fuer_Schritt

Wichtiger Hinweis

Teste jede Einstellung vor dem Versand größerer E-Mails mit einer Test-E-Mail an Dich selbst!

Je nach E-Mail-Programm (z. B. web.de, Outlook, T-Online, Thunderbird, etc.) kann die Darstellung der E-Mail unterschiedlich ausfallen.

E-Mailliste

Die Liste aller Mails

Zu den E-Mails gelangst Du in der Menüleiste über einen direkten Klick auf "Post-E-Mail".

Dort findest Du folgende Bereiche:

• In der linken Leiste kannst Du zwischen Posteingang und -ausgang, sowie Entwürfen, Vorlagen und Newslettern wechseln.

Weiterhin kannst Du unter Einstellungen das Verhalten des Posteinganges bestimmen und Signaturen und E-Mail-Briefpapiere anlegen.

• In der mittleren Leiste kannst Du mit einem Klick die Vorschau der Mail laden, mit einem Doppelklick oder Klick auf das "Stift-Icon" in den Bearbeitungsmodus gehen, um z.B den Text, Empfänger_Innen anzupassen.

Zu jeder Mail werden Dir verschiedene Status-Icons angezeigt, z.B. ob diese Mail versendet wurde, ob es Anhänge gab oder ob diese personalisiert zugestellt wurde. Wenn Du mit Deiner Maus über den Icons fährst, wird Dir die Bedeutung, wie z.B. E-Mail wurde versendet, E-Mail wurde personalisiert versendet, angezeigt.

• In der rechten Leiste siehst Du entweder die Mail-Vorschau oder kannst die Mail bearbeiten.

Posteingang

Outlook mit Winestro.Cloud verbinden

Zuweisen von Mails im Posteingang

Du kannst Dein gesamtes Outlook mit Winestro.Cloud verknüpfen und synchronisieren. Dadurch werden alle eingehenden E-Mails automatisch in Winestro.Cloud angezeigt und direkt bei den jeweiligen Kund_Innen in der Kundenakte hinterlegt. So behältst Du in der Kundenakte den vollständigen Überblick über ein- und ausgehende E-Mails, was ein besonders wertvolles Tool für den Vertrieb ist.

Die Einrichtung des Posteingangs erfolgt über unsere Office-365-Integration. Diese Integration ist ein kostenpflichtiges Zusatzpaket. Die Kosten der Schnittstelle findest du hier. Weitere Informationen findest Du im entsprechenden Office-365/Outlook Integration Wiki-Eintrag.

Sobald der Posteingang eingerichtet ist, kannst Du alle eingehenden Mails im enstprechenden Bereich aufrufen. Wenn Du mit Ordnern in Outlook arbeitest, siehst Du diese hier ebenfalls. Um einen neuen Ordner anzulegen, fügest Du diesen einfach in Dein Outlook ein. Bitte beachte, dass Emails die in Deinem Outlook eintreffen, erst ca. 3 Minuten später in Winestro.Cloud verfügbar sind.

Kollaboratives Arbeiten

Im Gegensatz zu Outlook ist der Posteingang in Winestro.Cloud mehr als nur ein simples Postfach, sondern ein mächtiges Werkzeug zur kollaborativen Erledigung von Aufgaben.

Neue E-Mail oder E-Mail bearbeiten

Neue Email

Um eine neue E-Mail zu schreiben, klicke auf den grünen Button „Neu“. Wenn du auf eine bestehende E-Mail antworten möchtest, klicke auf die entsprechende E-Mail.

Sowohl beim Erstellen einer neuen E-Mail als auch beim Bearbeiten einer bestehenden E-Mail gelangst du in die Ansicht „Neue E-Mail“. Diese ist im rechten Bereich des Bildes dargestellt.

Hier kannst Du den Betreff und den Text eingeben und rechts oben in die weiteren Reiter zu dieser E-Mail wechseln.

Empfänger auswählen

Empfänger hinzufügen

Um einzelne Kunden oder eine gesamte Kundengruppe als Empfänger hinzuzufügen, gibst du im Textfeld „An“ oder „BCC“ oben im E-Mail-Formular einen Suchbegriff ein (z. B. Vorname, Nachname oder Name der Kundengruppe). Mit einem Klick auf den angezeigten Vorschlag wird der Kunde oder die Kundengruppe als Empfänger hinzugefügt.

Hinweis: Wenn du Kundengruppen als Empfänger in einer E-Mail verwenden möchtest, muss diese Funktion vorher in den System-Einstellungen unter E-Mail Einstellungen aktiviert werden.

⚠️ ACHTUNG:

Wenn du den Button "personalisiert" in der E-Mail-Maske deaktivierst, wird die E-Mail unpersonalisiert versendet.Das bedeutet: Alle eingetragenen Empfänger (außer bei Nutzung von „BCC“) können die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger sehen.Wenn der Button „personalisiert“ **aktiviert** ist, wird jeder Empfänger einzeln angeschrieben - die anderen E-Mail-Adressen sind nicht sichtbar.So stellst du sicher, dass die Empfängerdaten geschützt bleiben. Siehe Punkt Personalisierte E-Mails weiter unten.

Möchtest Du eine E-Mail an mehrere Kund_Innen nicht personalisiert versenden, solltest Du eine sogenannte Blindkopie versenden. Dies funktioniert, indem Du die Kund_Innen im BCC-Feld einfügst. BCC steht für "Blind Carbon Copy", was beudetet, dass alle E-Mail-Adressen, die ins BCC-Feld eingetragen wurden, von den Empfänger_Innen nicht eingesehen werden können. Um das BCC Feld zu aktivieren, gehst Du bitte auf den Bereich Einstellungen und dann auf das Icon BCC.

Wenn du eine E-Mail an mehrere Kund_Innen "nicht personalisiert" versenden möchtest, musst Du die Empfänger als Blindkopie (BCC) eintragen. BCC steht für „Blind Carbon Copy“ und sorgt dafür, dass die E-Mail-Adressen aller Empfänger_Innen für die anderen nicht sichtbar sind.

Um das BCC-Feld zu aktivieren, klicke auf "Einstellungen" - und klicke auf das "BCC-Icon" - .

Einstellungen

Durch einen Klick auf das Einstellungen-Icon öffnet sich ein Drop-down-Menü mit verschiedenen Optionen zur Konfiguration deiner E-Mail. Hier kannst du festlegen, wie und an wen deine E-Mail versendet wird, zusätzliche Funktionen aktivieren oder Anpassungen vornehmen.

E-Mail Einstellungen

• Versendezeitpunkt

Durch einen Klick auf das Feld Datum und Uhrzeit kannst du einen konkreten Zeitpunkt für den Versand festlegen. Diese Funktion ist besonders praktisch, um z. B. Newsletter für die Zukunft zu planen.

• Kopieren

Erstellt eine Kopie der aktuellen E-Mail.

• Empfänger löschen

Entfernt alle eingetragenen Empfänger:innen, z. B. wenn versehentlich eine falsche Kundengruppe ausgewählt wurde.

• CC tauschen

Verschiebt alle Empfänger:innen aus dem Feld „An“ in das Feld „BCC“ (Blindkopie) oder umgekehrt.

• BCC

Blendet das BCC-Feld ein oder aus.

• Ansprechpartner bei Gruppen hinzufügen

Wenn der Versand an bestimmte Kundengruppen erfolgt, kann hier aktiviert werden, dass auch die in der Kundenakte hinterlegten Ansprechpartner:innen angeschrieben werden. Wichtig:' In der Kundenakte muss bei den Ansprechpartner:innen der Haken Newsletter gesetzt sein.

• Versender

Falls mehrere Mitarbeitende im System angelegt sind, kann hier die entsprechende Person ausgewählt werden.

• E-Mail-Papier

Hier kannst du dein individuelles E-Mail-Briefpapier hinterlegen (siehe Punkt E-Mail Hintergrund).

• Historie

Zeigt alle gespeicherten Versionen der E-Mail an. Hinweis: Die E-Mail muss zuvor über das Speicher-Icon gesichert werden.

• AI-Texter

Nutze die integrierte KI-Unterstützung, um beim Verfassen von E-Mail-Texten Hilfe zu erhalten.

• Empfänger-Upload

Ermöglicht das Hochladen einer Empfängerliste, zB für den Verand von Newsletter von Winestro, wenn man seine Kundendaten aus einer externen Quelle bezieht.

• Gesonderter Vorschautext für Outlook & Co

Hier kann man einen sogenannten Preheader Text hinterlegen. Der Preheader-Text ist der kurze Text, der in vielen E-Mail-Programmen direkt unter oder neben der Betreffzeile angezeigt wird. Er dient dazu, den Inhalt der E-Mail kurz anzuteasern und Empfängerinnen und Empfänger zum Öffnen der Nachricht zu motivieren. Ein gut formulierter Preheader kann die Öffnungsrate einer E-Mail deutlich erhöhen. Diese Funktion ist vor allem beim Versand von Newsletter wichtig.

Anhänge

Belege in der Mail anhängen

Unter dem Reiter Anhang kannst Du jeden Beleg aus Winestro.Cloud als Anhang im PDF-Format anfügen. Du kannst dabei beliebig viele verschiedene Belege auswählen. Um einen Beleg anzuhängen, suchst Du diesen einfach über das Auswahlfeld und klickst einmal auf die Zeile für diesen Beleg. Solltest Du andere Anhänge verwenden wollen, kannst Du auf "Durchsuchen" klicken und wählst den gewünschten Anhang aus.

Wenn Du Anhänge von Deinem eigenen PC hochladen möchtest, wählst Du die Dateien unmittelbar vor dem Absenden aus. Beim Absenden werden die Dateien an Winestro.Cloud übertragen, dann versendet und nicht zwischengespeichert.

Beim Anfügen von anderen Formaten als PDFs kann es zu Problemen kommen, gehe beim Versenden von Bildern also bitte folgendermaßen vor:

Bilder einfügen

Damit Bilder korrekt angezeigt werden, sollten diese zuerst ins Internet (zum Beispiel die eigene Webseite, oder über einen kostenlosen [Hosting-Service] ) geladen werden. Jetzt können sie über das Bilder-Symbol  , welches sich in der oberen Leiste befindet, eingefügt und positioniert werden. Bitte kopiere keine Bilder zum Beispiel einfach aus Word in die E-Mail, da sie je nach E-Mail Programm des Empfängers gegebenenfalls nicht richtig dargestellt werden. Alternativ können Bilder auch im Bereich Bilder geladen werden.

Bilder aus externen Quellen

Bilder sollten immer über den Uploader aus s.o. in das Programm geladen werden. Es ist nicht ratsam sie per Drag an Drop / Copy Paste direkt in die E-Mail anzufügen. Das hat den Nachteil, dass es die E-Mail unnötig groß macht und das Risiko im SPAM-Ordner zu landen steigt. Weiterhin können direkt eingebettete Bilder nicht nachverfolgt werden, was für Dich ein Nachteil bei der Auswertung von E-Mails ist.

Personalisierte E-Mails

E-Mail personalisieren

Um eine Email personalisiert zu versenden, muss den Schalter bei "Personalisiert" aktiviert werden. In der Email erscheinen nun die Platzhalter [anrede], [hier anmelden] [hier abmelden] [Klicken Sie hier]. Beim Versenden der E-Mail werden diese Platzhalter durch die Briefanrede des jeweiligen Kunden erstetzt und dadurch jeder Kunde persönlich angesprochen. Damit das möglich ist, erhält jeder Kunde eine einzelne E-Mail - damit sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Deine Nachricht im SPAM des Kunden landet, erheblich.

Achte also darauf, dass Du bei der Kundenpflege in den jeweiligen Karteikarten die jeweils richtige Anrede eingetragen hast - sonst könnte es zu peinlichen Faux-pas führen à la: Sehr geehrter Herr Petra Mustermann.

Die erschienenen Autofelder an sich können natürlich auch gelöscht werden - dadurch bleibt die Personalisierung, also die bessere Kontrolle des Rücklaufs von nicht empfangenen Mails, trotzdem bestehen.

Daneben kannst Du bestimmen zu welcher Uhrzeit die Email versendet werden soll. So kannst Du beispielsweise einen Newsletter am Vorabend erstellen und festlegen, dass er am nächsten Tag um 11 Uhr vormittags versendet werden soll.

Mehr Infos zu Fehlerhafte Rückläufe

Kosten

Ab dem 4. Empfänger wird der Versand der Mail mit 0.01€ je Empfänger_In berechnet.

Weitere Platzhalter

Der Platzhalter [kd_email] wird mit der E-Mail des Kunden ersetzt und kann so für Ticket-Links, zum Beispiel für Messen, genutzt werden.

Folgende Autofelder stehen Dir zur Verfügung:

Name	Beschreibung
[anrede]	Personalisierte Anrede wird in der Kundenkarteikarte hinterlegt (ggf. mit Namen)
[kd_email]	E-Mail Adresse des Kunden
[kd_name]	Vorname des Kunden
[kd_nachname]	Nachname des Kunden
[kd_nr]	Kundennummer
[datum_heute]	Datum zum Zeitpunkt des Versands
[kd_rechnungsadresse]	Im System hinterlegte Rechnungsadresse des Kunden
[anfahrtsplan datum]	Nur möglich, wenn die E-Mail aus einer Tour oder Ladeliste angelegt wurde
[anfahrtsplan uhrzeit]	Nur möglich, wenn die E-Mail aus einer Tour oder Ladeliste angelegt wurde
[hier anmelden]	Anmelde-Link zur Anmeldung an den Newsletter
[hier abmelden]	Abmelde-Link zur Abmeldung an den Newsletter
[Hier klicken]	Alternative Anzeige der Mail im Webbrowser (falls falsch dargestellt)
[bonuskonto_kunde]	Gibt alle Bonuskonten des Kunden nach dem Schema "Bezeichnung : Betrag" aus sofern vorhanden.
-------------------	-----------------------------
###trackingcode###	Trackingcode NUR bei Versandbestätigungen
[au_nr]	Auftragsnummer NUR bei Versandbestätigungen
###belegnr###	Nur im Betreff von Benachrichtigungs-Vorlagen

Fehlerhafte E-Mails

Dadurch, dass alle Kundinnen und Kunden eine einzelne E-Mail erhalten, bekommt kein Kunde Einblick in die Empfängerliste Deiner E-Mail. Zudem kontrolliert Winestro.Cloud, ob es bei der Zustellung Deiner E-Mail zu Fehlermeldungen kam (z.B. Postfach des Empfängers voll, bei der E-Mailadresse vertippt...). Diese Fehlermeldungen werden gesammelt und den einzelnen Empfänger_Innen Deiner E-mail zugeordnet. Damit hast Du einen direkten Überblick, welche Kundinnen und Kunden Du nicht erreicht hast.

Dieser Service verursacht minimale Mehrkosten. Diese sind schlicht und einfach notwenig, um uns vor Missbrauch zu schützen. Vergleichbare Services bei anderen bekannten Anbietern sind oftmals teurer.

Wichtiger Hinweis: Links!!

In personalisierten E-Mails werden Links zur Nachverfolgung ersetzt. Achte daher darauf, Links nicht als Klartext zu schreiben. Nutze das "Link einfügen"-Symbol in der Kopfleiste und setze einen eigenen Link-Text.

  Schlecht: http://www.weinbau-online.de/index.php

  Besser: [Zu unserer Homepage]

Markiere den Text "Zur unserer Homepage" (o.ä. nach Ihren Anforderungen), klicke auf das "Link einfügen"-Symbol und füge dann den Link (im Beispiel haben wir den oberen Link verwendet) ein. So vermeidest Du, dass Deine E-Mail fälschlicherweise als Phishing deklariert wird.

Personalisierte E-Mail Auswerten

Siehe dazu den eigenen Artikel zum Thema Newsletter

Abmelde-Links für Newsletter

Wenn Du diesen Haken setzt, werden zwei Platzhalter in Deine E-mail eingefügt: [hier anmelden] und [hier abmelden]. Diese Platzhalter werden beim Versenden durch einen persönlichen Link für den Empfänger ersetzt. Klickt der Empfänger auf diesen Link, nimmt Winestro.Cloud für Dich seine An-/Abmeldung entgegen und listet diese unter Post - neue Mail - DoubleOptIn auf. Dieser Service verursacht Mehrkosten und ist nur in Verbindung mit personalisierten E-Mails verfügbar. Mehr dazu haben wir in unserem Artikel zum Thema Newsletter für Dich zusammengefasst.

Vorlagen

Aufbau der Mailvorlagen-Maske

Jede Deiner E-Mails kannst Du als eine Vorlage speichern und diese Vorlagen mit einem Klick einspielen. Damit kannst Du z.B. schnell einen neuen Newsletter erstellen. Alle Vorlagen findest Du über Klick auf das entsprechende Symbol im Kopf der E-Mail. Jede E-Mail kann theoretisch als Vorlage markiert werden.

Vorlage erstellen

Öffne für das Erstellen einer Vorlage eine neue Mail, befülle diese mit dem gewünschtem Text. Klicke oben auf "Vorlagenverwaltung" - trage in der ersten Spalte neben "NEU" eine Bezeichung für die Vorlage ein und klicke auf "anlegen". Nachdem Du die Vorlage erstellt hast, schließt Du die Mail. Wichtig!: Überschreibst Du die neu angelegte Vorlage mit einer alten, wird sie zwar angelegt, der darin enthaltene Text jedoch nicht gespeichert.

Vorlagen greifen auch Newsletter-Designer sofern sie darin erstellt wurden: Lade die Vorlage und betrete dann den Designer.

Besondere Achtsamkeit bei der Arbeit mit Vorlagen

Vorlagen - also die Mail die Du als Blaupause nutzt - sollten nie selbst vesendet werden oder schon versendet worden sein, damit Du Sie im Fall anpassen kannst. Beachte auch, dass Du eine Vorlage an sich nicht aus Versehen direkt bearbeitest und versendest. So kommen schnell Infos / Anhänge dort hinein, die da nicht hingehören. Wenn Dir dieses Problem passiert, kopiere die Vorlage in eine neue Mail und mache diese zur Vorlage - entferne dann die alte Vorlage aus der Liste.

Vorlage einspielen

Wenn Du eine E-Mail als Vorlage markierst und später einspielst, wird quasi die Vorlagen-Mail in die neue E-Mail "hineinkopiert". Spiele eine Vorlage ein, indem Du wieder auf das entsprechende Symbol klickst. Spiele die gewünschte Vorlage aus dem Repertoire ein, indem Du auf den Pfeil mit dem grünen Dokumentsymbol klickst.

Achtung: Der Inhalt der Mail wird durch den Inhalt der Vorlage vollständig ersetzt!

Vorlagen ändern

Wenn Du eine Vorlage ändern möchtest, musst Du die Vorlage anpassen UND speichern. Klicke dafür in der Vorlagen-Übersicht auf das entsprechende Bearbeiten-Symbol. Eine Anpassung hat KEINE Auswirkungen auf von der Vorlage zuvor erzeugten Mails.

Vorlagen löschen

Gehe in die Vorlagen-Übersicht und klicke auf das Löschen Symbol. Dies hat keine Auswirkungen auf Mails die diese Vorlage bereits verwendet haben.

Vorlagen für Versandbestätigungen, Angebote und Rechnungen

Die Vorlage kannst Du unter System - Einstellungen - E-Mail ganz oben abändern. Wähle dort einfach eine als Vorlage markierte E-Mail aus. Für den Trackingcode nutzt Du einfach das E-Mail-Autofeld ###trackingcode### im Betreff. Das wird dann in der E-Mail automatisch ersetzt. Bitte lies dazu auch diesen Abschnitt. Da in der Versandbestätigung auch ein konkreter Auftrag zugeordnet ist, kannst Du nur hier auch den Platzhalter [au_nr] verwenden.

Hinweis: Bei Rechnungs-Vorlagen kann das Feld ###belegnr### im Betreff genutzt werden.

Postfächer

Grundsätzlich stellt Winestro.Cloud mehrere E-Mail Adressen und Mail-Server für den Versand bereit, um täglich mehrere tausend Mails zustellen und verteilen zu können. Es gibt dabei mehrere Möglichkeiten mit Winestro.Cloud zu versenden. Grundsätzlich geht die Reputation von E-Mails und wie Du sie versendest auf alle Versender über ein Postfach über. Will meinen, wenn viele Personen schlechte E-Mails ohne Abmeldelink an Kundinnen und Kunden senden, die das nicht möchten, zieht das die E-Mails aller Nutzer_Innen in Mitleidenschaft. Dazu werden verschiedene Maßnahmen ergriffen.

Winestro.Cloud Postfächer

Winestro.Cloud bietet für den Versand zwei Postfächer an:

office@winestromail.de | news@winestromail.de

Du solltest folgende E-Mails in Dein Adressbuch aufnehmen.

Einzelmails werden immer über die office@ versendet
Werbe-Emails und Massenmails über die news@

office@Winzer-Software.de | mailservice@Winzer-Software.de

Dies ist ein speziell geschütztes Postfach von Winestro. Du musst mit Deinen Mails bestimmte Kriterien erfüllen, um hierüber senden zu dürfen. Im Gegenzug ist durch die Exklusivität die Zustellwahrscheinlichkeit höher.

1. Dein SPAM-Score muss grün gekennzeichnet sein und wenige Punkte haben.
2. Du musst einen Abmelde-Link setzen.
3. Du musst den Haken bei "Nur Kunden mit Zustimmung anschreiben" setzen.
4. Deine letzte E-Mail darf keinen hohen Rücklauf vorweisen.
5. Du darfst keine Werbenden und Geschäftlichen Inhalte mischen. (Bspw. kein Werbe-Angebot unter einer Rechnung)

Eigenes Postfach verwenden

Unter System - Einstellungen - E-Mail kannst Du Zugangsdaten zu Deinem persönlichen E-Mail Konto angeben. Sind Deine Daten dort hinterlegt, sendet Winestro.Cloud E-Mails von diesem Konto. Es ist dann allerdings keine Rückverfolgung von personalisierten E-Mails mehr möglich. Wichtig: Auch wenn Du Deine Daten hinterlegen kannst, so ist nicht jedes Postfach für den Versand geeignet. Wir haben keinen Zugriff auf Dein Postfach und können eine Auslieferung der E-Mails nicht kontrollieren oder nachvollziehen. Zuständig ist hier alleine Dein E-Mail Anbieter.

Postfach berechtigen

Wenn Du Dein eingenes Postfach verwenden möchtest, musst Du es so einstellen, dass Winestro.Cloud auch berechtigt ist über dein Postfach zu versenden. Gib dazu folgenden DNS TXT Record an den Betreuer Deines Postfach weiter. Bei selbst gehosteten Webseiten ist das idR. Ihr Webseiten-Betreuer. Es ist wichtig, dass dieser Eintrag gesetzt wird, damit wir und Ihr Postfach nicht als SPAM klassifiziert werden. Er drückt aus, dass WBO erlaubt ist über Ihren Mail-Server zu versenden:

v=spf1 a mx ip4:82.211.33.0/23 ip4:109.237.128.0/20 -all
(Host leer lassen oder ggf. ein "@" setzen)

Beispiele:

• Record setzten T-Online
• Record setzten Ionos

Wichtig: Der SPF-Eintrag muss für Deine versendene Domain eingerichtet werden. Sendest Du über info@weinbau-online.de muss der Eintrag also für Winestro.Cloud als Domain hinterlegt werden.

Wieder über WBO Server versenden

Durch das Entfernen der Daten kann der Versand über das eigene Postfach beendet werden. Zum Versand von Mails werden nun wieder die WBO-Server verwendet.

Office 365 Integration

Ist Winestro.Cloud an Dein Office angeschlossen, senden wir E-Mails automatisch über Dein Postfach via Fernsteuerung. Office-365/Outlook Integration

Standardempfänger setzen

Unter System - Einstellungen - E-Mail kannst Du einen Standardempfänger auswählen. An diese E-Mail Adresse wird IMMER eine Kopie jeder ausgehenden E-Mail versandt!

Tipp: Lege in Deinem E-Mail Programm wie Outlook eine Filterregel an, die die Mails dann automatisch umsortiert.

Häufige Fragen und Probleme

Warum dauert es so lange bis eine Mail versendet wird?

Mails, die Du ohne Personalisierung verschickst, werden sofort abgeschickt. Bei Mails mit Personalisierung wird nochmals unterschieden zwischen Mails mit mehr als 3 Empfängern und Mails mit weniger als 3 Empfängern.

Mails mit weniger als 3 Empfängern werden alle drei Minuten abgeschickt. Dazu wird jeder Empfänger mit einer einzelnen Mail angeschrieben.

Mails mit mehr als 3 Empfängern werden als Newsletter abgeschickt. Alle Newsletter aller Winestro.Cloud Nutzer werden über eine "Schlage" abgearbeitet. Dabei wird ein Newsletter nach dem anderen abgearbeitet und je Empfänger eine Mail verschickt. Pro Empfänger benötigt das Absenden ca. 1 Sekunde. Bei hohem Mailaufkommen kann es daher auch einige Stunden dauern, bis Dein Newsletter komplett versendet wurde. Du siehst den Fortschrit des Versandes immer im Postausgang.

Meine E-Mail wird gar nicht erst gesendet

Prüfe die Schreibweise der E-Mail auf ihre Korrektheit. Das Programm testet vor dem Senden auch, ob die E-Mail überhaupt exisitiert.

Manche E-Mail Server lehnen im Vorneherein E-Mails ab, die keinen Text-Inhalt besitzen. Schreibe daher am besten nie E-Mails einfach nur mit einem Betreff, sondern verwende immer eine Vollständige Grußformel mit Textinhalt!

Warum sieht mein Newsletter unterschiedlich / fehlerhaft aus?

Gerade bei HTML-Newslettern gibt es viele unterschiedliche Standards für die jeweiligen Programme zum Anzeigen von E-Mails. Hier hilft nur ein Testen der E-Mails, also solltest Du die Mail an dich selbst und 1-2 andere Einheiten mit unterschiedlichen Programmen (Outlook/GMX/WEB.de/Thunderbird/T-Online... usw.) schicken. Ein interessanter Artikel dazu findet sich [hier]. Die im Text angesprochenen Vorlagen entsprechen den Winestro.Cloud Vorlagen.

Warum können mir Kundinnen und Kunden nicht antworten?

Bei jeder E-Mail die Du aus Winestro.Cloud versendest, wird die E-Mail Adresse, die Du unter System - Dokumente eingetragen hast, als Antwortadresse eingetragen. Stelle sicher, dass dort Deine richtige Adresse eingetragen ist.

Warum ist bei meinen E-Mails der "Absender unbekannt"?

Als Absender einer E-Mail wird der Firmenname, den Du unter System - Dokumente eingetragen hast, verwendet. Stelle sicher, dass dort Deine richtige Firmenbezeichnung eingetragen ist.

Warum sehen alle Kundinnen und Kunden, wen ich anschreibe?

Wenn Du eine Rundmail an Deine Kundinnen und Kunden sendest, aber keine personalisierte E-Mail nutzen möchtest, musst Du, wie bei jedem anderen E-Mail-Anbieter, auch die Adressen der Kundinnen und Kunden in das Feld BCC eintragen und nicht in das Feld Empfänger. Sonst kann jeder Empfänger alle Adressen aller anderen Empfänger_Innen einsehen.

Warum sollte ich keine großen Anhänge anfügen?

Beachte, dass Du bei Rundschreiben nur kleine Anhänge (< 0,5 MB) mit versendest. Versendest Du größere Anhänge, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Deine E-Mail als SPAM behandelt wird, oder wegen "vollem Postfach" nicht zugestellt werden kann.

Kann ich sehen, ob ein Kunde die E-Mail erhalten hat?

Die Nachverfolgung kann nicht sicherstellen, dass Deine E-Mail den Kunden erreicht hat. Die Nachverfolgung listet "nur" auf, bei welchen Empfänger_Innen es zu einer Fehlermeldung kam (Adresse falsch geschrieben, Postfach voll, Abwesenheitsnotiz).

Kann ich sehen, ob ein Kunde die E-Mail gelesen hat?

Die Nachverfolgung der Leserate (bzw. das markieren der E-Mail im Kundenstamm als gelesen) ist darauf angewiesen, dass der Empfänger der Mail mit der E-Mail interagiert. Das passiert z.B. schon dadurch, dass er die Mail öffnet und die Bilder aus der Mail heruntergeladen werden. Ebenso könnte der Kunde auch auf einen Link in der Mail klicken. Kommt es zu einer Interaktion wird die Mail als gelesen markiert. Bleibt diese Interaktion aber aus, weil eben kein Link angeklickt wird, oder keine Bilder angezeigt werden, kann der Empfänger die Mail lesen, ohne das unser System davon Kenntnis erlangt. In diesem Fall bleibt die Mail als ungelesen in Winestro gekennzeichnet. Die Leserate ihrer Newsletter ist entsprechend in Realität immer größer oder gleich der in Winestro angezeigten Leserate.

Werden meine eigenen Anhänge im Programm gespeichert?

Deine eigenen Anhänge werden von Winestro.Cloud nicht zwischengespeichert, wie Du es von Deinem E-Mailanbieter kennst. Wähle daher ganz zum Schluss Deine eigenen Anhänge aus und versende die E-Mail unmittelbar nachdem Du Deine Auswahl getroffen hast. Wenn Du die E-Mail nochmals bearbeitest, geht die Zuordnung Deiner eigenen Anhänge verloren. Anhänge aus dem System sind davon nicht betroffen - deren Zuordnung bleibt bestehen.

Automatische Antwort an falsche Adresse / noreply@:

Wir versenden unsere E-Mails automatisch von einer Adresse, die nur zum Versand bestimmt ist. Wenn wir so "tun" würden, als wären wir in Wirklichkeit eine andere E-Mail Adresse (z.B. Ihr Weingut), erhöht das die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail als SPAM klassifiziert wird.
Daher geben wir an, dass wir als noreply@ / mailservice@weinbau-online.de versenden. In die E-Mail fügen wir für das Programm den Hinweis an, dass bei einer Antwort an Deine Adresse geantwortet werden soll. Das funktioniert auch in mehr als 95% der Fälle problemlos.
Durch falsch eingestellte Programme / teilweises Weiterleiten der E-Mail etc... kann es jedoch dazu führen, dass hier fälschlicher Weise an die Versandadresse geantwortet wird. In diesem Fall wird der Kunde aber benachrichtigt, dass hier etwas schief gelaufen ist.
Du kannst dies umgehen, indem Du direkt von Deinem Postfach sendest. Lies dazu oben den Punkt "eigenes Postfach verwenden".

Wie trage ich eine zweite E-Mail Adresse ein?

Nutze dazu den Bereich "Ansprechpartner" in der Kundenkarteikarte. Wenn Du hier E-Mail, Anrede und Namen des Ansprechpartners einpflegst, wird auch dieser auf Wunsch personalisiert angesprochen. Bei der Empfängersuche kannst Du dann einzelne Ansprechpartner_Innen unter dem Kunden auswählen, oder auch direkt nach namentlich ihnen suchen. Mit Klick auf den grünen Pfeil, fügst Du den Ansprechpartner dann der Empfängerliste hinzu.

Warum wird immer der/die gleiche falsche Anhang/Rechnung mitgeschickt?

Häufig ist in diesem Fall eine Vorlage mit Standardanhang hinterlegt. Über System - Einstellungen - E-Mail kannst Du nachschauen, welche Standardvorlage ausgewählt ist. Unter Post - E-Mail - Neue Mail kannst Du auf Vorlagen klicken, die entsprechende Vorlage raussuchen und bearbeiten. Schau, ob in der Vorlage ein Anhang hinterlegt ist, lösche diesen und speicher die Vorlage. Danach sollte der falsche Anhang nicht mehr mitversandt werden.

Sollte ein Löschen des Anhangs nicht möglich sein, weil jemand die Vorlage aus Versehen bereits versendet hat, entferne die Vorlage aus den Vorlagen und lege sie mit gleichem Inhalt erneut an. Weise dann die neue Vorlage in den o.g. EInstellungen erneut entsprechend zu.

Die E-Mail wurde versendet, aber der Kunde hat keine Mail bekommen?!

Die erste Möglichkeit ist, dass Deine E-Mail als SPAM (oder unerwünscht) klassifiziert wurde. Gerade wenn Du Dateien mit dem Namen "Rechnung" o.ä. verschickst, passiert das recht schnell (vermutlich kennst Du das auch aus Deinem eigenen Posteingang). Wie Du dagegen vorgehst, haben wir Dir auf unserem Blog einmal zusammen gefasst.

Mehr zur SPAM-Prüfung.

Die zweite Möglichkeit ist, dass die E-Mail Adresse fehlerhaft war. Bei fehlerhaften Adressen ist das so eine Sache. Hier können mehrere Fälle auftreten.

• Die E-Mail ist grundsätzlich in ihrer Schreibweise falsch: Darüber wirst Du sofort informiert. (Grüner Haken / Ggf. Fehlermeldung)
• Die E-Mail Adresse gibt es nicht und der Server meldet dies: In diesem Fall erhalten wir eine Nachricht zurück und Du erhälst eine Information darüber, wie Du es vermutlich schon manchmal erlebt hast(kennt man aus dem eigenen Postfach - nennt sich "Mailerdeamon").
• Die E-Mail Adresse gibt es nicht und der Server meldet dies nicht: In diesem Fall stellt sich das für uns so dar, dass die E-Mail angekommen ist. (Passiert aber äußerst selten - würde man aber sonst auch nicht merken.)
• Die falsche E-Mail gibt es: In diesem Fall ist die E-Mail sogar tatsächlich auch angekommen. (Schlechtester, anzunehmender Fall). Hier können wir aber gar nicht vorausahnen, dass es sich nicht um die beabsichtigte E-Mail Adresse handelt. (-außer der fälschlich angeschriebene Empfänger beschwert sich). In diesem Fall könnte sogar die E-Mail gelesen worden sein - aber wie gesagt können wir das nicht unterscheiden (Hellseherei wäre gefragt :-)

Mein Briefpapier erscheint nicht, wenn ich Belege per Mail versende?!

Viele Nutzer_Innen haben eingestellt, dass das Briefpapier auf Belegen nur beim Versenden per E-Mail verwendet werden soll. Wenn Du diese Einstellung gewählt hast, wird erst beim Sendevorgang an sich das Hintergrund-PDF angefügt. Wenn Du den Anhang in Winestro.Cloud öffnest, siehst Du den Beleg - auch wenn Du in der E-Mailmaske auf öffnen klickst - ohne Briefpapier. Gerne kannst Du die Funktion testen, indem DU eine E-Mail mit einigen Anhängen an dich selbst versendest. Erst die Belege im Anhang der E-Mail zeigen das gewünschte Hintergrund-PDF.