Fehlerhafte Rückläufe

From Winestro.Cloud Handbuch
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Wenn eine Mail nicht abgesendet werden kann oder vom Empfänger zurück kommt, taucht sie bei Dir in den fehlerhaften Rückläufen (siehe auch Bounces) auf. Diese siehst Du in Deinen Mails, wenn Du auf das rote Männchen mit X-Symbol neben dem Versendet-Symbol in der E-Mail Liste klickst. Auch Beschwerden (Complaints) der Mail-Empfänger_Innen werden hier berücksichtigt.

Wieso kommt es zu "Bounces"?

Eine Ablehnung von E-Mails kann viele Gründe haben:

Gründe für Ablehnungen
Grund Fehlermeldung Ursache Was zu tun ist
Zeitweise Ablehnung Transient / Policy Restrictions E-Mail wurde aus inhaltlichen Gründen abgelehnt Beachte die Best-Practices und unsere SPAM-Hinweise. Es kann aber auch ein zu strikt eingestellter Mail-Server des Empfängers sein. Bitte ihn ggf. die Adresse news@winestromail.de ins Adressbuch aufzunehmen.
Zeitweise Ablehnung Transient / Inbox full Postfach des Empfängers voll. Informiere den Kunden ggf. auf einem anderen Weg - meist sind hier die Adressen aber einfach aufgegeben und sollten entfernt werden.
Als SPAM markiert Transient / Detected as SPAM / Insolicited Mail E-Mail wurde aus inhaltlichen Gründen abgelehnt Beachte die Best-Practices und unsere SPAM-Hinweise.
Permanente Ablehnung Permanent / Unknown Die Empfänger-Adresse ist unbekannt Lösche die Adresse aus Ihrem System und entfernen Sie die Zustimmung zum Newsletter.
Gesperrte E-Mail Permanent Amazon SES has suppressed Ungültige E-Mail zu oft angeschrieben Die Mail ist falsch / nicht existent oder der Kunde hat widersprochen und es wurde trotzdem angeschrieben. Bitte entferne / korrigiere die Mail umgehend.
Permanente Ablehnung Permanent / Account does not exists Den Empfänger gibt es nicht / Fehler in der E-Mail Korrigiere die E-Mail Adresse / Prüfe auf Tippfehler und entferne ggf. die Mail aus Deinem System.
Fehler beim Senden Unable to send Die Mail ist falsch / leer / Keine E-Mail Adresse Korrigiere die E-Mail Adresse / Prüfe auf Tippfehler und entferne ggf. die Mail aus Deinem System.
Beschwerde durch Empfänger Complaint Kunde hat sich aktiv über diese E-Mail bei seinem Mailanbieter beschwert Dieser Fall ist ein GAU: Rechierche, woher Du die Adresse hast, prüfe die Kundendaten genau und deaktiviere am besten die Mails vollständig für diesen Kunden. Wiederholte Beschwerden können zum Ausschluss vom Newseletter-Service bei Winestro / dem Zwang zum senden über Dein eigenes Postfach führen.
Unbekannter Fehler Undetermined Mail nicht zugestellt, aber Fehler konnte nicht ermittelt werden Deaktiviere diesen Empfänger zur Sicherheit, wenn das Problem mehrfach auftritt.

Was ist zu tun?

Kommt es zu einem Bounce, wird bei der E-Mail Adresse automatisch die Zustimmung zum Newsletter entfernt.
Du kannst diese in der Übersicht aus s.o. über das Schieberegler-Symbol wieder aktivieren, sobald
Du die E-Mail geprüft und korrigiert hast. Bitte beachte, dass Adressen die wiederholt mit einem
Rücklauf angeschrieben werden, automatisch vom System gesperrt werden, um Probleme für Dich zu vermeiden.

Fehler mit dem Stichwort "Transient" können ggf. behoben werden oder sind nur temporär / dem Inhalt / der Art und Weise wie Du sendest geschuldet. (z.B. geht es nicht einfach alle in den BCC zu setzen.) Permanente Fehler weisen auf ein grundlegendes Problem mit dieser speziellen E-Mail Adresse hin. Lies dazu auf jeden Fall jede Bounce-Nachricht aufmerksam durch. In der Regel findest Du in der Mitteilung des Empfängers einige Hinweise:

  1. Korrigiere Fehlerhafte Adressen
  2. Entferne nicht mehr existente Adressen
  3. Bei SPAM: Schaue Dir unsere Hinweise zum SPAM-Verhalten auf unserem Youtube Kanal an. Manchmal ist der SPAM-Filter des Kunden auch einfach zu strikt (das erkennst Du daran, dass nur 1-2/1000 Mails mit der Begründung abgelehnt wurden). Du kannst den Kunden bitten die Mail news@winestromail.de in sein Adressbuch aufzunehmen - oft ist es aber ratsam diese Kunden nicht weiter anzuschreiben um die Gesamtquote nicht zu belasten.
  4. Bitte Großhändler (wie EDEKA) Deine eigene E-Mail Adresse und die E-Mail Adresse office@winestromail.de zu den Erwünschten E-Mails hinzuzufügen
  5. Im Zweifel: Entferne lieber den Empfänger aus dem Newsletter

Was sind die Konsequenzen von vielen Bounces?

Bounces sind nicht gut, da sie ein Merkmal für die Gesamt-Qualität Deines Newsletters sind. Mit jeder abgelehnten oder verirrten Mail, steigt die Gefahr auch für gültige Postfächer 
auf der SPAM-Liste zu landen. Das wirkt sich dann auf alle Nutzer_Innen von Winestro aus. E-Mail Anbieter wie Google oder web.de sind hier sehr schlau: Sie merken sich die Fehl-
versuche über alle Postfächer teilweise sehr genau. Übersteigt die E-Mail dabei einen kritischen Wert, werden alle Mails in den SPAM verschoben. (Die Theorie ist, dass wer so einen schlecht
gepflegten Stamm an E-Mail Adressen hat, kein seriöser Versender sein kann.)

Einige wenige Rückläufe sind aber normal, da sich bei Mails auch mal etwas ändern kann. Du solltest daher nach jedem Newseltter in die Rückläufe schauen und Fehler zeitnah bearbeiten. Im Zweifel entfernst Du die Zustimmung (Schieberegler auf orange in der Rücklauf-Liste) zum Newsletter. Bei hohen Rücklauf-Quoten werden Mails schnell als SPAM deklariert und das betrifft alle, die über das System senden.

Fortdauernd hohe Rücklaufquoten

Sollten die Rücklaufquoten dauerhaft zu hoch sein, kann das alle Sender von Winestro.Cloud beeinflussen. Daher sind wir gewzungen Dich in einem ersten Schritt zu verwarnen. Sinken die Rücklaufquoten nicht, wirst Du automatisch auf ein gesondertes Postfach gelegt. Da hier alle Weingüter mit chronischem Fehlverhalten landen, ist die Zustellungsrate auf diesen Postfächern deutlich geringer (ca. 66%). Allerdings schützt das alle, die sich an die Regeln des E-Mail Versandes halten.

Das erste Mailing über Winestro.Cloud

Nach einem Datenimport oder vor dem allerersten Mailing mit Winestro.Cloud ist es hochwahrscheinlich, dass Du noch sehr viele E-Mails im System hast, die es so nicht mehr gibt. Deshalb solltest Du einmal vorher die Adressen grob sichten und prüfen (ggf. entfernst Du sehr alte Kundinnen und Kunden ohne Kontakt). Dennoch ist es beim ersten Anschreiben relativ normal, dass Du Rücklaufquoten von 5-10% haben wirst. Bei diesen Kund_Innen wird die Zustimmung zum Newseltter automatisch entfernt - das heißt in einem zweiten Anschreiben sind sie schon automatisch nicht mehr dabei und die Rücklaufquote wird besser. Dennoch wird sich Winestro.Cloud bei Folgemailings über die hohen Rücklaufquoten "beschweren". Nach einigen Wochen oder 2-3 Folge-Newslettern wird das aber verschwinden.

Häufige Fragen und Antworten

Warum sind auf einmal viele Mails mit dem Fehler "AWS Supression List" aufgetaucht

Dieser Fehler bedeutet, dass die E-Mail Adresse bereits angeschrieben wurde und einer von mehreren "harten" Fehlern (davon abzugrenzen wären "weiche" Fehler wie Postfach voll oder einfach "abgemeldet") aufgetreten ist wie z.B.

  • Das Postfach gibt es nicht mehr
  • Der Kunde hat sich aktiv bei seinem Mail-Anbieter beschwert
  • Die E-Mails werden dauerhaft abgelehnt.
  • ...

Die meisten Mailanbieter reagiere sehr "allergisch", wenn man trotz so einer Fehlermeldung die E-Mail Adressen dann wiederholt anschreibt. Das wird als mangelnde Pflege der eigenen E-Mail Liste ausgelegt oder fast sogar nötigend und führt sehr schnell dazu, dass auch Mails in gültigen Postfächern im SPAM-Ordner landen oder gar nicht zugestellt werden. Dennoch werden viele Kunden trotz solchen Fehlern wiederholt angeschrieben (manchmal wird der gleiche Newsletter einfach etwas später 1:1 hinterher gesendet ohne Fehler zu beheben).

Daher hat der AWS-Dienst von Amazon (über den wir versenden) nochmal zusätzlich zu unserem Zustimmung-Knopf einen eigenen Filter: Kommt die E-Mail vom System als Fehlerhaft zurück und wird dennoch (mehrfach) angeschrieben, wird sie dauerhaft systemweit gesperrt um die Zustellbarkeit ihrer anderen Mails hoch zu halten. Das bedeutet Sie profitieren hier u.U. sogar schon von den Fehlern anderer, da in Ihrem Namen keine fehlerhaften Mails mehr angeschrieben werden.

Wenn Sie bei einzelnen E-Mails von Kundenseite wissen, dass das Problem behoben wurde (Postfach gibt es wieder oder Beschwerden werden nicht mehr auftreten), können wir solche Mails auch gerne wieder freischalten. Ansonsten sollten Sie die Mails in Ihrem Interesse deaktiviert lassen. Lieber 10 Empfänger weniger, als bei 1000 im SPAM-Ordner zu landen :)