Abholung
Beauftragung der Abholung
Die Beauftragung einer Abholung Deiner Pakete von DPD und UPS ist kostenlos und kann einerseits über Winestro.Cloud oder alternativ direkt bei den Carriern beauftragt werden. Im Folgenden haben wir für Dich allgemeine Hinweise und Tipps sowie das generelle Vorgehen zusammengefasst.
Allgemeine Hinweise und Tipps
Als Abholadresse verwenden wir Deine Standard-Firmenadresse aus Winestro.Cloud, die Du unter System - Dokumente - Allgemein angegeben hast. Eine abweichende Abholadresse kannst Du in den Einstellungen zu Shipcloud im Rahmen unseres Anschluss-Services angeben.
Hinweise wie "Abholung im Hof" etc. können wir leider nicht übermitteln. Nutze hierzu Hinweisschilder mit Angabe einer Handynummer direkt vor Ort im Weingut. Dies kann auch hilfreich sein, wenn z.B. der/ die gewohnte Fahrer_In ausfällt und der Vertretung der Abholort unbekannt ist.
Der/ Die Fahrer_In Deines ausgewählten Dienstleisters kommt immer zum frühstmöglichen Zeitpunkt am folgenden Werktag in der Zeit von 9 - 17 Uhr. Eine genauere zeitliche Eingrenzung ist leider nicht möglich. Samstags und sonntags erfolgen keine Abholungen. Bedenke also, dass Abholungen, die an einem Freitag beauftragt wurden, frühestens am folgenden Montag stattfinden können. Wir empfehlen jedoch eine Abholung für Montag an einem Sonntag zu beauftragen, da wir bereits die Erfahrung gemacht haben, dass beauftragte Abholungen, die an einem Freitag in Auftrag gegeben worden sind, untergehen.
Welche individuellen Vereinbarungen Du mit den jeweiligen Versanddienstleistern treffen kannst, wie z.B. eine termingenaue Beauftragung einer Abholung oder Regelabholungen, liest Du im weiteren Verlauf bei den einzelnen Versanddienstleistern.
Übermittele unbedingt nur einen Abholauftrag pro Tag. Jeder weitere Auftrag überschreibt die vorher versendeten Aufträge, so dass die Pakete NICHT beim Carrier angemeldet sind. Dies bereitet insbesondere im Weihnachtsgeschäft große Probleme und sorgt auf allen Seiten für Frust.
Bedenke bitte, dass Fahrer_Innen auch nur Menschen sind und in Zeiten starker Auslastung u.U. Abholaufträge verspätet oder gar nicht ausgeführt werden können, weil z.B. die (personellen) Kapazitäten nicht ausreichen. Beauftrage daher zu Stoßzeiten lieber täglich kleinere Mengen anstatt nur 1-2 wöchentlich.
Über das Drucker-Symbol neben Deinem Abholauftrag kannst Du Dir einen Abholschein der beauftragten Sendungen als PDF ausgeben lassen. Wir empfehlen diesen grundsätzlich von dem/ der Fahrer_In unterschreiben zu lassen. Es kommt vor, dass die Pakete nicht direkt beim Verladen gescannt werden. Sollte ein Paket im späteren Verlauf verschwinden, lehnen die Carrier die Haftung grundsätzlich ab. Nur mit unterschriebenem Abholschein, auf dem die Sendungsnummer des Pakets steht, ist es möglich zu belegen, dass das Paket den Betrieb verlassen hat und in den Händen vom Paketdienstleister ist.
UPS
Gelegentliche/ Einmalige Abholungen
Um gelegentlich eine Abholung zu beauftragen, gehe zu Post - Pakete - Abholung und klicke auf das grüne LKW-Symbol. Wähle anschließend UPS aus und klicke auf Abholung beauftragen. Diesen sowie alle vergangenen Abholaufträge findest Du nun in der Übersichtsliste.
Abholungen können immer nur für den folgenden Arbeitstag beauftragt werden. Damit eine Abholung an deinem Standort noch für den nächsten Arbeitstag von UPS eingeplant werden kann, ist es notwendig, dass diese fristgerecht angemeldet wird. Beauftrage die Abholung daher vor 21:00 Uhr. Diese Frist bezieht sich nicht auf erneute Abholaufträge.
Beachte bitte, dass UPS keine Garantie auf die Durchführung der Abholung am nächsten Arbeitstag gibt. Unter Umständen kann die Abholung auch erst zwei Tage nach der Beauftragung durchgeführt werden.
Den Status einer bereits beauftragten Abholung kannst Du jederzeit hier mit Eingabe der Referenznummer der Abholung abrufen. Diese Nummer findest du unter Post - Pakete - Abholung. Wenn ein Auftrag mal nicht ausgeführt werden konnte, wird dieser in der Regel mit dem Status UPS hat versucht, Ihre Sendung(en) abzuholen, hatte jedoch keinen Erfolg. Vereinbaren Sie Ihre Abholung erneut. geführt. Beauftrage dann eine erneute Abholung. In dringenden Fällen gib Deine Pakete in einem nahegelegenen UPS Access Point ab.
Direkte Beauftragung einer Abholung
Soll eine Abholung für einen bestimmten Tag und Zeitraum genau terminiert werden oder eine sehr große Menge an Paketen zu versenden sein, so kann dies direkt über UPS erfolgen. Hier hast Du auch die Möglichkeit eine abweichende Abholadresse zu hinterlegen. Gehe hierzu direkt auf die Webseite von UPS. Hier findest Du eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung. Eine Anmeldung bei UPS ist dafür nicht notwendig. Nachteilig ist, dass alle Sendungsnummern erneut eingegeben werden müssen.
Erneute Abholung
Gelegentlich kommt vor, dass der Versanddienstleister Deine Pakete nicht abholt, obwohl Du eine Abholung beauftragt hast. Dafür kann es unterschiedlichste Gründe geben, wie z.B. Personalmangel, Systemstörungen etc. Du kannst nicht abgeholte oder nur teilweise mitgenommene Abholaufträge kostenfrei neu auslösen. Hierfür hast Du zwei Möglichkeiten:
Beauftragung über Winestro.Cloud
Wurden Deine Pakete am geplanten Abholtag bis 18 Uhr nicht abgeholt, so kannst Du nach 18 Uhr desselben Tages bis 15 Uhr am Folgetag eine erneute Abholung für den darauffolgenden Werktag beauftragen. Natürlich ist eine Beauftragung auch später möglich, jedoch verschiebt sich das Datum der erneuten Abholung bei Klick nach 15 Uhr wieder um einen Werktag. Achte auch hier ggf. auf Wochenend- und Feiertage. Klicke unter Post - Pakete - Abholung neben dem nicht ausgeführten Abholauftrag auf das grüne Pfeilkreis-Symbol. Es öffnet sich ein neues Fenster, wo Du bitte die Zahl der nicht geholten Pakete und das zusammengerechnete Gesamtgewicht eingibst. Nach der Eingabe und Bestätigung, siehst Du in der Liste der Abholungen den Zeitpunkt des erneuten Abholung. Eine Nachverfolgung des Status dieser erneuten Abholaufträge ist nicht möglich, da die Referenznummer vom ursprünglichen Auftrag abweicht. Der ursprüngliche Abholauftrag kann in einzelnen Fällen auch mehrmals neu übermittelt werden. Sei jedoch bitte vorsichtig mit einer Überbenutzung dieser Funktion!
Beauftragung direkt bei UPS
Wenn auch nach einer erneuten Beauftragung die Pakete nicht geholt werden, empfehlen wir die Einlieferung in einen UPS Access-Point (Achtung: hier darf die Sendung nicht mehr als 20 Kg wiegen), die Beauftragung über einen eigenen UPS-Account oder einfach der Wechsel zu einem anderen Anbieter.
DPD
ACHTUNG! Der Transport von 15er und 18er Paketen ist von DPD offiziell nicht zugelassen. Bisher wurden zwar auch 15er- und 18er-Pakete von DPD transportiert, dies ist jedoch nur eine Kulanzleistung, die nicht garantiert ist und jederzeit eingestellt werden kann. Wir möchten daher darauf hinweisen, dass der Versand von Paketen mit mehr als 12 Flaschen bei DPD nicht garantiert ist. Werden diese Pakete dennoch versendet, erfolgt dies auf eigenes Risiko. Sofern es hier zu Problemen bei der Abholung/ dem Versand kommt, können die Kosten, die dadurch entstanden sind, nicht durch uns erstattet werden.
DPD ist anders organisiert, als UPS oder DHL. Jedes Depot arbeitet mehr oder weniger selbständig, was sich wie ein Franchise vorgestellt werden kann. Alle Subunternehmer arbeiten unter dem Namen DPD, dürfen diesen benutzen und müssen sich an die Vorgaben halten. Jedoch arbeiten manche Depots besser und andere leider schlechter, weshalb es zu den unterschiedlichen Erfahrungen mit DPD kommen kann.
Gelegentliche/ Einmalige Abholungen
Um gelegentlich eine Abholung zu beauftragen, gehe zu Post - Pakete - Abholung und klicke auf das grüne LKW-Symbol. Wähle anschließend DPD aus und klicke auf Abholung beauftragen. Diesen sowie alle vergangenen Abholaufträge findest Du nun in der Übersichtsliste.
Abholungen können immer nur für den folgenden Arbeitstag beauftragt werden. Damit eine Abholung an Deinem Standort noch für den nächsten Arbeitstag von DPD eingeplant werden kann, ist es notwendig, dass diese fristgerecht angemeldet wird. Beauftrage die Abholung daher vor 18:00 Uhr. Diese Frist bezieht sich nicht auf erneute Abholaufträge.
Beachte bitte, dass DPD keine Garantie auf die Durchführung der Abholung am nächsten Arbeitstag gibt. Unter Umständen kann die Abholung auch erst zwei Tage nach der Beauftragung durchgeführt werden.
Direkte Beauftragung einer Abholung
Über Deinen eigenen myDPD-Account kannst Abholungen gezielt nach Datum erstellen (bis maximal eine Woche später). Hier gibst Du neben dem Abholdatum auch die Anzahl der abzuholenden Pakete an. Es ist sogar möglich nachträglich Sendungen zu einem Abholauftrag hinzuzufügen.
Solltest Du Dein Passwort vergessen haben, setze es mit Hilfe Deines Benutzernamens zurück. Diesen findest Du unter System - Einstellungen - Lieferung. Wenn Du keine Nutzerdaten vorliegen hast, wende Dich per E-Mail oder Ticket an uns.
Erneute Abholung
Gelegentlich kommt vor, dass der Versanddienstleister Deine Pakete nicht abholt, obwohl Du eine Abholung beauftragt hast. Dafür kann es unterschiedlichste Gründe geben, wie z.B. Personalmangel, Systemstörungen etc. Du kannst nicht abgeholte oder nur teilweise mitgenommene Abholaufträge kostenfrei neu auslösen. Hierfür hast Du mehrere Möglichkeiten:
Beauftragung über Winestro.Cloud
Wurden Deine Pakete am geplanten Abholtag bis 18 Uhr nicht abgeholt, so kannst Du nach 18 Uhr desselben Tages bis 15 Uhr am Folgetag eine erneute Abholung für den darauffolgenden Werktag beauftragen. Natürlich ist eine Beauftragung auch später möglich, jedoch verschiebt sich das Datum der erneuten Abholung bei Klick nach 15 Uhr wieder um einen Werktag. Achte auch hier ggf. auf Wochenend- und Feiertage. Klicke unter Post - Pakete - Abholung neben dem nicht ausführten Abholauftrag auf das grüne Pfeilkreis-Symbol. Es öffnet sich ein neues Fenster, wo Du die Zahl der nicht geholten Pakete und das zusammengerechnete Gesamtgewicht eingibst.
Der ursprüngliche Abholauftrag kann in einzelnen Fällen auch mehrmals neu übermittelt werden. Sei jedoch bitte vorsichtig mit einer Überbenutzung dieser Funktion. Wähle bei zweifach missglückter Abholung in Folge lieber eine der untenstehenden Optionen.
Beauftragung über myDPD
Telefonische Beauftragung
Solltest Du weiterhin Schwierigkeiten haben, empfehlen wir Dir unbedingt persönlichen Kontakt mit DPD aufzunehmen. Schnelle Hilfe erhältst Du hier vom DPD-Kundenservice. Diesen erreichst Du unter der Telefonnummer 06021 - 150410. Halte dazu unbedingt Deine eigene Kundennummer von DPD bereit. Diese findest Du unter System - Einstellungen - Lieferung.
Alternativ kannst Du auch eine Mail an das zuständige Depot senden. Die allgemeine Mail hierfür ist info@depotxxx.dpd.de (bei den drei xxx jeweils die Nummer des zuständigen Depots einfügen).
Die Bearbeitung von Emails kann mehrere Tage in Anspruch nehmen, weshalb in dringenden Angelegenheiten, wie z.B. nicht abgeholte Pakete telefonischer Kontakt aufgenommen werden sollte.
Abgabe im Depot
Deine DPD-Pakete kannst Du zwar nicht in einem Paketshop, alternativ aber direkt bei Deinem zuständigen DPD-Depot abgeben.
Tägliche Abholung
Eine Regelabholung kann grundsätzlich beim zuständigen DPD-Depot angefragt werden. Nimm hierzu unter Angabe Deiner Kundennummer per E-Mail Kontakt mit Deinem Depot auf. Die allgemeine E-Mail-Adresse ist info@depotxxx.dpd.de (bei den drei xxx jeweils die Nummer des zuständigen Depots einfügen). Deine Kundennummer sowie die Nummer des zuständigen Depots findest Du unter System - Einstellungen - Lieferung.
DHL
Unser DHL Rahmenvertrag beinhaltet keine Abholungsfunktion wie Du es von DPD oder UPS kennst. Die Beauftragung der Abholung ist nur über DHL direkt möglich. Auch die Abrechnung dieser Abholung findet unabhängig von Winestro.Cloud über DHL statt. Wir haben Dir die entsprechenden Links zur Abholung mit DHL direkt unter Post - Pakete - Abholung bei der Auswahl von DHL zur Verfügung gestellt (siehe Bild).
Deine DHL-Pakete kannst Du alternativ problemlos und kostenfrei im nächstgelegenen Paketshop abgeben.
Bitte beachte, dass DHL-Pakete innerhalb von 10 Tagen (nach Erstellung der Marke) bei DHL eingeliefert werden müssen, da es sonst zu einer Nachberechnung kommt.
Tipp: Manchmal lohnt es sich, einfach mit dem meist seit Jahren bekannten Postboten zu sprechen. Eventuell kannst Du persönlich eine alternative Vereinbarung treffen.
Automatische Beauftragung einer Abholung
Es ist möglich, die Abholung von Paketen automatisch zu beauftragen, so dass es nicht mehr notwendig ist, jeden Abend manuell eine Abholung zu beauftragen. Für die automatische Beauftragung einer Abholung muss lediglich ein Häkchen in den Einstellungen gesetzt werden. Unter System - Einstellungen - Lieferung - Shipcloud Zugang findest Du die Einstellung Jeden Abend automatisch eine Abholung generieren (siehe Bild). Sobald hier der Haken gesetzt wird, sucht das System automatisch jeden Abend nach erzeugten Paketmarken und beauftragt für diese eine Abholung für den nächsten Tag beim jeweiligen Versanddienstleister. Die Frist variiert hier je nach Versanddienstleister:
- DPD: 18 Uhr
- UPS: 21 Uhr
FAQ / Bekannte Probleme
Unser Tipp: Arbeite mit dem, nicht gegen das System: Ist ein Fahrer etwas mürrisch, versuche seinen wahrscheinlich sehr anstrengenden Tag mit einem Lächeln, einer Flasche Wein und/oder ein bisschen Trinkgeld zu versüßen - das wirkt Wunder!
Wo finde ich meine DPD-Kundendaten?
Deine DPD-Nutzerdaten findest Du unter System - Einstellungen - Lieferung. Dort findest Du Deine DPD-Kundennummer, die Nummer Deines zuständigen Depots sowie Deinen Benutzernamen zum Login in Deinen myDPD-Account.
Wo finde ich meine UPS-Kundennummer?
Da Du keinen Vertrag mit UPS geschlossen hast, sondern Kunde bei Shipcloud bist, hast Du auch keine eigene UPS-Kundennummer.
Es liegen keine Pakete zu einer Abholung vor
Diese Fehlermeldung tritt auf, wenn für alle erzeugten Paketmarken bereits eine Abholung beauftragt wurde. Bitte prüfe deshalb die Aufträge in Deiner Abholliste. Über das Drucker-Symbol kannst Du Dir die im Auftrag enthaltenen Paketmarken anzeigen lassen. Eine neue Abholung kann erst dann generiert werden, wenn Du neue Paketmarken erstellt hast.
Ich möchte eine UPS-Abholung stornieren
Frage über diesen Link den Abholstatus ab. Sofern die Abholung noch nicht ausgeführt wurde, kannst Du diese hier auch direkt stornieren.
Meine Pakete wurden nicht abgeholt
Leider kann es immer mal passieren, dass ein Abholauftrag nicht ausgeführt wird. Welche Möglichkeiten Du hast, um eine erneute Abholung bei UPS oder DPD zu beauftragen, kannst Du in diesem Artikel weiter oben nachlesen.
Bei zeitkritischen Paketen oder fehlender Kooperation der Carrier raten wir Dir außerdem dazu diese bei einem Drop-Off Punkt des jeweiligen Dienstleisters abzugeben.
Es wurden nicht alle Pakete einer Abholung mitgenommen
Es wird in der Regel nur die Anzahl an Paketen mitgenommen, die zur Abholung beauftragt war. Erstellst Du nach der Beauftragung einer Abholung weitere Sendungen, sind diese nicht gegenüber dem Versanddienstleister angemeldet und der/ die Fahrer_In wird diese sehr wahrscheinlich nicht mitnehmen. Übergebe bitte immer genau die Paketnummern, die auch angemeldet waren, da in der Folge Abholungen sonst mal nicht ausgeführt werden.
Ich möchte eine Abholung bei meinem Kunden veranlassen
Pakete, die als Retour bei deinem Kunden abgeholt werden sollen, musst du separat bei UPS, DPD oder DHL beauftragen und auch bezahlen. Es ist nicht möglich dies über Winestro.Cloud zu machen.
Ich erhalte eine Fehlermeldung beim Beauftragen einer Abholung
Eine Liste der häufigsten Fehlermeldungen und die notwendigen Schritte haben wir hier für Dich zusammengestellt. Solltest Du hier nicht fündig werden, eröffne ein Hilfe-Ticket, beschreibe die Fehlermeldung und/oder schicke uns einen Screenshot!
Ich habe ein sehr hohes Paketaufkommen. Wieso klappt das nicht mit UPS?
Die kostenfreie Abholung bei UPS wie oben beschrieben gilt eigentlich für unbegrenzt viele Pakete auf einmal. UPS nimmt diese Aufträge in der Zentrale an und verteilt dann entsprechend die Fahrer - oder schickt dann auch einmal einen LKW. Allerdings ist keine Garantie darauf gegeben, dass diese Planung bei UPS immer funktioniert. Manchmal (gerade zu stressigen Zeiten mit hohem Sendungsaufkommen) und in manchen Gebieten (etwa an der Mosel) sind die kleinen Transporter der Fahrer oft schlicht voll - die dann noch zu holenden Restpakete vom Vortag bei Dir und Deinen Winzerkolleg_Innen summieren sich - und irgendwann klappt gar nichts mehr.
Wenn Du merkst, dass es hier zu Problemen kommt, haben wir folgende Tipps (ohne Gewähr!) die sich teilweise bewährt haben:
- nach der Erstellung von jeweils 20 Marken (je nach Gebindegröße - denke daran dass der UPS Truck i.d.R. ein Limit von 550kg hat) immer einen Abholauftrag erstellen, gern also auch mehrere an einem Tag - dann kommen ggf. mehrere Fahrer statt nur der einer der Dich auf den nächsten Tag vertröstet.
- Stelle dich gut mit dem Fahrer: Das ist kein Scherz - er / sie kann Dir Informationen zu Abholung, Routen und Volumina geben, an die nicht einmal wir über UPS kommen und ggf. auch unkomplizierte Hilfe direkt anbieten.
- Frage den Fahrer nach seiner Handynummer und gib ihm Deine, damit Du dich bei kurzfristigen Beladungs- oder Terminproblemen einfach verständigen und eine Lösung finden kannst.
Wenn Du sicher sein willst: Regelabholungen, Abholungen an abweichenden Adressen, zu bestimmten Tageszeiten oder noch am selben Tag, sichere LKW Abholungen großer Mengen, etc. - kannst Du selbst nur kostenpflichtig über einen eigenen UPS-Geschäftskundenaccount beauftragen, auch wenn Du die Marken über uns beziehst. Wende dich dazu direkt an UPS. Das kann in Zeiten enormer Auslastung durchaus die beste Variante sein und ist gemessen am Ärger und Aufwand wenn die Pakete sich tagelang nicht auf den Weg machen, eine sehr günstige Alternative (idR 3-4 Euro).
Ich möchte meine Abholadresse ändern, wie gehe ich vor?
Schicke uns Deine neue Anschrift per E-Mail zu, von welcher aus in Zukunft die Abholung erfolgen soll. Wir ändern diese für Dich in Deinem Shipcloud ab.
Wenn Du Abholaufträge für gewöhnlich aus myDPD beauftragst, kontaktiere bitte direkt DPD zur Änderung Deiner Abholadresse in deren System.