Sperrungen
Sperrungen sind eine von zwei Möglichkeiten, um Ware für Kund:innen zurückzulegen. Sie helfen Dir dabei, im Alltag unkompliziert sicherzustellen, dass bestimmte Artikel nicht überbucht werden können. Diese Seite zeigt Dir, wie Du Sperrungen effektiv einsetzen kannst, um Deinen Lagerbestand realistisch abzubilden und bereits verplante Ware korrekt zu verwalten.
Weitere Informationen zur zweiten Möglichkeit – den Reservierungen – findest Du im Artikel Reservierungen.
Definition einer Sperrung
Eine Sperrung ist ein kurzfristiger Vermerk im System, mit dem Du Bestände für einen konkreten Auftrag blockierst. Sobald ein Artikel in einem Auftrag hinzugefügt wird, wird die entsprechende Menge als gesperrt markiert. Erst mit dem Erstellen der dazugehörigen Rechnung wird diese Menge dann aus dem freien Bestand abgebucht.
Sperrungen sind besonders nützlich, wenn Du beispielsweise eine Ladeliste planst, die Lieferung aber erst später erfolgt und somit auch erst später fakturiert wird. So kannst Du sicherstellen, dass der Artikel für diesen Auftrag verfügbar bleibt, ohne den Bestand schon vorzeitig zu reduzieren.
Zusammengefasst:
- Sperrungen entstehen automatisch durch Artikel in einem Auftrag.
- Sie blockieren Bestände kurzfristig bis zur Rechnungsstellung.
- Der Lagerbestand bleibt dabei unverändert – nur der freie Bestand wird reduziert.
Sperrung vs. Reservierung
Reservierungen kannst Du über mehrere Aufträge und Rechnungen hinweg aufbrauchen. Eine Sperrung hingegen löst sich automatisch auf, sobald:
- der zugehörige Auftrag abgerechnet wird (Rechnungserstellung),
- die Positionen aus dem Auftrag manuell entfernt werden,
- der Status des Auftrags manuell auf "bearbeitet" gesetzt wird,
- das Sperrverhalten im Auftrag manuell angepasst wird.
Im Gegensatz zur Reservierung, die langfristig gedacht ist (z. B. das Zurückhalten einer Palette Wein für einen Stammkunden über Monate), ist eine Sperrung eine kurzfristige Maßnahme. Sobald Du einen Auftrag für den entsprechenden Kunden erstellst, wird der Bestand aus der reservierten Menge abgebucht – nicht mehr aus dem freien Bestand.
Gegenüberstellung: Sperrung vs. Reservierung
| Merkmal | Sperrung | Reservierung |
|---|---|---|
| Zweck | Kurzfristige Bestandsblockade innerhalb eines konkreten Auftrags | Langfristige Zurücklegung von Ware für einen bestimmten Kunden |
| Bestandswirkung | Reduziert den freien Bestand und erhöht den gesperrten Bestand. Gesperrter Bestand hängt an einem Auftrag | Reduziert den freien Bestand und erhöht den reservierten Bestand. Reservierter Bestand hängt an einem Kunden und dessen Reservierungsbelege |
| Auslösung | Automatisch beim Hinzufügen eines Artikels zu einem Auftrag | Manuell durch Anlage einer Reservierung |
| Auflösung | Durch Erstellung der Rechnung, entfernen der Ware aus dem Auftrag oder manuelle Änderung der Einstellung / des Status im Auftrag | Durch automatische Abbuchung bei Auftragserstellung für den reservierten Kunden |
| Über mehrere Aufträge hinweg nutzbar? | Nein | Ja |
| Zielgruppe | Einmalige Lieferungen, kurzfristige Planung | Stammkunden, Jahresbedarfe, Dauerauslieferungen |
Anlegen einer Sperrung
Um eine Sperrung anzulegen, erfasst Du einen Auftrag und stellst im Reiter Einstellung das Sperrverhalten für diesen Auftrag ein. Im Normalfall verwendet der Auftrag das Sperrverhalten, dass Du im Systemstandard festgelegt hast. Soll ein Auftrag automatisch alle Positionen im Auftrag sperren, gehst Du unter System - Einstellungen - Aufträge und stellst dort unter "automatische Sperrung von Auftragsposition", "Freier Bestand wird schon beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag vermindert." ein. Mit dieser Einstellung veränderst Du den Systemstandard zu Sperrungen.
Zusätzlich kannst Du in der Kundenmaske festlegen, dass sich Aufträge für diesen Kunden abweichend von Deinem Systemstandard verhalten sollen. Arbeitest Du z.B. mit WirWinzer zusammen, bei dem Du erst am Monatsende eine Rechnung schreiben darfst, bietet sich an, dass Aufträge für diesen Kunden immer bis zur Rechnungserstellung gesperrt bleiben - auch wenn Du im Systemstandard eigentlich ohne Sperrungen arbeitest.
In jedem Auftrag kannst Du das Sperrverhalten auch nochmals gesondert bearbeiten.
Früher war es möglich einen Bestand über einen Lieferschein / eine Aufträgsbestätigung zu Sperren. Das gibt es nun so nicht mehr. Setze den Haken "Bestand sperren" bei einem Beleg wird "nur" noch das Sperrverhalten des Auftrags verändert.
Löschen einer Sperrung
Sperrungen kannst Du nicht im eigentlichen Sinn löschen. Eine Sperrung verschwindet aber, wenn Du:
- Eine Position aus einem Auftrag löschst, der bisher den Bestand gesperrt hat.
- Du den gesamten Auftrag löschst, der bisher einen Bestand gesperrt hat.
- Du das Sperrverhalten des Auftrags umstellst, auf "Bestände nie sperren"
- Du eine Rechnung für einen Auftrag erstellst, der bisher Bestände gesperrt hat.
- Du einen Auftrag als erledigt markierst, der bisher Bestände gesperrt hat.
Bestandsanzeige
Je Artikel und Lager wird der Gesperrte Bestand in den Bestandslisten ausgegeben. Anders als Reservierungen und Bestände haben Sperrungen aber keine Historie. Dh. Wenn Du Dir eine Bestandsliste von gestern anschaust, werden die Sperrungen alle mit 0 angegeben. Die Bestandsliste von heute und von Daten in der Zukunft werden die Sperrungen mit ausgegeben und eingerechnet.