Neuer Kunde
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Um einen neuen Kunden anzulegen, drücken Sie in der Listenansicht der Kunden auf Neu[+]. Die meisten Felder der Erfassungsmaske sind selbsterklärend. Wir beschränken uns daher auf Angaben, bei denen es in der Vergangenheit zu Fragen kam, oder die Auswirkungen auf das Programmverhalten haben.
Kundennummer
Die Kundennummer wird von Weinbau-online automatisch vergeben. Das System wählt hierbei die nächst höhere freie Nummer. Falls Sie Kundennummern nach einem eigenen System pflegen möchten, lassen sich diese auch in der Bearbeitungsansicht der Kundenakte abändern.
Adressanrede und Briefanrede
Ein Kunde hat bei Weinbau-online mehrere Anreden. Die Adressanrede und die Briefanrede. Die Adressanrede ist üblicherweise "Herr" oder "Firma" und steht im Adressbereich als erste Zeile. Setzen Sie den Haken bei "Adressanrede bei Vor- & Nachname" wird die Adressanrede vor den Vornamen gesetzt.
Die Briefanrede wird zur Einleitung von Texten auf Rechnungen, E-Mails und Briefen genutzt. Sie können das Feld Anrede mit dem Feld Vorname (Lieber Gerd,) oder mit dem Nachnamen (Sehr geehrte Frau Mustermann,) kombinieren, oder so einstellen, dass nur der Text aus dem Feld Anrede als Briefanrede genutzt wird.
Für den Fall, dass Sie mehrere Personen mit unterschiedlichen Nachnamen ansprechen möchten, können Sie die Briefanrede auf "nur Anrede" stellen und einen freien Text eingeben (Liebe Frau Mustermann, lieber Herr Muster,). Auch die Felder Vor- und Nachname der Adressanrede können in diesem Fall angepasst ausgefüllt werden (Vorname: "Marinanne Mustermann und", Nachname: "Max Muster").
Rechnungseinstellungen
MwSt. Einstellung
Bei Rechnungsangaben können Sie festlegen, wie die MwSt. auf Rechnungen für diesen Kunden ausgegeben werden soll.
1. Privatkunden wird eine Rechnung mit Bruttopreisen ausgewiesen.
2. Firmenkunden wird eine Rechnung ausgewiesen, in der die Einzelpositionen als Nettopreise aufgeführt werden.
3. Dem Kunden wird eine pauschale MwSt. von 10,7 % berechnet und ausgewiesen.
4. Auslandskunden erhalten eine Rechnung nur aus den Nettoangaben. Hier wird keine MwSt. ausgewiesen.
Bei Auslandskunden sollten Sie zudem die USt-ID des Kunden angeben. Diese wird dann auch in Rechnungen mitgedruckt.
Zahlungsart
Die in der Kundenakte hinterlegte Zahlungsart wird automatisch neue Aufträge übernommen. Im Auftrag selbst kann diese, falls nötig, jederzeit für genau diesen Auftrag abgeändert werden.
Zahlungsziele
Wenn Sie keine Einträge bei den Zahlungszielen machen, werden ihre Standardzahlungsziele für diesen Kunden verwendet. Wenn Sie mit dem Kunden abweichende Vereinbarungen getroffen haben, tragen Sie diese hier ein. Für Aufträge dieses Kunden werden dann diese Angaben und nicht ihre Standardzahlungsziele genutzt. Ihr Standardzahlungsziel bearbeiten Sie unter Rechnungen.
Preisgruppe
Wenn Sie einem Kunden einen Artikel verkaufen, wird unser Programm automatisch beim Erstellen der zugehörigen Rechnung den Preis aus der hinterlegten Preisgruppe vorschlagen. Unter Artikel-Gruppe-Preisgruppe legen Sie zudem die Preisgruppe fest, welche beim Neuanlegen von Kunden automatisch hinterlegt wird.
Mehr dazu unter Preisgruppe.
Kunde als Lieferant
Jeden Kunden können Sie auch durch das entsprechende Häkchen als einen Lieferanten markieren. Damit können Sie diesem Kunden auch Ausgaben zuordnen.
Kunde als Mitarbeiter
Jeden Kunden können Sie auch als Mitarbeiter markieren. So können Sie Gesprächsnotizen anlegen, Aufgaben für diesen Mitarbeiter pflegen, Termine für diesen Mitarbeiter anlegen und Erinnerungen mit einem Klick per E-Mail versenden. Wenn Sie dem Mitarbeiter eine E-Mailadresse eintragen, wird diesem jeden Morgen automatisch eine Terminübersicht mit allen nötigen Kontaktdaten gesendet.
Wenn Sie eines der WBO-Team Pakete gebucht haben, können Sie einem Mitarbeiter auch eine persönliche Login Kennung und Passwort eintragen. Mit dieser Kennung und dem Passwort kann Ihr Mitarbeiter sich dann einloggen und arbeiten - erhält aber keinen Zugang zu Ihren eigenen Zugangsdaten. Zukünftig sollen die Möglichkeiten der Mitarbeiter-Einschränkungen weiter ausgebaut werden.
Mehr dazu unter Mitarbeiter.
Werbekanäle
Zu jedem Kunden können Sie hinterlegen, auf welchen Wegen Sie diesen zu Werbezwecken kontaktieren dürfen. Beim Werbekanal E-Mail beispielsweise, können Sie beim Versenden eines Newsletters mit wenig Aufwand sicher stellen, dass nur Kunden, bei denen dieser Haken auch gesetzt ist, eine E-Mail erhalten. Mehr dazu unter Newsletter-Schnittstelle.
Sie können nachträglich Änderungen in den Werbekanal-Einstellungen unter dem Reiter "System" in der Kundenkarteikarte vornehmen.
Kundensprache
Sie können einem Kunden eine bestimmte Sprache zuweisen. Dadurch können Sie leichter Kunden gruppieren, z.B. alle Englisch sprechenden Kunden. Weiterhin ist die Spracheinteilung wichtig, wenn Sie Rechnungen in verschiedenen Sprachen ausstellen wollen (siehe auch Auslandsauftrag).
Kunde als Export-Agent
Wenn Sie die Export-Funktionen des Premiumpakets von Weinbau-online nutzen, können Sie den Kunden auch als Export-Agent markieren. Andere Kunden können Sie dann diesem Export-Agenten zuordnen. Die Rechnung für Kunden denen ein Export-Agent zugeordnet ist, werden an den Agenten gestellt und nicht an den Kunden direkt, Aufträge und Historie bleiben aber beim Kunden. So haben Sie einen genauen Überblick darüber, welcher Kunde über welchen Export-Agenten wie viel bestellt hat.
Wenn ein Kunde die Rolle des Export-Agenten hat, setzen Sie in der Bearbeitenmaske das Häckchen bei Allgemeine Einstellungen "Kunde ist... Export-Agent". Nachdem Sie gespeichert haben, gehen Sie in den Kunden, dem Sie den Exportagenten zuweisen wollen. In der Bearbeitenmaske sehen Sie Allgemeine Einstellungen-Exportagent eine Auswahlliste aller Exportagenten.
Mehr zu den Export-Funktionen finden Sie im Artikel zum Auslandsauftrag.
Schnellerfassung
Eine Erklärung zur Schnellerfassung von Kunden finden Sie auf der entsprechenden Seite.
Fragen und Probleme
Die Kundenadresse stimmt. Warum sagt das Programm, sie sei falsch?
Die Datenbank hinter der Adressüberprüfung gilt nur für Deutschland und wird nicht ständig aktualisiert. Daher kann die Adressprüfung u.U. eine richtige Adresse als falsch markieren.
Wenn ich einen neuen Kunden anlege, ist plötzlich die automatisch vergebene Kundennummer sehr hoch/ falsch
Wahrscheinlich versteckt sich irgendwo eine Karteileiche mit hoher Kundennummer. Passen Sie die Kundennummer einfach über die Bearbeitungsfunktion an, dann werden die Nummern wieder fortlaufend vergeben.