Kundendatenimport

Kundendaten Import

Den Kundenimport kannst Du sowohl für den Erstimport von Kunden beim Start mit dem Programm nutzen, als auch fehlende Kunden damit ergänzen.

CSV-Vorlage herunterladen

Wichtige Hinweise zum Import

Wenn Du ganz neu mit Winestro startest, achte vor dem Import darauf, den Account von unseren Musterdaten zu befreien. Bei Nutzung der Paketmarken solltest Du auch einmal alle erstellten Paketmarken bereits gedruckt haben und die Paketmarkenliste (Post-Pakete-Paketliste) für die Übersicht der offenen Sendungen exportieren, da diese ebenfalls geleert wird. Gehe dann unter System-Sicherung und setzte das System auf Werkszustand zurück. Die eventuell schon vorgenommenen Systemeinstellungen kannst Du dabei auch erhalten. Im Anschluss startest Du in einem leeren Account ohne Kunden, Artikel und Aufträge und kannst beginnen, Deine eigenen Daten einzuspielen.

Um viele Kundendaten auf einmal einzuspielen (z.B. aus einem Altprogramm), empfiehlt sich der Kundenimport per csv-Datei. Mit einem Klick auf öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst Du eine CSV-Vorlage herunterladen, die den Vorgaben für den Upload entspricht (siehe Screenshot rechts). Die eigene Kundenliste muss vor dem Import unbedingt an diese Vorlage angepasst werden, um die Daten den richtigen Feldern zuzuordnen. Hierbei kann es hilfreich sein, die Bearbeitungsansicht einer Kundenakte zu öffnen, um die Benennung der Felder korrekt zuzuordnen (Bsp.: Anrede vs. Adressanrede).

Bitte halte dich exakt an diese Vorlage. Behalte die Spaltenüberschriften bei und entferne keine Spalten! Bei fehlenden Informationen lasse die Spalten einfach leer.

Lege Dir eine manuelle Sicherung an

Bitte lege Dir vor dem Import einer Kundenliste immer eine Sicherung an! Falls etwas schief geht, kannst Du so einfach den alten Stand der Dinge wiederherstellen und musst nicht alle falsch angelegten Kundinnen und Kunden händisch löschen.

Hinweise zur Excel-Datei: Die erste Zeile wird beim Import ignoriert, die Beschriftungen aus der Vorlagendatei können erhalten bleiben und helfen bei der Orientierung.

Lösche keine Spalten aus dem Dokument: Beim Import gleicht Winestro.Cloud die in einer bestimmten Zelle hinterlegten Informationen mit dem zugeordneten Feld in der Kundenakte ab. Aus diesem Grund muss die hochgeladene Kundenliste unbedingt dem Format der Vorlage entsprechen, da sonst die Spalten falschen Feldern zugeordnet werden.

Alles andere aus dieser Vorlage muss gelöscht werden und durch eigene Kundendaten ersetzt werden, da es sich hier nur um Beispielwerte handelt.

1. Abgleich der möglichen Werte mit dem Programm

In den einzelnen Spalten variieren die möglichen Werte:

• Verknüpfte Felder: Es gibt Felder, wie bspw. in der Spalte Lieferadresse oder Ansprechpartner, in der die Eingabe einer bereits in der Liste enthaltenen Kundennummer erfolgt. Hierdurch entsteht eine Verknüpfung zwischen diesen Feldern.
• Vorgegebene Werte: In diesen Spalten muss ein bestimmter Wert eingegeben werden, da das Programm hier eine Auswahl in Form eines Dropdown-Menüs vorgibt (z.B. bei Kundenart: Privat, Pauschal, Ausland, Firma).
• Freier Text: Auch die Eingabe eines freien Textes ist möglich, z.B. im Fall der Kundengruppen. Zu beachten ist hier allerdings, dass die Kundengruppe immer gleich benannt und in derselben Spalte (z.B. Weißweintrinker als Kundengruppe in Spalte Kundengruppe 1) aufgeführt sein muss. Gehört ein Kunde/ eine Kundin dieser Kundengruppe nicht an, bleibt das Feld in der entsprechenden Spalte leer.
• Daten: Die Eingabe von Daten im Format TT.MM.JJJJ ist bspw. in der Spalte Geburtstag möglich.
• Leere Felder: Wenn keine Daten vorliegen, können Felder leer gelassen werden.

2. Speichere im richtigen CSV Format

Im korrekten CSV-Format abspeichern. (Schritt über "Tools" ist optional!)

Wenn Du die Vorlagen-Datei fertig ausgefüllt hast und bereit für den Import bist, musst Du die Excel-Mappe noch abspeichern.

Achte dabei auf das korrekte Dateiformat. Gehe in Excel auf Datei - speichern unter. Stelle sicher, dass das Dateiformat CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) ausgewählt ist und speichere die Datei dann ab. (Vgl. Screenshot rechts - teste erst Schritte 1-2 und führe ggf. auch die weiteren Schritte aus.) Bitte arbeite an dieser Stelle mit MS Excel, denn OpenOffice ist hierzu beispielsweise nicht geeignet!

3. Kundengruppen zuordnen

Kundengruppenzuordnung in der Excel-Datei zu den Winestro-Kundengruppen

Nachdem keine Formatierungsfehler mehr auftreten, können die Kundengruppen zugeordnet werden. Dazu müssen diese vorher schon in Winestro.Cloud angelegt werden. Jede Spalte entspricht wie oben beschrieben einer Kundengruppe. Ist in dieser Spalte bei einem Kunden/ einer Kundin ein Wert hinterlegt, so wird diese/r der Kundengruppe zugeordnet. In der Zuordnung (siehe Screenshot) können die Kundengruppen aus Winestro.Cloud den Spalten der Exceldatei zugeordnet werden. Die Kundengruppe mit der Positionsnummer 1 in Winestro entspricht der Spalte Kundengruppe 1 in der Excel Datei, Position 2 entspricht der Spalte Kundengruppe 2 usw.

4. Formatierung prüfen

Erst wenn Du die korrekt formatierte Datei über den Button Durchsuchen ausgewählt hast, kann diese auch durch Winestro.Cloud geprüft werden. Falls Formatierungsfehler vorhanden sind, werden diese als solche angezeigt. Eine Korrektur dieser Fehler ist notwendig, um zu gewährleisten, dass alle Daten in den richtigen Feldern landen.

5. Import durchführen

Um den finalen Import durchzuführen, klicke nach der Prüfung deiner Daten auf Import starten.

Import von Lieferadressen

Mehrere Lieferadressen für einen Kunden importieren

Es kommt vor, dass Du einem Kunden/ einer Kundin mehrere Lieferadressen zuweisen musst, bspw. für Versand von Mitarbeitergeschenken durch Deinen Kunden/ Deine Kundin. Damit Du nicht alle Lieferadressen händisch in die Kundenakte einpflegen musst, gibt es die Möglichkeit, alle Lieferadressen auf einmal zu importieren. Diese Funktion findest Du in der Kundenkarteikarte unter Lieferadressen.

Klicke dort auf das -Symbol.

Im sich öffnenden Fenster kannst Du unter "Vorlage" eine CSV-Datei heruntergeladen. Nachdem Du das Dokument bearbeitet und im UFT-8 Format als CSV-Datei abgespeichert hast, kannst du im gleichen Fenster Deine Datei mit einem Klick auf Durchsuchen auswählen und über den entsprechenden Button den Import starten.

Der Vorgang ist dem Kundendatenimport sehr ähnlich.

E-Mail Adressen-Abgleich

Prüf-Ansicht nach dem Hochladen der Datei

Du kannst auch Dateien aus externen Programmen für den Newsletter-Versand direkt in Winestro laden. Gehe dazu auf die Kundenliste und dann auf "Import".

Achte auch hier darauf, vorher eine Datensicherung unter System / Sicherung anzulegen, falls Fehler passieren!

Vorgehen

Wähle hier den "E-Mail Adressen-Abgleich" und lade dort Deine Datei in das Programm. Der Aufbau Deiner Datei ist für diesen neuen Import nicht wichtig. Es können XLS, XLSX, CSV und DBF-Dateien verarbeitet werden. Wichtig ist nur, dass mindestens eine E-Mail Adresse in einer Spalte vorhanden ist.

Zusätzlich können folgende Felder abgeglichen/eingetragen werden: Vorname, Nachname, PLZ, Ort, Straße, Anrede, Land

Prüfen-Seite

Auf der Prüfen-Seite legst Du fest, welche Spalte in Deiner Datei welchem Feld in Winestro.Cloud entspricht. Außerdem bestimmst Du hier, wie mit den importierten Daten weiter verfahren werden soll.

1. Anrede für Neukunden

Wenn im hochgeladenen Dokument keine Anrede hinterlegt ist, kannst Du hier eine Standard-Anrede auswählen, die für neue Kundinnen und Kunden eingetragen wird.

2. Zustimmung Werbekanal „E-Mail“

Hier kannst Du festlegen, wie die Zustimmung für den Newsletter-Versand gehandhabt wird:

• E-Mail-Zustimmung setzen:

 Wenn eine E-Mail-Adresse in Winestro bereits existiert, kannst Du automatisch die Zustimmung zum Newsletter-Versand aktivieren.  

• E-Mail-Zustimmung entfernen:

 Sinnvoll, wenn Du zuvor ein externes Newsletter-Programm genutzt hast und dort eine Liste mit Abmeldungen exportiert hast.  
 So kannst Du diese Abmeldungen mit Deinem Winestro-Account abgleichen und den Werbekanal Newsletter deaktivieren.  

• Suche nach Vor- und Nachnamen:

 Du kannst zusätzlich einstellen, dass nach Vor- und Nachnamen gesucht wird.  
 So können fehlende E-Mail-Adressen in bestehenden Kundendatensätzen ergänzt werden.  
 Achtung: Diese Methode kann ungenau sein, wenn mehrere Kundinnen und Kunden denselben Namen haben.  

3. Neue Kunden anlegen

Du entscheidest, ob für E-Mail-Adressen, die noch nicht in Winestro vorhanden sind, automatisch neue Kundendatensätze erstellt werden sollen – oder nicht.

4. Import: Probelauf oder endgültiger Import

Bevor die Daten endgültig übernommen werden, kannst Du einen Probelauf starten (empfohlen). So siehst Du vorab, welche Änderungen durchgeführt würden, ohne sie direkt zu speichern.

Wenn alles passt, kannst Du den finalen Import starten und die Daten übernehmen.

Kundendaten Abgleicher

Damit kannst Du Kundendaten aus externen Quellen anhand der Kundennummer mit Deinen Daten abgleichen oder neu eintragen. Dieser Import ist für einen Abgleich / das Update von Kundendaten zB. aus externen Listen anhand der Kundennummer gedacht und kann nur die folgenden Felder bespielen:

Kundennummer, Vorname, Nachname, Anrede, Straße, Hausnummer, Land, PLZ, Ort, Notiz, Telefon, E-Mail, Geburtstag

Lade die Datei hoch und stelle im zweiten Schritt alles ein. - Für komplexe Importe oder Initial-Importe nutze bitte den Kundendaten-Import (s.o).

Übernahme beauftragen

Über kannst Du auch Kundendaten an das Winestro.Cloud Team für einen manuellen und kostenfplichtigen Import senden.