Verknüpfungen

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Verknüpfungen

Wenn Du Winestro.Cloud mit mehreren Zugängen nutzt, kannst Du diese Zugänge kostenlos miteinander verknüpfen. So kannst Du schnell und einfach während der Arbeit mit dem Programm zwischen Deinen verschiedenen Betrieben hin- und herwechseln. Außerdem können die Betriebe damit auch untereinander interagieren, ihre Bestände einsehen und interne Abrechnungen abbilden. Du kannst also einfach und übersichtlich neben dem Weingut noch ein Gästehaus, eine Vinothek uvm. betreiben. Dazu stehen Dir eine Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung.

Einrichtung der Verknüpfung

Zur Einrichtung musst Du die E-Mail und das Passwort des anderen Zugangs kennen und unter System - Konto - Verknüpfungen eingeben. Anschließend taucht dieser Zugang in der Liste der verbundenen Zugänge auf.

Berechtigungen

Mandanten verknüpfen

Du kannst zwischen fünf Modi wählen:

   1. Jeder Account darf in den jeweils anderen Account wechseln 	 
   2. Nur der Account A darf in den Account B wechseln
   3. Nur der Account B darf in den Account A wechseln
       Achtung: Wenn Du diese Option auswählst, kann nur noch der andere Account diese Verknüpfung bearbeiten.
   4. Kein Betrieb darf in den anderen wechseln.
   5. Den Wechsel nur mit einem Mitarbeiter-Zugang erlauben (nicht per Admin-Zugang)

Der 4. Modus ist für Betriebe gedacht, die nicht zu einem Firmenverbund gehören, aber eng kooperieren und beide Winestro.Cloud nutzen. Diese Einstellung erhält den Datenschutz zwischen den Betrieben, ermöglicht aber z.B. die Mandantenabrechnung zwischen den Betrieben zu verwenden.

Zwischen Betrieben wechseln

Mandanten wechseln

Nach erfolgreicher Einrichtung der Verknüpfung kannst Du über das Haus-Symbol oben links den anderen Betrieb inkl. Kundennummer sehen. Durch einen Klick darauf, kannst Du dann in diesen Betrieb springen, sofern Deine eingestellte Berechtigung dies zulässt.

TIPP

Um auf einen Blick zu sehen, in welchem Account / Mandanten Du gerade arbeitest, kannst Du auch in jedem Mandanten ein anderes Hintergrundbild einstellen (System - Einstellungen - Anzeigeoptionen).

Parallel mehrere Zugänge öffnen

Das Firefox-Plugin "Multi-Account Containers" erlaubt es Dir zudem, mehrere Winestro.Cloud Zugänge in einem Browser zeitgleich offen zu haben: Bearbeiten mehrerer Container / Umgebungen oder Firefox Einstellungen. Andernfalls würde Firefox Dich bei Anmeldung in einem weiteren Account aus dem ersten Account ausloggen.

Einrichten der Kunden- oder Artikelstammsynchronisation

Allgemein kannst Du in verknüpften Accounts festlegen, dass sowohl Kunden, als auch Artikeldaten mit dem jeweils anderen Account synchron gehalten werden. Das heißt, Du musst Deine Kunden oder Artikel nur noch einmal pflegen. Änderungen werden automatisch mit in den anderen Account, oder auch mehrere andere Accounts übernommen.

Solltest Du an einem oder beiden Punkten Interesse haben, melde Dich zunächst über das Hilfeforum und schreibe uns alle beteiligten Mandantennummern. Für die Synchronisation der Daten fallen keine weiteren Kosten an. Falls wir Dir bei der Einrichtung helfen sollen, stellen wir nur diesen Aufwand ggf. in Rechnung. Sobald die Funktion von unserem Team freigeschaltet wurde, kannst Du die Einrichtung der Synchronisation unter System - Konto - Verknüpfungen beginnen.

Voraussetzungen

1. Du hast die Zugangsdaten zu allen beteiligen Mandanten - mit E-Mail und Passwort.
2. Das Winestro Team hat Dich für die Funktion freigeschaltet.
3. In höchstens einem Account sind bereits Kunden- oder Artikeldaten vorhanden.
4. Fürs Grundverständnis:
   1. Ein Account wird der sogenannte Primary, in diesem dürfen bei der Einrichtung bereits Daten vorhanden sein. Technisch werden die Daten dieses Accounts immer wieder in den/die Secondary übertragen.
   2. Jeder andere Account muss automatisch ein sogenannter Secondary sein. Technisch erhalten Secondarys bei jeder Änderung an Daten eine neuste Version aus dem Primary.

Ablaufplan Kunden- / Artikelstammsynchronisation einrichten

1. Einloggen in den noch leeren Account, welcher der Secondary Account wird.
2. Daten leeren
   1. Kundensynchronisation: Preisgruppen löschen
   2. Artikelsynchonisation: ggf. Artikelgruppen löschen
3. System - Konto - Verknüpfungen öffnen
4. Zunächst eine Verknüpfung einrichten - gebe dazu die Zugangsdaten aus dem zukünftigen Primary ein.
5. Danach bei Kundenstammsynchronisation oder Artikelstammsynchronisation auf Secondary stellen und die Zugangsdaten des Primary eingeben, um eine Anfrage an diesen zu senden.
6. Wechsel in den Primary Account und öffnen dort System - Konto - Verknüpfungen
7. Dort findest Du die Anfrage des Secondary: Gebe dort die Zugangsdaten des Secondary ein, um zu bestätigen.
8. Der Sync ist nun aktiv
9. Wechsle einmal über die Verknüpfung der Accounts zurück in den Secondary
10. Fertig

   Hinweis: Bitte beachte, dass eine Synchronisation von Dir nicht mehr gelöscht werden kann und 
   auch eine nachträgliche Änderung des Primary/Secondary Verhältnisses nicht mehr möglich ist. Eine Anfrage an einen 
   Primary Account kann nur dann gesendet werden, wenn noch keine Daten vorhanden sind.

   Hinweis: Bevor Du eine Synchronisation durchführen kannst, müssen alle entsprechenden Daten im Secondary-Account gelöscht sein.
   Das heißt, Du musst gegebenenfalls das Musterweingut verlassen oder das System auf Werkseinstellungen setzen.  
   Falls Du z.B. nur die Kunden übernimmst, aber unterschiedliche Artikel in den Betrieben anbietest, ist es daher wichtig, 
   dass zuerst die Synchronisation eingerichtet wird und dann die Pflege der restlichen Daten erfolgt.

Kundenstammsynchronisation

Kundenstammsynchronisation

Wenn Du für Deine Accounts nur einen Kundenstamm pflegen möchtest, ermöglicht Dir Winestro.Cloud, dass Du Deinen Kundenstamm mit Deinen anderen Accounts synchron halten kannst. Wenn Du eine Kundenstammsynchronisation wünschst, melde Dich bitte über das Hilfeforum bei uns. Bei der Kundensynchronisation werden folgenden Tabellen abgeglichen:

• Kundenliste
• Lieferadressen
• Ansprechpartner
• Preiskategorien

Jeder Account hat seine eigenen eigenen Preise, aber synchrone Preislisten. Kundengruppen können je nach einstellung unterschiedlich oder gleich sein. Die Zustimmungen zu den Werbekanälen gelten für alle Accounts. Egal in welchem Account eine Änderung an Kundendaten, Lieferadressen, Ansprechpartnern oder Preislisten vorgenommen wird, hat diese Änderung sofortige Auswirkung auf alle Mandanten.

Kundengruppen und Kundengruppen-Zuordnung synchronisieren

Optional kannst Du bei der Einrichtung der Kundenstammsynchronisation auch anhaken, dass die Kundengruppen und die Zuordnung zu diesen ebenfalls synchronisiert werden sollen.

FAQ

• Provisionsempfänger und Kundengruppen werden nicht mit synchronisiert!

Das ist bewusst der Fall, damit Du hier Abweichungen vornehmen kannst. Wir haben das auf vielfachen Wunsch so vorgenommen, da bei den synchronisierten Mandanten vielfach Änderungen möglich sein mussten.

• Früher konnten bei einer Kundensynchronisation Kundendaten nur noch in einem Account bearbeitet werden!

Das ist seit dem Update 11.2021 nicht mehr der Fall. Seitdem kann jeder Account Änderungen an Kundendaten vornehmen.

Artikelstammsynchronisation

Artikelstammsynchronisation

Die Artikelsynchronisation funktioniert analog zur Kundensynchronisation. Du kannst einen Deiner Mandanten als Primary-Account bestimmen. In diesem Account kannst Du die Artikeldaten wie gewohnt pflegen. Der andere Mandant wird zum Secondary-Account. Im Secondary kannst Du keine neuen Artikel anlegen und auch nur die folgenden Felder bearbeiten:

• der Anteil des Selbsterzeugnis
• die Produktionskosten
• die Angaben zu den FiBu-Konten der Artikel
• die Anzahl ab der eine Bestandswarnung angezeigt wird.
• die Auswertung wie lange der Artikel noch vorrätig sein wird.
• die Einstellung aus welchem Lager dieser Artikel vorrangig verkauft werden soll
• wer der Lieferant ist
• wer der Produzent ist
• ob der Bestand überbuchbar ist
• ob der Artikel in einer Mandantenabrechnung integriert ist
• ob der Artikel bei einer Inventur in diesem Account mit betrachtet werden muss.
• die FiBu-Konten des Artikels
• Ob der Artikel in der Kassenschnellauswahl ist, oder nicht in der Kasse angezeigt werden soll.

Umgekehrt bedeutet dies, dass die o.g. Felder nicht mit in den Secondary übertragen werden.

Die Einrichtung der Artikelsynchronisation kann von Dir nicht mehr gelöscht werden. Das Aktivieren dieser Funktion ist nur möglich, wenn Deine Secondary-Datenbank noch leer ist. Hast Du schon Artikel im Secondary angelegt, können wir die Einrichtung nur als Auftragsarbeit anbieten.

FAQ

• Die Bestände werden nicht synchronisiert!

Was auf den ersten Blick vielleicht komisch erscheint, ist völlig korrekt. Es muss immer klar sein, welche Menge eines Artikels dem jeweiligen Mandanten gehört. Würden die Bestände synchron gehalten, würde diese Information verloren gehen. Um dennoch immer einen Überblick über die Bestände zu haben, schaue Dir hierzu bitte unsere Mandantenabrechnung an.

• Die Preise werden nicht synchronisiert!

Das ist auch so gewünscht. Mit einer Synchronisation der Preise wärst Du gezwungen, Deine Artikel immer zum gleichen Preis in jedem Mandanten zu verkaufen. Sonderpreise für Handel, Export etc. wären nicht möglich.

Häufige Fragen und Probleme

Vereinfachte Abrechnung zwischen den Mandanten

Lese hierzu den Artikel Abrechnung zwischen Mandanten

Synchronisation von Aufträgen

Dieses Modul wird gerade erstellt und ist in Kürze verfügbar.

Welche Alternative zur Artikel- und Kundenstammsynchronisation gibt es ?

Wenn sich in Deinen Betrieben zwar viele Artikel und Kunden überschneiden, aber nicht komplett identisch sein sollen, hast Du anstatt einer Synchronisation auch die Möglichkeit, manuell einzelne Kunden oder Artikel mit allen Informationen an den anderen Mandanten zu senden (über folgendes Symbol im Artikel/Kunden: ). Damit sparst Du Dir die Arbeit, den Kunden/Artikel doppelt oder dreifach anlegen zu müssen.