Dokumente und Ausgaben festlegen

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Dokumente

Um Winestro.Cloud richtig anwenden zu können, musst Du Dich zunächst mit den Einstellungen der Software beschäftigen. Darunter fallen auch die Einstellungen der Dokumente, wie Rechnungen oder Lieferscheine. Unter System - Dokumente kannst Du alle Deine Belege, die im Programm erstellbar sind, bearbeiten und anpassen. Im Folgenden werden die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten vorgestellt und erörtert. Sollte die Druckqualität von Dokumenten nicht Deinen Erwartungen entsprechen, folge bitte dieser Anleitung.

Programmhinweis

Achte immer darauf, dass die neuste Version des kostenlosen Adobe PDF-Reader auf Deinem Rechner installiert ist.

Mehr Informationen dazu findest Du hier

Allgemeine private Daten

Übersicht über die Betriebsdaten

Unter System - Dokumente - Allgemein pflegst Du zunächst die Betriebsdaten Deines Unternehmens ein.

Diese Daten werden für viele verschiedene Programmbestandteile - in Form von Autofeldern - benötigt, wie beispielsweise Rechnungen oder dem Versand von E-Mails aus Winestro.Cloud. Fülle diese Kästchen also sehr gewissenhaft und vollständig aus.

Die hier eingetragenen Daten werden automatisch in Rechnungen, Serienbriefe und andere Dokumente übernommen. Wenn Felder unvollständig sind, können auf den Dokumenten wichtige Angaben fehlen. Denke daran, nach dem Eingeben der Daten auf Speichern zu klicken.

Hinweise zu E-Mails

Hier gibst Du die E-Mail-Adresse an, die auf Deinen Dokumenten abgebildet werden soll. Die von Dir angegebene E-Mail-Adresse kann mit der zur Anmeldung verwendeten übereinstimmen, muss sie jedoch nicht!

Bei jeder E-Mail die Du aus Winestro.Cloud versendest, wird die E-Mail Adresse, die Du hier hinterlegt hast, als Antwortadresse eingetragen. Kunden, die auf Deine Mails aus Winestro antworten, werden somit an diese E-Mail Adresse antworten. Stelle daher sicher, dass diese E-Mail-Adresse korrekt und aktiv ist, damit Deine Kund_innen Dich problemlos erreichen können.

Einstellungen zu Bankdaten

Wenn Du einen Bankeinzug (auch SEPA oder DTA genannt) durchführen möchtest, musst Du hierfür zunächst die nötigen Daten in Winestro.Cloud hinterlegen.

1. Gehe in der Navigation zu System → Dokumente.
2. Unter den Privaten Daten findest Du die Option: Einstellungen für DTA-Export (Empfängerkonto).
3. Trage dort Deine vollständigen Bankdaten ein. Erst dann kannst Du Bankeinzugs-Dateien für Deine Rechnungen erstellen.

Diese DTA-Export-Dateien kannst Du anschließend wie folgt abrufen:

1. In der Auftragsliste: Fahre mit Deiner Maus über das -Symbol. Es öffnet sich ein Burgermenü mit dem -Icon, um die passende Datei zu erstellen.
2. In einem weiteren Pop-Up Fenster kannst Du optional eine zweite Zeile für den Verwendungszweck angeben.
3. Anschließend kannst Du im folgenden Pop-Up Fenster entscheiden, ob ein automatischer Zahlungseingang verbucht werden soll.
4. Alternativ kannst Du Bankeinzugs-Dateien auch über den Druckmanager erzeugen – sowohl für einzelne als auch mehrere Rechnungen.

Wichtig: Damit der Export funktioniert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Deine Bankdaten müssen eingetragen sein.
• Die Bankdaten der Kund_innen müssen hinterlegt sein.
• Die Zahlart der Rechnung(en) muss auf Bankeinzug eingestellt sein.

Die erzeugte Datei kannst Du dann entweder in Deine FiBu- oder Banking-Software importieren oder direkt über Dein Online-Banking hochladen und ausführen.

Eine ausführlichere Anleitung findest Du hier.

Zusätzliche Sprachen

Weitere Allgemeine Daten des Accounts

Ab dem Premiumpaket kannst Du die Sprache Deiner Belege anpassen. Bei der Einstellung "Zusätzliche Sprachen für Belege auswählen" hast Du zunächst die Möglichkeit die Sprachen, die Du für Deine Belege benötigst, zu aktivieren. Für jede Sprache, die Du hier auswählst, erhältst Du bei den Dokumenten und Artikeln zusätzliche Sprachen für Deine Textfelder zur Verfügung gestellt. Mehr dazu im Artikel über den Auslandsauftrag.

Standard Währung festlegen

In Winestro.Cloud kannst Du programmübergreifend festlegen, in welcher Währung Deine Dokumente erstellt werden sollen. Zur Auswahl stehen:

• Euro (€)
• Schweizer Franken (CHF)
• US-Dollar ($)
• Britisches Pfund (£)

Auch wenn Du die Währung theoretisch jederzeit ändern kannst, ist davon aus buchhalterischer Sicht dringend abzuraten. Wenn Du z. B. Rechnungen sowohl in Euro als auch in Dollar an Deine Steuerberatung übergibst, kann das zu erheblichen Problemen führen. Außerdem können durch Wechselkurse Unstimmigkeiten entstehen, die sich negativ auf die Auswertungen und die Buchhaltung auswirken. Lege Dich beim Einstieg in Winestro.Cloud auf eine Währung fest – und behalte diese konsequent bei.

Standard für Druckerstellung festlegen

Mit dieser Einstellung legst Du fest, in welchem Format Winestro.Cloud Deine Druckdokumente (z. B. Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine) standardmäßig erzeugt.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• Druckerstellung über PDF:

 Erzeugt ein PDF-Dokument. Dieses Format ist weit verbreitet, leicht zu öffnen und eignet sich gut zum Abspeichern, Drucken oder E-Mail-Versand. → Empfohlene Standardoption.

• Druckerstellung über PostScript:

 Erstellt ein PostScript-Dokument (Dateiendung: .ps). Dieses Format wird vor allem in professionellen Druckumgebungen verwendet – z. B. bei externen Druckdienstleistern oder älteren Drucksystemen. Nur verwenden, wenn explizit benötigt.

Tipp: In den meisten Fällen solltest Du die PDF-Option verwenden. Sie ist einfacher in der Handhabung und funktioniert mit nahezu allen Geräten und Programmen.

Rechnung

Einstellungen des Rechnungsformulars

Im Reiter "Rechnung" legst Du fest, welche Inhalte auf Deiner Rechnung angezeigt werden sollen – dem wichtigsten Beleg in Deinem Betriebsablauf.

In diesem Artikel zeigen wir Dir im Detail, welche Bestandteile die Rechnung hat und wie Du sie individuell gestalten kannst.

Hinweis: Stelle sicher, dass Du die aktuellste Version des Adobe Acrobat Readers installiert hast. Nur so werden PDFs korrekt dargestellt.

Weitere mögliche Fehlerquellen (z. B. unscharfe oder unvollständige Anzeige) findest Du hier.

Rechnungsdaten einstellen

Die hier eingestellten Daten wirken sich teilweise auch auf andere Geschäftsdokumente wie Angebote, Mahnungen oder Kundenbriefe aus. Rechts findest Du eine Abbildung mit allen Bausteinen, die Du auf Deiner Rechnung individuell gestalten kannst.

1. Briefpapier hochladen & als Hintergrund festlegen

Klicke auf "Neues Briefpapier anlegen", um zur Briefpapier-Verwaltung zu gelangen. Alternativ erreichst Du die Seite über Post - Briefe - Briefpapier. Dort kannst Du bis zu 30 verschiedene PDF-Dateien hochladen und verwalten.

Nachdem Du Dein gewünschtes Briefpapier hochgeladen hast, kannst Du es in den Rechnungseinstellungen als Hintergrund auswählen. Nutze dafür das Dropdown-Menü im entsprechenden Feld.

Du kannst für die erste Seite und für Folgeseiten unterschiedliche Briefpapiere auswählen, oder für beide das gleiche verwenden.

2. Vorlage ansehen

Da die Rechnung aus vielen verschiedenen Bausteinen besteht, findest Du hier eine PDF-Vorlage zur Orientierung. Klicke auf "Vorlage ansehen", um die Vorlage zu öffnen. Darin sind alle Elemente beschriftet, die Du in den folgenden Punkten anpassen kannst.

3. Adressfenster

Hier werden die Adressen angezeigt, wie sie später im Sichtfenster des Kuverts erscheinen. Mit dem entsprechenden Häkchen kannst Du festlegen, ob zusätzlich zur Rechnungsadresse auch die Absenderadresse auf der Rechnung erscheinen soll.

• Die Rechnungsadresse wird automatisch aus dem jeweiligen Auftrag übernommen.
• Die Absenderadresse stammt aus dem Bereich "Anschrift" in Deinen Privaten Daten (siehe Punkt 2.).

4. Erweiterte Adressangabe

In diesem Abschnitt kannst Du zusätzliche Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse angeben. Du kannst entscheiden, ob das Feld schmal oder breit dargestellt werden soll.

Mehrsprachigkeit: Ab dem Premium-Paket kannst Du dieses Feld – und weitere Textfelder (siehe Punkte 6, 7, 9, 10) – mehrsprachig pflegen. Aktiviere dazu die gewünschten Sprachen im Reiter "Allgemein" die Option "Zusätzliche Sprachen für Belege auswählen". Danach erscheinen im blauen Bereich über dem erweiterten Adressfeld Sprachkürzel (z. B. „DE“, „EN“, „FR“, usw.). Per Klick auf die Kürzel wechselst Du zwischen den Sprachen. Welche Sprache letztlich auf der Rechnung angezeigt wird, hängt von der bei den Kundendaten hinterlegten Sprache ab.

5. Geschäftszeile

In der Geschäftszeile werden zentrale Beleginformationen angezeigt – etwa das Datum oder die Auftragsnummer. Du kannst jedes der sechs Felder individuell anpassen, indem Du auf das Bearbeitungssymbol klickst.

In der Bearbeitungsmaske kannst Du:

• eine Überschrift vergeben (Freitext)
• einen Inhalt auswählen – meist über ein Autofeld

Wenn das Inhaltsfeld leer bleibt, wird die jeweilige Zeile nicht auf dem Beleg angezeigt.

6. Überschrift der Rechnung

Die Überschrift der Rechnung wird automatisch, samt Rechnungsnummer(z. B. „Rechnung Nr. 123“), gesetzt.

7. Adressanrede und Kopftext

Mit dem Häkchen bei "Sehr geehrter Herr Max Mustermann," aktivierst Du die automatische Anrede auf der Rechnung. Voraussetzung dafür ist, dass die Anrede korrekt in der Kundenakte gepflegt wurde.

Der Kopftext ist ein einleitender Abschnitt, den Du frei formulieren kannst – z. B. eine freundliche Begrüßung oder Hinweise zur Bestellung.

8. Positionstabelle, Rechnungsdaten und Rechnungsbeträge

Die Inhalte in diesem Bereich werden automatisch aus dem Auftrag übernommen und können nicht manuell verändert werden. Welche Summen oder Steuerarten angezeigt werden, hängt vom Kundentyp ab.

Die Texte für Zahlungsziel und Skonto-Hinweise kannst Du unter System - Einstellungen - Rechnungen - Zahlungsarten anpassen.

Mit dem Bearbeitungssymbol oben links über der Tabelle kannst Du die Farben von Rahmen und Schrift anpassen. Nach dem Klick öffnet sich eine Maske, in der Du Farbwerte als Hex-Code eingeben kannst – z. B. passend zu Deiner Corporate Identity oder Logofarbe.

Tipp: Wenn Du den genauen Farbcode nicht kennst, kannst Du ihn mit dem Color Picker oder der Farbpipette vom Firefox-Browser einfach ermitteln.

9. Fußtext

Im Fußtext kannst Du einen beliebigen Abschlusstext einfügen – z. B. Dank, Zahlungsbedingungen oder rechtliche Hinweise.

10. Rechnungsfuß

Hier findest Du vier zusätzliche Textfelder, die Du frei befüllen kannst. Wenn Du diese Angaben bereits in Deinem Briefpapier eingebaut hast (z. B. Bankverbindung oder USt-ID), kannst Du die Felder leer lassen.

11. Rechnung speichern und ansehen

Um Deine Änderungen zu übernehmen, klicke auf "Speichern". Mit einem Klick auf "Rechnung ansehen" öffnest Du eine Vorschau im PDF-Format, in der Du das Ergebnis überprüfen kannst.

Erweiterte Rechnungseinstellungen

Erweiterte Rechnungseinstellungen

Verwendung von Falzmarken

Wenn Du das Häkchen bei "Falzmarken einfügen" setzt, werden auf Deiner Rechnung Falzmarken angezeigt.

Falzmarken erleichtern das korrekte Falten von Briefen oder Dokumenten – z. B. für Kuverts mit Sichtfenster. Wie diese genau aussehen, kannst Du Dir in der Vorlage anschauen.

Verwendung des Briefpapiers

Hier kannst Du einstellen, ob das Briefpapier nur bei E-Mail-Versand verwendet werden soll. Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn Du vorgedrucktes Briefpapier im Drucker nutzt. Dadurch wird verhindert, dass das Briefpapier digital auf das echte Papier „gedruckt“ wird.

Mehr Informationen dazu findest Du im Artikel Briefpapier.

Abstände anpassen

In diesem Bereich passt Du die Seitenränder und Abstände der Dokumente an, um beispielsweise Platz zu sparen oder vorhandenes Geschäftspapier zu berücksichtigen. Alle Werte werden in Millimetern (mm) eingegeben.

• Setze das Häkchen bei "Standard-Einstellungen verwenden", um die DIN-Standardwerte automatisch zu übernehmen / rückgängig zu machen.

Hinweis: Der Abstand Seitenrand oben wirkt sich erst ab der zweiten Seite aus. Die Abstände auf der ersten Seite werden durch die Platzierung der einzelnen Rechnungselemente definiert.

Schriftart und -größe

Du kannst zwischen vier vorinstallierten Schriftarten wählen und außerdem die Schriftgröße anpassen.

• Wir bieten auch die Möglichkeit, eine eigene Schriftart in Dein System zu integrieren. Diese wird dann auf allen Geschäftsdokumenten verwendet – mit Ausnahme von Briefen
• Die Einrichtung kostet einmalig 100 €. Melde Dich bei Interesse einfach über das Forum.
• Sollte die Schrift kostenpflichtig sein, benötigen wir die Lizenz sowie die Datei im ".ttf"-Format.

Die Datei findest Du auf Windows-Systemen unter: Systemsteuerung → Schriftarten Oder nutze einfach die Windows-Suchfunktion mit dem Begriff „Schriftart“.

Linien der Artikeltabelle

Hier kannst Du festlegen, wie die Linien in der Artikeltabelle dargestellt werden sollen:

• Linie unter dem Tabellenkopf: durchgezogen / gepunktet / keine
• Linie vor den Zahlungsangaben: durchgezogen / gepunktet / keine
• Linien zwischen den Positionen: anzeigen oder ausblenden

Positionsnummern

Du kannst entscheiden, ob Positionsnummern in der Tabelle angezeigt oder ausgeblendet werden sollen – einfach über das entsprechende Häkchen.

Sektsteuer ausweisen

Wenn Du Sektsteuer erheben musst, kannst Du diese durch ein Häkchen auf der Rechnung ausweisen lassen.

Artikelnummern

Aktiviere dieses Feld, um Artikelnummern in der Tabelle darzustellen – oder lasse sie bei Bedarf ausblenden.

Mehrwertsteuer in der Artikeltabelle anzeigen

Mit dieser Option bestimmst Du, ob die Mehrwertsteuer für jeden Artikel in der Tabelle angezeigt wird – oder nur dann, wenn unterschiedliche Steuersätze im Dokument verwendet werden.

USt-IdNr. des Kunden anzeigen

Mit einem Häkchen kannst Du festlegen, ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Kunden auf der Rechnung erscheinen soll.

Weitere Dokumente & Belege

Alle weiteren Dokumente – also Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Gutschriften, Provisionsabrechnungen usw. – nutzen dieselben Grundeinstellungen wie Rechnungen. Dazu zählen unter anderem das verwendete Briefpapier, die Seitenränder sowie die Geschäftszeile.

Lediglich Kopf- und Fußtext unterscheiden sich von Dokument zu Dokument und können jeweils individuell angepasst werden. Die entsprechenden Textfelder findest Du in den jeweiligen Reitern. Vergiss nicht, nach jeder Änderung auf Speichern zu klicken, um Deine Anpassungen zu übernehmen. Auch in diesen Dokumenten ist die Verwendung von Autofeldern möglich.

Mit dem Premium-Paket kannst Du zudem unterschiedliche Briefpapiere für verschiedene Belegarten nutzen. Zusätzlich lassen sich Kopf- und Fußtexte auch in jeder Kundenakte kundenspezifisch hinterlegen.

Angebot

Zusätzlich zu den frei gestaltbaren Textfeldern im Angebot kannst Du über mehrere Häkchen weitere Einstellungen vornehmen:

• Anrede setzen: Wenn aktiviert, wird automatisch eine personalisierte Anrede wie „Sehr geehrte Frau Müller“ eingefügt (sofern die Kundendaten gepflegt sind).
• Zahlungshinweise ausblenden: Damit kannst Du z. B. bei unverbindlichen Angeboten die standardmäßigen Zahlungsinformationen entfernen.
• Zahlungssummen ausblenden: Diese Option blendet die Gesamtsummen des Angebots aus – etwa, wenn Du nur Positionen auflisten, aber keine Preise zeigen möchtest.
• Liefer- statt Rechnungsadresse verwenden: Nutze diese Option, wenn im Angebot die Lieferadresse statt der Rechnungsadresse angezeigt werden soll.

Darüber hinaus verfügt das Angebotsmodul über einen eigenen, fortlaufenden Nummernkreis, der automatisch mit 1 beginnt und bei jedem neuen Angebot um eins erhöht wird.

Auftragsbestätigung & Bestellung

Die Auftragsbestätigung funktioniert technisch und inhaltlich identisch zum Angebot

Der Bestellungsbeleg funktioniert technisch weitgehend identisch zum Angebot bzw. zur Auftragsbestätigung.

Hinweis: Die Einstellung Lieferadresse statt Rechnungsadresse verwenden entfällt beim Bestellungsbeleg, da es sich hierbei um eine Bestellung handelt und die Lieferadresse in der Regel die eigene ist.

Mehr Informationen zum Umgang mit Bestellungen findest Du im Artikel Zu-/Einkauf von Waren.

Lieferschein

Neben den üblichen Textfeldern für Kopf- und Fußtexte kannst Du für Lieferscheine folgende zusätzliche Einstellungen vornehmen:

• Anrede setzen: Wenn aktiviert, wird automatisch eine personalisierte Anrede wie „Sehr geehrte Frau Müller“ eingefügt (sofern die Kundendaten gepflegt sind).
• Flaschenanzahl und Gewicht (kg) ausweisen: Diese Informationen müssen im jeweiligen Artikel gepflegt sein. Artikel, die die Einstellung "Flaschenanzahl mitrechnen" nicht aktiviert haben, werden nicht mitgerechnet.
• Artikel im Lieferschein aufsummieren: Desweiteren kannst Du darüber entscheiden ob Artikel auf Lieferscheinen aufsummiert oder einzeln aufgelistet werden sollen. Diese Einstellung hat auch zur Folge, dass Artikel, die bereits auf einem erzeugten Lieferschein aufgeführt sind, auf einem zweiten Lieferschein nicht nochmal erscheinen. Mehr dazu findest Du im Artikel zur Sammelrechnung.
• Artikel im Lieferschein einzeln ausweisen (Standard)
• Artikel nach Regalplatz sortiert ausgeben

Nummernkreis für Lieferscheine

Die Nummerierung von Lieferscheinen unterscheidet sich von anderen Belegen: Sie beginnt innerhalb jedes Auftrags bei 1 und zählt dort automatisch weiter (z. B. 1, 2, 3 …). Dadurch kann es vorkommen, dass viele Lieferscheine mit der Nummer „1“ existieren.

Tipp: Du kannst im Nummernkreis auch ein Autofeld wie [auftragsnummer] voranstellen – z. B. [auftragsnummer] -. Dann werden die Lieferscheine innerhalb des Auftrags automatisch in der Form 250000 - 1, 250000 - 2 usw. nummeriert. So bleibt die Verbindung zum zugehörigen Auftrag direkt erkennbar. Alternativ kannst Du die Auftragsnummer auch separat in der Geschäftszeile anzeigen lassen.

Weitere Hinweise

Auch im Lieferschein kannst Du Autofelder nutzen. Kopf- und Fußtexte lassen sich individuell anpassen.

Spedition

Mehr Informationen dazu findest du hier.

Gutschrift

Bei der Gutschrift kannst Du lediglich einstellen, ob die Anrede durch das Setzen eines Häkchens abgebildet werden soll.

Weitere Kopf- und Fußtexte lassen sich – wie bei den anderen Belegen – individuell anpassen. Auch Autofelder stehen Dir zur Verfügung.

Wichtig: Mehr Informationen zur Unterscheidung zwischen Gutschrift und Stornierung findest Du im Artikel Gutschrift VS Storno. Dort wird erklärt, wann welches Dokument sinnvoll eingesetzt werden sollte.

Reservierungsbeleg

Beim Reservierungsbeleg kannst Du folgende Einstellungen vornehmen:

• Anrede setzen: Durch das Setzen eines Häkchens wird die Anrede auf dem Beleg abgebildet.
• Zahlungshinweise ausblenden: Entfernt alle Zahlungsinformationen vom Dokument.

Zusätzlich kannst Du wie bei anderen Belegen auch individuelle Kopf- und Fußtexte sowie Autofelder verwenden.

Die Nummerierung der Reservierungsbelege startet jeweils bei 1 und zählt automatisch bei jeder neuen Reservierung hoch.

Reservierungsbelege bilden die Grundlage für die Verwaltung von Warenreservierungen im System. Weitere Informationen dazu findest Du im Artikel Reservierungen.

Sonderbelege (Premium-Funktion)

Ab dem Premium-Paket kannst Du bis zu 7 zusätzliche Belegarten anlegen – sogenannte Sonderbelege. Diese kannst Du flexibel gestalten und beispielsweise für den Export, innerbetriebliche Abläufe oder andere Sonderfälle nutzen.

Die Felder lassen sich dabei – analog zur Rechnung – vollständig frei befüllen: Du kannst eine eigene Geschäftszeile, ein erweitertes Adressfeld oder eigene Fußzeilen verwenden.

Hinweis: Wenn Du bestimmte Felder leer lässt, werden diese automatisch aus den Standard-Rechnungseinstellungen übernommen. Davon ausgenommen sind jedoch die Felder Überschrift, Kopftext und Fußtext – diese müssen individuell ausgefüllt werden.

Folgende zusätzliche Einstellungen stehen zur Verfügung:

• Anrede setzen
• Zahlungshinweise ausblenden
• Zahlungssummen ausblenden
• Liefer- statt Rechnungsadresse verwenden

Darüber hinaus kannst Du für jeden Sonderbeleg eine interne Bezeichnung festlegen. Wenn Du das Häkchen bei „Beleg in Aufträgen anzeigen“ setzt, erscheint dieser auch zur Auswahl in der Auftragserstellung.

Die Konfiguration der Sonderbelege orientiert sich in vielen Punkten an den regulären Rechnungsoptionen. Siehe dazu den Abschnitt dieses Artikels zur Rechnung für eine ausführliche Beschreibung der verfügbaren Felder.

Mahnungen

Mahnungen

Mit Winestro.Cloud kannst Du selbstverständlich auch Mahnungen erstellen. Um eine Mahnung zu erzeugen, öffne den entsprechenden Auftrag. Auf der rechten Seite findest Du das grüne Plus-Symbol . Dort kannst Du ein neues Dokument anlegen – darunter findest Du auch die Option zur Mahnungserstellung.

Die Mahnung kannst Du anschließend direkt ausdrucken oder per E-Mail versenden.

Beim Erstellen der Mahnung werden die im jeweiligen Auftrag hinterlegten Texte, Mahnkosten und Einstellungen verwendet. Diese werden bei der Auftragserstellung aus den Systemeinstellungen übernommen, lassen sich aber im Reiter Text innerhalb des Auftrags noch individuell anpassen.

Um reibungslos arbeiten zu können, solltest Du gleich zu Beginn der Nutzung von Winestro.Cloud die zentralen Einstellungen für Mahnungen vornehmen. Gehe hierzu unter System - Dokumente - Mahnung.

Dort kannst Du:

• die Zahlungsfristen und Mahngebühren für bis zu drei Mahnstufen festlegen,
• eigene Überschriften sowie Kopf- und Fußtexte je Stufe hinterlegen,
• bei Nutzung des Export-Pakets: mehrsprachige Texte anlegen.

Vergiss nicht, am Ende auf Speichern zu klicken.

Probleme bei Mahnungen

Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Mahnungen erzeugt werden, bevor die entsprechenden Texte und Einstellungen gesetzt wurden. In diesem Fall bleiben die Textfelder in der Mahnung leer – da diese Informationen nicht automatisch rückwirkend aktualisiert werden.

Lösung: Du kannst den Auftrag anpassen, indem Du auf dieses Symbol klickst . Damit werden die aktuellen Kunden- und Systemeinstellungen (inkl. Mahntexte) in den Auftrag übernommen.

Mahnungen in Kombination mit Gutschriften

Dieses Thema lässt sich gut mit einem Fallbeispiel erklären:

Beispiel: Ein Kunde erhält eine fehlerhafte Lieferung oder es tritt ein Versandbruch auf. In diesem Fall wird eine Gutschrift benötigt.

1. Öffne die betreffende Rechnung und wechsle zum Reiter Positionen.

 Bearbeite die letzte Position, sodass die Menge korrekt der Gutschrift entspricht.

1. Erstelle dann über das grüne Symbol eine Gutschrift.
2. Unter Dokumente siehst Du nun sowohl die ursprüngliche Rechnung als auch die Gutschrift.

Wenn der Kunde anschließend nicht zahlt und Du eine Mahnung erzeugst, bezieht sich diese auf den vollen Rechnungsbetrag – die Gutschrift wird nicht automatisch abgezogen.

Wichtig: Bevor Du die Mahnung erstellst, musst Du:

• die ursprüngliche Rechnung im Reiter Positionen korrigieren (z. B. korrekte Flaschenanzahl),
• dann im Reiter Dokumente über das grüne Symbol die Rechnung aktualisieren.

Erst danach sollte die Mahnung erstellt werden.

Achtung: Erstelle in diesem Fall keine neue Rechnung, sondern aktualisiere die bestehende. Falls der Auftrag bereits als abgeschlossen markiert ist, lässt sich die Rechnung aus rechtlichen Gründen nicht mehr bearbeiten. In diesem Fall solltest Du dem Kunden den vollen Betrag in Rechnung stellen und die Differenz über eine Gutschrift zurückerstatten.

Provisionsabrechnungsbeleg

Eine besondere Einstellungsmöglichkeit dieses Beleges besteht darin, den Mehrwertsteuersatz für die Provisionen festzulegen. Dieser kann separat eingestellt werden und gilt speziell für die Provisionsbeträge. Mehr Informationen zu diesem Thema findest du hier.

Häufige Fragen und Probleme

Ich habe Änderungen unter System vorgenommen, sehe diese aber nicht auf den Belegen

In dem Moment, in dem Du einen neuen Auftrag anlegst, werden alle Texte für diesen Auftrag aus Deinen Systemeinstellungen übernommen. Änderst Du im Nachhinein die Texte in den Systemeinstellungen, hat das keine Auswirkung auf bereits bestehende Aufträge oder erstellte Dokumente. Du musst diesen Auftrag erstmal an die neuen Gegebenheiten anpassen, idem Du auf das -Icon im Auftrag (oben links in der Icon Leiste) klickst.

Ich möchte den Tabelleninhalt meiner Belege ändern

Der tabellarische Hauptteil der Belege (z. B. Positionen mit Artikelnummer, Menge, Preis, MwSt usw.) kann aus Sicherheits- und Konsistenzgründen nicht von Dir selbst verändert werden.

Aus buchhalterischen und rechtlichen Gründen ist es nicht vorgesehen, dass Du eigenständig Spalten entfernst oder Inhalte veränderst – beispielsweise um versehentlich keine Preise oder Steuersätze zu löschen.

Wenn Du dennoch Anpassungen benötigst, wie z. B.:

• Reihenfolge der Spalten ändern
• Spalten hinzufügen oder entfernen
• Spaltenbreiten anpassen
• Inhalte in der Tabelle anpassen

Dann melde Dich bitte über das Hilfeforum via Ticket. Diese Arbeiten erfolgen im Rahmen einer kostenpflichtigen Auftragsarbeit und werden mit 150 € / Stunde berechnet.

Solche individuellen Anpassungen werden vom Winestro.Cloud-Team umgesetzt, damit die technische Integrität und korrekte Darstellung auf allen Dokumenten gewährleistet bleibt.