Reservierungen

Reservierungen ermöglichen es Ihnen sicher zu stellen, dass Sie Ihre wichtigsten Kunden auch mit den notwendigen Artikeln beliefern können. In Weinbau-online gibt es das einfache positionsbasierte, das einfache belegbasierte, und das erweiterte Reservierungssystem. Wie das zu verstehen ist, lesen Sie in diesem Artikel. Sie sollten sich bestenfalls vor der ersten Reservierung für eines der Systeme entscheiden.

Achtung: Die Systeme sind zwar rein technisch kombinierbar,
Wir empfehlen die Kombination jedoch nicht, da sonst je nach
Betriebsgröße schnell Chaos in die Bestände kommt.

Grundlegender Unterschied

Der grundlegende Unterschied der beiden Reservierungsarten "Einfach" und "Erweitert" liegt darin, dass alle Methoden des einfachen Systems das Erzeugen eines neuen Auftrages voraussetzen um Bestände vorzumerken. Im Gegensatz dazu arbeitet das erweiterte System mit dem Anlegen von neuen Reservierungen vor Erzeugen eines Auftrages und hat auch einen eigenen Menüpunkt unter Artikel - Reservierung.

Mögliche Bestandsanzeigen

Siehe auch folgende Abbildungen.

Anzeige Bestand im Auftrag

Anzeige Bestand/Reservierungen/Sperrungen in der Bestandsliste

Übersicht der Sperrungen via Vorgangsliste

Aktueller Bestand

Der aktuelle Bestand eines Artikels beschreibt die tatsächlich im Lager vorhandenen Flaschen, summiert also freie und reservierte bzw. gesperrte Artikel. Die Zahl wird unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand angezeigt, und auch beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag.

Freier Bestand

Der freie Bestand eines Artikels ist der aktuelle Bestand abzüglich Reservierungen und Sperrungen. Also die Menge an Artikeln welche noch verkauft oder reserviert werden können. Die Zahl wird unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand angezeigt, und auch beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag.

Reservierter Bestand

Der reservierte Bestand eines Artikels zeigt die Summe aller reservierten Artikel an. Das umfasst die Reservierungen via dem einfachen belegbasierten, sowie dem erweiterten Reservierungssystem. Die Zahl wird unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand angezeigt, und auch beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag.

Sperrungen

Der gesperrte Bestand eines Artikels ist die Menge an Artikeln, welche zu dem Zeitpunkt über das Einfügen von Positionen in einen Auftrag blockiert sind. Das heißt bei Aktivierung der entsprechenden Einstellung, alle Aufträge mit Positionen, aber noch ohne Rechnung. Der gesperrte Bestand wird nicht unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand angezeigt, und auch nicht beim Einfügen eines Artikels in einen Auftrag. Die Sperrungen eines Artikels kann man lediglich über die Vorgangsliste (ganz unten) einsehen.

Einfaches Reservierungssystem

Es gibt bereits ohne Aktivierung des erweiterten Reservierungssystems mehrere Methoden, mit denen es sich einfach arbeiten lässt. Diese beiden Methoden sollten nicht miteinander kombiniert werden. Sie reduzieren sonst den freien Bestand in doppeltem Maße.

Methode 1 - Blockieren durch Positionsliste

Die aktuellen Bestände der Artikel werden direkt reduziert, sobald die Position zu einem Auftrag hinzugefügt wurde. Hierbei erscheinen die Artikel in den Beständen nicht extra als reserviert, sondern direkt wie "verkauft". Nur bei Öffnen einer Vorgangsliste der betreffenden Artikel sind diese "Sperrungen" des Bestands ganz unten aufgeführt und somit noch von der Bestandsminderung durch Rechnungserstellung zu unterscheiden.

Wir empfehlen, diese Methode zu nutzen, wenn Sie ein Betrieb sind:

• a. mit hohem Auftragsvolumen und überschaubaren Beständen und
• b. in dem normalerweise mehrere Personen gleichzeitig (ggf. auch standortunabhängig) an der Auftragsverwaltung arbeiten.

Diese Methode sollte grundsätzlich nur allein verwandt werden.

Methode 2 - Blockieren durch Belege/AB

Sie können die Artikel zu einem Auftrag reservieren, indem Sie eine Auftragsbestätigung und/oder einen Auftrag und/oder einen Lieferschein erstellen (im jeweiligen Auftrag unter dem Reiter Dokumente) und dort den Haken „Bestand reservieren“ aktivieren. Die Artikel auf diesem Dokument werden dann vom freien Bestand abgezogen. Auf den aktuellen Bestand hat die Reservierung keinen Einfluss, nur auf den freien Bestand. Sobald Sie eine Rechnung für den Auftrag mit der Reservierung erstellen, wird die Reservierung aus dem System gelöscht.

Wir empfehlen, diese Methode zu nutzen, wenn Sie ein Betrieb sind:

• a. mit relativ überschaubaren Reservierungen/Vorbestellungen und
• b. in dem normalerweise nur eine oder höchstens zwei Personen gleichzeitig an der Auftragsverwaltung arbeiten.

Beispiel einer einfachen Reservierung

Automatisches Erstellen von Reservierungen via Auftragsbestätigung Sie können direkt beim Erstellen einer Auftragsbestätigung automatisch den entsprechenden Bestand reservieren. Wählen Sie dazu unter System - Einstellungen - Auftragsbest. bei Bestands-Reservierung die entsprechende Option "Beim Erstellen automatisch Bestand reservieren" und klicken Sie anschließend auf Speichern. Übrigens: Es werden immer nur die Artikel der aktuellsten Auftragsbestätigung reserviert. Bleibt man dabei, den Haken für die Reservierung selbst

Aufheben von Reservierungen Mit dem Erstellen einer Rechnung für den entsprechenden Auftrag wird jede Reservierung für diesen Auftrag automatisch aufgehoben. Weitere Reservierungen für diesen Auftrag sind nun nicht mehr möglich.

Achtung: Die Flaschenzahl auf dem Beleg auf dem die Reservierung
basiert darf nicht höher sein als auf der Rechnung.
Wenn Sie zwischen Reservierung und Rechnungsstellung die Positionen 
im Auftrag verändern, sollten Sie den Reservierungsbeleg löschen und
neu erstellen!

Erweitertes Reservierungssystem:

Dieses System kann von Nutzern des Komplett-Pakets und höheren Versionen wahlweise freigeschaltet werden.

Die Abbildung zeigt Ihnen die Funktionen der Bearbeitungsmaske für Reservierungen.

Anlegen einer Reservierung

Bearbeiten bestehender Reservierungen

Erstellen von Reservierungen

Um eine Reservierung anzulegen, gehen Sie auf neu[+], suchen den gewünschten Kunden und bestätigen mit einem Klick auf den grünen Pfeil, suchen den gewünschten Artikel und bestätigen auch hier mit einem Klick auf dem grünen Pfeil. Tragen Sie dann noch die gewünschte Anzahl ein und klicken auf speichern. Die Reservierungen werden vom freien Bestand abgezogen und werden in den Bestandslisten sowie im Kunden extra aufgeführt.

Aufheben von Reservierungen via Rechnungsstellung

Wenn Sie eine Rechnung für einen Kunden erstellen und ein Artikel mit einer Reservierung für diesen Kunden auf der Rechnung erfasst ist (wird über ein kleines Buchsymbol angezeigt, siehe Abb.), wird die Reservierung entsprechend angepasst.

   Beispiel: Sie reservieren 1000 Flaschen vom Wein 1410 für Herrn Mustermann. 
   Auf der nächsten Rechnung stellen Sie 200 Flaschen in Rechnung. 
   Die Reservierung für diesen Kunden wird dann automatisch auf 800 angepasst.

Sie können einen Auftrag auch direkt aus der Reservierungsübersich nach Kunde auch mit Klick auf das jeweilige Auftrags-Symbol erzeugen. Wenn Sie nur einen Teil der Ware in den Auftrag aufnehmen möchten, reicht das Abändern der Artikelmenge im Auftrag vor der Rechnungssstellung, der Rest bleibt dann als Reservierung bestehen.

Aufheben von Reservierungen durch Löschen

In der erweiterten Reservierungsübersicht und in der Kundenakte unter dem Reiter "Artikel" können Reservierungen auch via Klick auf den Mülleimer gelöscht werden.

Nachträgliches Ändern des Systems

Natürlich können sich die Voraussetzungen im Betrieb und der Bedarf an einem Reservierungssystem im Laufe der Zeit ändern. Hier bekommen Sie einige Tipps auf was Sie achten sollten, wenn Sie Ihre Methode ändern wollen oder müssen.

Erweitert >> Einfach via Beleg

Wenn Sie das Reservierungssystem von Erweitert nachträglich auf Einfach via Beleg wechseln möchten, heben Sie vorab am besten alle bestehenden Reservierungen auf, via Erstellung einer Rechnung/Verkauf oder anderweitiges löschen der Reservierung.

Einfach via Positionen >> Einfach via Beleg oder Erweitert

Die Sperrfunktion sollte bei einer Änderung auf Einfach via Beleg oder Erweitert zuerst deaktiviert werden; Achtung: alle so geblockten Bestände werden automatisch sofort wieder frei.

Einfach via Beleg >> Erweitert

Ein Upgrade von Einfach via Beleg auf Erweitert ist möglich, ohne zuvor bestehende Reservierungen aufzuheben. Die zu dem Zeitpunkt noch offenen Reservierungen via Beleg werden in der erweiterten Ansicht angezeigt und können hier auch noch weiter verwaltet werden. Die einzige Funktion des einfachen Systems die hier wahlweise für neue Aufträge zusätzlich erhalten bleiben kann, ist das automatische Reservieren von Artikeln auf einer Auftragsbestätigung. Damit werden aber die Artikel eines jeden Auftrags mit einer AB automatisch reserviert, es kann nicht je nach Auftrag entschieden werden.