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Reports

Mit Reports können Sie sich in wenigen Schritten eine eigene Statistik erstellen und abspeichern. So können Sie sich mit nur einem Klick jederzeit die für Sie wichtigen Informationen aus dem Programm ziehen. Sie finden diese Funktion unter Statistik - Reports.


Liste aller angelegten Reports

In der Übersichtsliste finden Sie alle Reports, sortiert nach Bearbeitungsdatum. Klicken Sie auf das Lupensymbol um sich die Ergebnisse des Reports anzeigen zu lassen. Mit einem Klick auf das Stift-Symbol können Sie die bereits erstellen Reports bearbeiten und somit auch für zukünftige Reports Änderungen vornehmen. Reports, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie mit einem Klick auf das Lösch-Symbol löschen.

Neuen Report anlegen

Um einen neuen Report anzulegen, klicken Sie in der Übersichtsseite (einfach auf ).

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Namen und Ausgangsstatistik festlegen

Nach dem Anlegen eines neuen Reports, legen Sie unter "Report bearbeiten" den Namen des Reports und die Ausgangsstatistik fest. Die Ausgangsstatistiken können auch im Nachhinein wieder verändert werden. Hier geben Sie die Art der Statistik an, auf der der Report basieren soll. Sie haben folgende Wahlmöglichkeiten:

- Umsätze nach Belegen (Gibt Ihnen alle Umsätze nach Rechnungen wieder) - Zahlungseingänge (Gibt ihnen zu allen Aufträgen die Zahlungseingänge wieder) - Bestandsvorgänge (Analysiert alle Bestandsvorgänge Ihrer Artikel wie Verkauf, Bruch etc.) - Umsätze nach Artikeln (Gibt Ihnen die Umsätze von Rechnungen je Artikel wieder) - Auftragsübersicht (Gibt Ihnen zu Aufträgen eine Übersicht der noch ausstehenden Beträge) - Neukunden (Gibt Ihnen eine Übersicht über die Anzahl und den Umsatz von Neukunden in einen bestimmten Zeitraum) - Gutrschriften (Gibt Ihnen eine Übersicht aller Gutschriften aus) - Artikel / Rechnungsstatistik (Gibt Ihnen die Umsätze von Rechnungen je Artikel wieder)

Klicken Sie im nächsten Schritt auf "Statistik erstellen" und Sie gelangen automatisch in den Reiter "Einstellungen" des Reports, um weitere detaillierte Einstellungen vornehmen zu können.#

Reportanlage.png

Gruppierung festlegen

Die Einstellung zur Gruppierung stellt neben der Wahl der Ausgangsstatistik sicherlich die wichtigste Einstellung zu Ihrem Report dar. Mit der Auswahl der Gruppierung legen Sie nämlich fest, nach welchen verschiedenen Gruppierungen die Werte ihrer Statistik ausgewiesen werden sollen.

Die Möglichkeiten der Gruppierung sind je nach Ausgangsstatistik unterschiedlich. Beispiel: Wenn Sie als Ausgangsstatistik "Umsätze nach Belegen" gewählt haben, können Sie als Gruppierung beispielsweise "Kundengruppe" oder "Zahlungsart" auswählen. Im ersten Fall werden Ihnen die Umsätze aufsummiert je nach Kundengruppe, im zweiten Fall aufsummiert je nach Zahlungsart ausgewiesen. Die Wahl der Gruppierung hängt also sehr stark damit zusammen, welche Fragestellung Sie mit dem Report beantworten wollen.

Achtung: Wenn Sie als Gruppierung "Kundengruppe" auswählen, können die Gesamtumsätze stark erhöht sein, da Kunden in beliebig vielen Kundengruppen enthalten sein können.

Gruppierung.png

Sortierung

Bei diesem Punkt legen Sie fest, nach welchem Kriterium die Statistik sortiert werden soll. Soll Sie beispielsweise nach Datum oder doch nach Kundenname und damit alphabetisch sortiert werden? Oder macht es Sinn sich die Statistik sortiert nach Ländern ausgeben zu lassen?

Sortierung.png

Ausgabeart und Darstellungsformat festlegen

Hier legen Sie fest, wie die Grafik und wie die Tabelle der Statistik aussehen soll. Wähglen Sie "Zeitreihe", dann bekommen Sie in der Grafik einen zeitlichen Verlauf angezeigt, in der Tabelle werden die Werte ebenfalls für jeden zeitlichen Gruppenwert einzeln ausgewiesen. Bei der Option "Säulen" haben Sie keinen zeitlichen Verlauf, sondern nur den Gesamtwert für den gesamten Zeitraum. Bei der Option "Karte" können Sie sich beispielsweise ganz einfach eine Verteilung der Kunden eines Landes ausweisen lassen. Möchten Sie eine Wachstumsanalyse, also einen Verleich bestimmter Zeiträume, erstellen, wählen Sie "Wachstum". Hier muss zudem ausgewählt werden, ob die Kennzahlen beispielsweise in Prozent, Netto- oder Bruttobetrag oder Flaschen ausgewiesen werden sollen.

Ausgabeart.png

Zeitraum festlegen

Bei diesem Punkt können Sie festlegen von wann bis wann die Auswertung stattfinden soll. Beispielsweise können Sie das aktuelle Jahr, Quartal, Monat etc. festlegen.

Haben Sie als Ausgabeart "Wachstum" ausgewählt, legen Sie hier mehrere Zeitintervalle an, die Sie miteinander vergleichen möchten.

Wenn Sie im vorherigen Schritt die Option "Zeitreihe" ausgewählt haben, können Sie nun auch bestimmen, wie die Ergebnisse zeitlich gruppiert ausgeben werden sollen. Beispiel: Wenn Sie wissen wollen, wie sich im aktuellen Jahr die Umsätze jeden Monat entwickeln, wählen Sie "Aktuelles Jahr" und dann Ergebnisse zeitlich gruppiert ausgeben nach "Monat".

Achtung: Wenn Sie eine zeitliche Gruppierung wählen, die größer oder gleich groß ist, wie der betrachtete Zeitraum (bspw. aktuelles Quartal, zeitlich gruppiert nach Jahr/Quartal) bekommen Sie als Ergebnis eine Säulenstatistik, selbst wenn Sie "Zeitreihe" ausgewählt haben.

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Beschränkungen festlegen

Weiterhin können Sie bestimmen, auf welche Kunden, Aufträge oder Artikel Sie die Auswertung beschränken möchten. Je nach Ausgangsstatistik haben Sie hier unterschiedliche Optionen. Beispielsweise können Sie bei einer Umsatzstatistik hier festlegen, dass Sie sich nur die TOP 10 Kunden anschauen wollen.

Eine besonders wichtige Option ist das Beschränken nach Kundengruppen bzw. Artikelgruppen (siehe Abbildung). Sie können dann einzelne Kunden- Artikelgruppen bzw. Kunden- Artikelselektionen zu der Statistik hinzunehmen. Durch diese Einschränkung sind Sie in der Lage, sich komplexe Statistiken einfach erstellen zu können. Insbesondere sollten Sie Kunden- Artikelselektion verwenden. Hier können Sie in einem ersten Schritt sich die Artikel bzw. Kundenkriterien definieren die Sie interessieren um sie dann statistisch auswerten zu können.

Beispiel: Sie definieren in einem ersten Schritt eine Kundenselektion mit allen Kunden aus einer Region oder einem Land - beispielsweise alle Kunden aus den Niederlanden. Sie können dann diese Kundenselektion in der Statistik auswählen und sich alle Rechnungen oder Artikelumsätze dieser Kunden anzeigen lassen. Da Sie eine Kundenselektion verwenden, wird die Mitgliederanzahl der Kunden bei jedem Aufruf der Statistik erneut berechnet. Wenn Sie sich also die Kriterien für die Kundenselektion einmal überlegt haben, wird immer der aktuelle Stand aus dem Kundenstamm aufgerufen. Jeder neue Kunde der mit Rechnungsadresse Niederlanden angelegt wird, wird automatisch mit in der Statistik angezeigt.

Beschränkungen.png

Bereits erstellte Reports

Beim Erstellen der Reports gelangt man am Ende in die Bearbeitungsmaske oder indem man das Stiftsymbol klickt. Jeder Report kann nachträglich komplett geändert werden (Siehe Bilder unten).

AusgabeEinstellungenExport