Abschluss

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Abschluss

Unter dem Reiter System-Abschluss finden Sie die beiden Programmbestandteile Belege und Jahresabschluss. Hier können Sie noch offene Belege fest verbuchen, oder einen Jahresabschluss mit entsprechender Inventur und notwendigen Korrekturbuchungen vornehmen. In der Version mit amtlicher Zulassung werden Belege 3 Tage nach Belegdatum automatisch fest verbucht. Um den Übergang von der normalen Programmversion auf die Version mit amtlicher Zulassung zu erleichtern können Sie auch unter System-Einstellungen-Abschluss einstellen, das ihre Belege automatisch nach 3 Tagen abgeschloßen werden.

 Wichtig:Belege sind nach einem Abschluss nicht mehr änderbar. 

MwSt-Umstellung

Bitte achten Sie darauf, dass Sie ihren Jahresabschluss mit den für den Tag des Jahresabschluss gültigen MwSt-Einstellungen vornehmen. Stellen Sie die Einstellungen im System ggfs. vor dem Jahresabschluss entsprechend um. Unser Wikiartikel zur Umstellung der Mehrwertsteuer (MwSt) hilft ihnen dabei.

Offene Belege

Hier sehen Sie eine Liste aller Rechnungen und Gutschriften die momentan noch nicht fest verbucht sind. Einzelne Belegen können Sie mit einem Klick auf das rote Schloßsymbol fest verbuchen. Sie können aber auch alle Belege zu einem selbst festgeleten Datum fest verbuchen. Wählen Sie dazu das gewünschte Datum und klicken auf abschließen. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie ihre Belege über die FIBU-Schnittstelle bereits an Ihren Steuerberater übertragen haben. Damit ist sichergestellt, dass an diesen Belegen nichts mehr verändert werden kann und die Belege in der Buchhaltungssoftware korrekt verbucht werden.

Bitte beachten Sie: Ein abgeschlossener Beleg kann nicht mehr verändert werden. Das Abschließen von Belegen in der normalen Programmversion ist nicht verpflichtend, jedoch für die Erstellung des Jahresabschlusses über das Programm notwendig. Nutzen Sie die Amtliche Zulassung, werden die Belege 72 Stunden nach Erstellung automatisch abgeschlossen.

Auflistung offener Belege

Jahresabschluss

Dies ist ein Menüpunkt mit deutlichen Auswirkungen auf die Daten in Ihrem System! Sie sollten diesen nur verwenden, wenn Sie sich absolut im Klaren darüber sind, welche Konsequenzen eine Verwendung hat. Lesen Sie die ganze Beschreibung des Jahresabschluss zuerst bis zum Ende durch, bevor Sie beginnen und prüfen Sie dabei, ob die Konsequenzen in Ihrem Sinne sind.

Schritt 1

Klicken Sie auf das grüne Plus, um einen neuen Jahresabschluss durchzuführen. Sie werden nun vorab einige Dinge vom System abgefragt, die erfüllt sein müssen, um einen Jahresabschluss (auch als Quartalsabschluss oder sogar Monatsabschluss mit Bestandskorrektur verwendbar) durchführen zu können. Sofern Sie sich nicht im Zulassungsmodus befinden (In diesem Modus können Sie ihr Programm in die Version mit amtlicher Zulassung umwandeln) wählen Sie als Erstes den Stichtag für Ihren Jahresabschluss und bestätigen Sie mit weiter.

Als Datum kann nur ein Tag in der Vergangenheit gewählt werden! Überprüfen Sie, ob alle Artikel einen Bestand größer oder gleich 0 haben - wenn das bei einem Artikel nicht der Fall ist, machen Sie eine Bestandskorrektur und buchen diese auf das Datum des Jahresabschlusses (nicht auf "heute"!).

Schritt 2

1. Als Erste Bedingung ist, dass nur Sie alleine im Programm angemeldet sind. Sie haben hier die Möglichkeit andere Benutzer abzumelden. Stellen Sie sicher, dass sich im Anschluss während des Abschlusses kein anderer Benutzer mehr anmeldet.

2. Alle Belege müssen bis zum Stichtag des Jahresabschlusses abgeschlossen werden. Der Jahresabschluss kann nicht gestartet werden, wenn zum Stichtag noch offene Belege vorliegen. Sie haben in der Übersicht direkt die Möglichkeit die offenen Belege abzuschließen und somit sicher zu stellen, dass für den Zeitraum vor dem Abschluss später keine Belege mehr erzeugt werden können. Zahlungseingänge zu einzelnen Aufträgen können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt noch eintragen.

3. Alle Kellerbucheinträge bis zum Stichtag müssen verbucht sein. Sollte dies noch nicht der Fall sein, werden Sie hier dorthin verwiesen um im Keller unter Stapelbuchung die Buchungen entsprechend abzuschließen.

4. Punkt 4 ist nur sichtbar, wenn Sie nach dem Abschluss mit der amtlich zugelassenen Version des Programms weiterarbeiten möchten.

Schritt 3

Wenn alle Punkte einen grünen Haken anzeigen, können Sie den Abschluss mit dem Button Jahresabschluss jetzt starten beginnen. Lassen Sie sich hier nun die Bestandsliste zum Stichtag ausgeben und zählen Sie per Inventur im Lager die tatsächlichen Bestände. Die Liste erhalten Sie über den Button Bestandsliste ausgeben. Wir empfehlen den Abschluss möglichst zeitnah nach dem Stichtag durchzuführen, da alle Entnahmen nach dem Stichtag sonst zusätzlich von der Inventurzählung abgezogen werden müssten. Tragen Sie nun die realen Bestände von der Liste in die jeweilige Korrekturmaske ein und teilen Sie die ggfs. notwendigen Bestandsänderungen dabei in die gewünschten Kategorien ein.

Alle Änderungen die Sie nicht einer Kategorie zuordnen, müssen durch einen Korrekturbeleg angepasst werden. Dazu wird eine Rechnung über die nicht erklärte Bestandsänderung erstellt, mit dem Preis den Sie bei diesem Artikel eingeben.

Beispiel (siehe Bild):

  1. Bestand im System 1295 Flaschen.
  2. Bestand nach Inventur: 1290 Flaschen.
  3. Üblich verkaufen Sie den Artikel für 5€.
  4. Folglich sind 5 Flaschen zu "erklären".
  5. Sie buchen
    1. 2 Flaschen auf Eigenbedarf
    2. 2 Flaschen auf Bruch
    3. Der Rest von 1 Flasche wird mit je 5€ auf den Korrekturbeleg geschrieben.

Jahresabschluss 3.PNG

Wenn Sie alle Bestandsänderungen korrekt eingegeben haben, Klicken Sie zum Beenden auf den Button Jahresabschluss durchführen.

Das Programm legt nun einen Jahresabschlussbeleg für alle Bestandsänderungen an, die in der rechten Spalte in den Feldern Rest(bar) übrig bleiben und nicht auf eine der Kategorien Probe, Bruch, Eigen, Deputat etc. entfallen. Der Jahresabschlussbeleg ist eine Rechnung auf die Sie Steuern zahlen müssen. Damit sind die Bestände zum Stichtag abgeglichen und Ihr Lagerbestand im Programm stimmt mit dem realen Lagerbestand exakt überein. Nach dem Klick auf Jahresabschluss durchführen kehrt das Programm wieder in den Normalmodus zurück und alle Funktionen und Menüpunkte stehen wieder in vollem Umfang zur Verfügung.

Sie können den begonnenen Jahresabschluss jederzeit abbrechen, ohne weitere Konsequenzen im Programm. Beachten Sie dabei, dass die vorbereiteten Schritte, wie das Abschließen der Belege und Weinkontenblätter natürlich nicht widerrufen werden können. Die Voraussetzungen für den Abschluss sind vorgelagerte Schritte, ohne die der Abschluss nicht sinnvoll durchgeführt werden kann, aber nicht direkter Bestandteil des Abschlusses. Wenn Sie sich während des Abschlusses abmelden und wieder erneut ins Programm einloggen, bleibt das Programm so lange im Modus „Jahresabschluss“ bis Sie diesen eigenhändig beenden oder abbrechen.

Hinweis zu Sortimenten

Sortimente haben - je nach dem wie Sie ihr System eingestellt haben - fiktive Bestände. Verändern Sie diese Bestände beim Jahresabschluss nicht. Wenn Sie diese mit dem Jahresabschluss auf 0 bringen, ohne diese auf Bruch, etc. zu buchen, entstehen ihnen hohe Kosten auf dem Korrekturbeleg.

Häufige Fragen

Kann ich Buchungen vor einem Jahresabschluss erstellen?

Sie können Buchungen wie Abfüllungen / Zugänge / Abgänge oder Belege nicht nachträglich für einen Termin vor dem Jahresabschluss buchen, da dies Ihre Bestände rückwirkend verändern und damit den Jahresabschluss unbrauchbar machen würde.

Wie kann ich mir Abschlüsse/Bestandslisten für den Monatsabschluss ausgeben lassen?

  • Flaschenbuch/Bestandsliste: Sie können entweder unter Artikel - Bestände - Verkaufsbestand und dann auf das blaue Icon oben rechts klicken, oder Sie gehen unter Artikel - Bestände - Lager und finden das selbe Icon oben rechts. Hier können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen und sich dann die Liste ausgeben lassen.
  • Kellerbuch: Gehen Sie dafür unter Keller - Auswertung oder im Bereich Statistik, unter Statistische Listen und dann im Reiter Keller.
  • Lagerbewegungsjournal: unter Artikel - Bestände - Lager können Sie sich über das Druck-Symbol alle Lagerbewegungen eines bestimmten Zeitraums ausgeben lassen.
  • Rechnungsausgangsbuch: Gehen Sie dafür im Bereich Statistik, unter Statistische Listen. Im Reiter Umsatz wählen Sie Umsätze nach Belegen aus und klicken Sie auf "Einstellen". Hier können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen, bevor Sie die Auswertung starten: Wählen Sie "detailliert" als Darstellungsformat, damit Sie einen ausführlichen Überblick bekommen.

⇒ Alles kann im Programm entweder als Excel- oder PDF-Datei ausgegeben werden.