Amtliche Zulassung

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Zulassung

Mit der Zulassungs-Option von Weinbau-online können Sie Ihr aktuelles Programm in die amtlich zugelassene Version überführen.

Dies geschieht durch eine Bestätigung im Programm unter System - Konto - Zulassung durch Sie selbst zum passenden Zeitpunkt. Im Anschluss senden wir Ihnen eine Meldung zur Zulassung per Post, welche Sie im zuständigen Amt abgeben müssen.

Den offiziellen Zeitpunkt der Zulassung teilt Ihnen die Behörde mit. Die Umstellung des Programms greift jedoch unmittelbar nach der Auslösung. Gern beraten wir Sie zur Umstellung, melden Sie sich einfach via Hilfe-Ticket im Programm.

Änderungen durch die Zulassung

Mit der Zulassung gibt es einige Änderungen im Programmverhalten:

  - Belege (Rechnungen / Stornos / Gutschriften) werden nach 3 Tagen automatisch abgeschlossen und 
     können danach nicht mehr bearbeitet werden.
  - Beim Flaschenbestand können Sie nicht mehr manuell den Ausgangsbestand ändern. 
    (Bestandsänderungen sind nur noch über Datum gebundene Auf- und Abbuchungen möglich)
  - Jede Änderung in Kellerbuch, Stoffbuch und Herbstbuch wird nachvollziehbar gespeichert.
  - Bestandsänderungen und Rechnungen werden auf Plausibilität geprüft
  - Alle Buchungsrelevanten Vorfälle werden chronologisch mit Erfassungszeitpunkt 
    in einem Journal erfasst.
  - Es ist nicht möglich einen Artikelverkauf weiter zurück zu datieren, 
    als das Datum an dem der Artikel in das System eingetragen wurde. 

Sie sollten sich über folgende Punkte im klaren Sein. Es sind einige Änderungen durch Sie umzusetzen. Mit der Umstellung sind Sie sich bewußt, dass

 -  die Zulassung Ihr aktuelles Programm im Rahmen der Verordnung (EG) Nr. 436/09, 
    sowie der Weinüberwachungs-Verordnung verändern wird
 -  dies nicht rückgängig zu machen ist
 -  sich der Grundpreis Ihres Programmes im Monat um 15 € erhöht, wenn Sie das Basispaket nutzen (für Kunden des Komplett- oder Premiumpaketes kostenfrei).
 -  ich den Umstieg auf die zugelasse Version meiner zuständigen
    Aufsichtsbehörde melden muss
 -  Sie eine Inventur machen müssen, um auf die zugelassene Version zu wechseln
 -  die Keller-, Stoff-, Herbstbücher, die im nicht zugelassenem Programm 
    erstellt wurden, alle gelöscht werden
 -  Sie nach der Umstellung auf keine Programmsicherung vor der Umstellung 
    mehr zurückgreifen kann
 -  Sie den Überführungsprozess nicht starten sollte, wenn Artikel im System 
    einen negativen Bestand haben (Lesen sie bitte weiter zum Thema 
    unter "Häufige Fragen und Antworten")

Rückkehr zur nicht zugelassenen Version

Ein einmal zugelassenes Programm darf aus rechtlichen Gründen nicht mehr in ein nicht zugelassenes Programm rücküberführt werden. Um wieder zurückzukehren müssten Sie sich neu anmelden und mit einer neuen Nutzernummer beginnen. Hierbei können ggf. Kosten für eine Datenübernahme auftreten.

Zeitpunkt

Da ein Umstieg mit einer Inventur verbunden ist, ist es ratsam zum Wechsel des Wirtschaftsjahres, also am 01.01 oder 01.07 auf die zugelassene Version umzusteigen.

Häufige Fragen und Antworten

Wird bei der Umstellung auch das Behälterverzeichnis gelöscht ?

Da die Liste Ihrer Behälter nicht kritisch ist, wird sie auch nicht bei der Umstellung gelöscht.

Werden auch die bisher gemachten Umsätze/Kundendaten /Rechnungen und sonstigen Buchungen in der Auftragsverwaltung bzw. in den Beständen gelöscht?

Sie können weiterhin darauf zugreifen - alle Rechnungen werden allerdings nach 72h abgeschlossen und sind danach unveränderbar. Bei der Zulassung werden lediglich die bisher angelegten Weinkontenblätter gelöscht. Alles andere bleibt unberührt.

Muss ich zum Wirtschaftsjahr umstellen?

Sie können jederzeit umstellen - die Umstellung des Programms wird unmittelbar nach der Auslösung im System wirksam. Den Zeitpunkt der Zulassung teilt Ihnen Ihre zuständige Behörde mit: Es empfiehlt sich die Umstellung mit dem Rumpfwirtschaftsjahr zusammen zu legen, da es Ihnen einiges erleichtert. Es ist jedoch nicht zwingend notwendig.

Muss ich auch für die vergriffenen Artikel eine Korrektur der Bestände vornehmen?

Ja. Doch diese erscheinen nicht so übersichtliche wie der aktuelle Verkaufsbestand in einer umfassenden Korrekturliste. Helfen Sie sich mit folgendem Trick: (1)Machen Sie durch die Artikelselektion eine Warengruppe mit allen vergriffenen Artikeln. (2)Anschließend aktivieren Sie diese Artikel (ebenfalls durch die Artikelselektion) mit einem Klick zu aktuellen Artikeln. (3)Nun können Sie diese wieder in der Ansicht "aktueller Verkaufsbestand" komfortabel korrigieren. (4)Am Ende machen sie alle Artikel der Warengruppe "vergriffene Artikel" (die sie in Schritt 1 angelegt haben) wieder zu vergriffenen Artikeln (ebenfalls mit der Artikelselektion).

Wann buche ich die negativen Bestände aus?

Wenn Sie HEUTE die amtliche Zulassung auslösen möchten, bezieht sich der Abschlusstermin auf den Bestand ihrer Artikel von GESTERN. Wenn Sie also im Menü unter "Artikel" - "Bestände" entsprechende Korrekturbuchungen vornehmen möchten, ändern Sie zuvor in der Maske "aktueller Verkaufsbestand" links oben das Datum auf VORGESTERN.

Kann ich nach dem Auslösen der amtlichen Zulassung wieder mit negativen Beständen arbeiten?

Ja. Wenn Sie bei Weinbau Online zwei Mandanten nutzen (einer für die Produktion und einen für den Vertrieb) und monatlich die Bestände des Vertriebsmandanten per Rechnung des Produktionsmandanten ausgleichen, können Sie weiterhin so verfahren. Achten Sie darauf diesen Vorgang transparent und regelmäßig zu halten!