Dokumente und Ausgaben festlegen

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Dokumente

Um Winestro.Cloud richtig anwenden zu können, musst Du Dich zunächst mit den Einstellungen der Software beschäftigen. Darunter fallen auch die Einstellungen der Dokumente, wie Rechnungen oder Lieferscheine. Unter System - Dokumente kannst Du alle Deine Belege, die im Programm erstellbar sind, bearbeiten und anpassen. Im Folgenden werden die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten vorgestellt und erörtert. Sollte die Druckqualität von Dokumenten nicht Deinen Erwartungen entsprechen, folge bitte dieser Anleitung.

Programmhinweis

Achte immer darauf, dass die neuste Version des kostenlosen Adobe PDF-Reader auf Deinem Rechner installiert ist.

Mehr Informationen dazu findest Du hier

Allgemeine private Daten

Übersicht über die Betriebsdaten

Unter System - Dokumente - Allgemein pflegst Du zunächst die Betriebsdaten Deines Unternehmens ein.

Diese Daten werden für viele verschiedene Programmbestandteile - in Form von Autofeldern - benötigt, wie beispielsweise Rechnungen oder dem Versand von E-Mails aus Winestro.Cloud. Fülle diese Kästchen also sehr gewissenhaft und vollständig aus.

Die hier eingetragenen Daten werden automatisch in Rechnungen, Serienbriefe und andere Dokumente übernommen. Wenn Felder unvollständig sind, können auf den Dokumenten wichtige Angaben fehlen. Denke daran, nach dem Eingeben der Daten auf Speichern zu klicken.

Hinweise zu E-Mails

Hier gibst Du die E-Mail-Adresse an, die auf Deinen Dokumenten abgebildet werden soll. Die von Dir angegebene E-Mail-Adresse kann mit der zur Anmeldung verwendeten übereinstimmen, muss sie jedoch nicht!

Bei jeder E-Mail die Du aus Winestro.Cloud versendest, wird die E-Mail Adresse, die Du hier hinterlegt hast, als Antwortadresse eingetragen. Kunden, die auf Deine Mails aus Winestro antworten, werden somit an diese E-Mail Adresse antworten. Stelle daher sicher, dass diese E-Mail-Adresse korrekt und aktiv ist, damit Deine Kund_innen Dich problemlos erreichen können.

Einstellungen zu Bankdaten

Wenn Du einen Bankeinzug (auch SEPA oder DTA genannt) durchführen möchtest, musst Du hierfür zunächst die nötigen Daten in Winestro.Cloud hinterlegen.

1. Gehe in der Navigation zu System → Dokumente.
2. Unter den Privaten Daten findest Du die Option: Einstellungen für DTA-Export (Empfängerkonto).
3. Trage dort Deine vollständigen Bankdaten ein. Erst dann kannst Du Bankeinzugs-Dateien für Deine Rechnungen erstellen.

Diese DTA-Export-Dateien kannst Du anschließend wie folgt abrufen:

1. In der Auftragsliste: Fahre mit Deiner Maus über das -Symbol. Es öffnet sich ein Burgermenü mit dem -Icon, um die passende Datei zu erstellen.
2. In einem weiteren Pop-Up Fenster kannst Du optional eine zweite Zeile für den Verwendungszweck angeben.
3. Anschließend kannst Du im folgenden Pop-Up Fenster entscheiden, ob ein automatischer Zahlungseingang verbucht werden soll.
4. Alternativ kannst Du Bankeinzugs-Dateien auch über den Druckmanager erzeugen – sowohl für einzelne als auch mehrere Rechnungen.

Wichtig: Damit der Export funktioniert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Deine Bankdaten müssen eingetragen sein.
• Die Bankdaten der Kund_innen müssen hinterlegt sein.
• Die Zahlart der Rechnung(en) muss auf Bankeinzug eingestellt sein.

Die erzeugte Datei kannst Du dann entweder in Deine FiBu- oder Banking-Software importieren oder direkt über Dein Online-Banking hochladen und ausführen.

Eine ausführlichere Anleitung findest Du hier.

Zusätzliche Sprachen

Weitere Allgemeine Daten des Accounts

Ab dem Premiumpaket kannst Du die Sprache Deiner Belege anpassen. Bei der Einstellung "Zusätzliche Sprachen für Belege auswählen" hast Du zunächst die Möglichkeit die Sprachen, die Du für Deine Belege benötigst, zu aktivieren. Für jede Sprache, die Du hier auswählst, erhältst Du bei den Dokumenten und Artikeln zusätzliche Sprachen für Deine Textfelder zur Verfügung gestellt. Mehr dazu im Artikel über den Auslandsauftrag.

Standard Währung festlegen

In Winestro.Cloud kannst Du programmübergreifend festlegen, in welcher Währung Deine Dokumente erstellt werden sollen. Zur Auswahl stehen:

• Euro (€)
• Schweizer Franken (CHF)
• US-Dollar ($)
• Britisches Pfund (£)

Auch wenn Du die Währung theoretisch jederzeit ändern kannst, ist davon aus buchhalterischer Sicht dringend abzuraten. Wenn Du z. B. Rechnungen sowohl in Euro als auch in Dollar an Deine Steuerberatung übergibst, kann das zu erheblichen Problemen führen. Außerdem können durch Wechselkurse Unstimmigkeiten entstehen, die sich negativ auf die Auswertungen und die Buchhaltung auswirken. Lege Dich beim Einstieg in Winestro.Cloud auf eine Währung fest – und behalte diese konsequent bei.

Standard für Druckerstellung festlegen

Mit dieser Einstellung legst Du fest, in welchem Format Winestro.Cloud Deine Druckdokumente (z. B. Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine) standardmäßig erzeugt.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• Druckerstellung über PDF:

 Erzeugt ein PDF-Dokument. Dieses Format ist weit verbreitet, leicht zu öffnen und eignet sich gut zum Abspeichern, Drucken oder E-Mail-Versand. → Empfohlene Standardoption.

• Druckerstellung über PostScript:

 Erstellt ein PostScript-Dokument (Dateiendung: .ps). Dieses Format wird vor allem in professionellen Druckumgebungen verwendet – z. B. bei externen Druckdienstleistern oder älteren Drucksystemen. Nur verwenden, wenn explizit benötigt.

Tipp: In den meisten Fällen solltest Du die PDF-Option verwenden. Sie ist einfacher in der Handhabung und funktioniert mit nahezu allen Geräten und Programmen.

Rechnung

Einstellungen des Rechnungsformulars

Im Reiter "Rechnung" legst Du fest, welche Inhalte auf Deiner Rechnung angezeigt werden sollen – dem wichtigsten Beleg in Deinem Betriebsablauf.

In diesem Artikel zeigen wir Dir im Detail, welche Bestandteile die Rechnung hat und wie Du sie individuell gestalten kannst.

Hinweis: Stelle sicher, dass Du die aktuellste Version des Adobe Acrobat Readers installiert hast. Nur so werden PDFs korrekt dargestellt.

Weitere mögliche Fehlerquellen (z. B. unscharfe oder unvollständige Anzeige) findest Du hier.

Rechnungsdaten einstellen

Die hier eingestellten Daten wirken sich teilweise auch auf andere Geschäftsdokumente wie Angebote, Mahnungen oder Kundenbriefe aus. Rechts findest Du eine Abbildung mit allen Bausteinen, die Du auf Deiner Rechnung individuell gestalten kannst.

1. Briefpapier hochladen & als Hintergrund festlegen

Klicke auf "Neues Briefpapier anlegen", um zur Briefpapier-Verwaltung zu gelangen. Alternativ erreichst Du die Seite über Post - Briefe - Briefpapier. Dort kannst Du bis zu 30 verschiedene PDF-Dateien hochladen und verwalten.

Nachdem Du Dein gewünschtes Briefpapier hochgeladen hast, kannst Du es in den Rechnungseinstellungen als Hintergrund auswählen. Nutze dafür das Dropdown-Menü im entsprechenden Feld.

Du kannst für die erste Seite und für Folgeseiten unterschiedliche Briefpapiere auswählen, oder für beide das gleiche verwenden.

2. Vorlage ansehen

Da die Rechnung aus vielen verschiedenen Bausteinen besteht, findest Du hier eine PDF-Vorlage zur Orientierung. Klicke auf "Vorlage ansehen", um die Vorlage zu öffnen. Darin sind alle Elemente beschriftet, die Du in den folgenden Punkten anpassen kannst.

3. Adressfenster

Hier werden die Adressen angezeigt, wie sie später im Sichtfenster des Kuverts erscheinen. Mit dem entsprechenden Häkchen kannst Du festlegen, ob zusätzlich zur Rechnungsadresse auch die Absenderadresse auf der Rechnung erscheinen soll.

• Die Rechnungsadresse wird automatisch aus dem jeweiligen Auftrag übernommen.
• Die Absenderadresse stammt aus dem Bereich "Anschrift" in Deinen Privaten Daten (siehe Punkt 2.).

4. Erweiterte Adressangabe

In diesem Abschnitt kannst Du zusätzliche Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse angeben. Du kannst entscheiden, ob das Feld schmal oder breit dargestellt werden soll.

Mehrsprachigkeit: Ab dem Premium-Paket kannst Du dieses Feld – und weitere Textfelder (siehe Punkte 6, 7, 9, 10) – mehrsprachig pflegen. Aktiviere dazu die gewünschten Sprachen im Reiter "Allgemein" die Option "Zusätzliche Sprachen für Belege auswählen". Danach erscheinen im blauen Bereich über dem erweiterten Adressfeld Sprachkürzel (z. B. „DE“, „EN“, „FR“, usw.). Per Klick auf die Kürzel wechselst Du zwischen den Sprachen. Welche Sprache letztlich auf der Rechnung angezeigt wird, hängt von der bei den Kundendaten hinterlegten Sprache ab.

5. Geschäftszeile

In der Geschäftszeile werden zentrale Beleginformationen angezeigt – etwa das Datum oder die Auftragsnummer. Du kannst jedes der sechs Felder individuell anpassen, indem Du auf das Bearbeitungssymbol klickst.

In der Bearbeitungsmaske kannst Du:

• eine Überschrift vergeben (Freitext)
• einen Inhalt auswählen – meist über ein Autofeld

Wenn das Inhaltsfeld leer bleibt, wird die jeweilige Zeile nicht auf dem Beleg angezeigt.

6. Überschrift der Rechnung

Die Überschrift der Rechnung wird automatisch, samt Rechnungsnummer(z. B. „Rechnung Nr. 123“), gesetzt.

7. Adressanrede und Kopftext

Mit dem Häkchen bei "Sehr geehrter Herr Max Mustermann," aktivierst Du die automatische Anrede auf der Rechnung. Voraussetzung dafür ist, dass die Anrede korrekt in der Kundenakte gepflegt wurde.

Der Kopftext ist ein einleitender Abschnitt, den Du frei formulieren kannst – z. B. eine freundliche Begrüßung oder Hinweise zur Bestellung.

8. Positionstabelle, Rechnungsdaten und Rechnungsbeträge

Die Inhalte in diesem Bereich werden automatisch aus dem Auftrag übernommen und können nicht manuell verändert werden. Welche Summen oder Steuerarten angezeigt werden, hängt vom Kundentyp ab.

Die Texte für Zahlungsziel und Skonto-Hinweise kannst Du unter System - Einstellungen - Rechnungen - Zahlungsarten anpassen.

Mit dem Bearbeitungssymbol oben links über der Tabelle kannst Du die Farben von Rahmen und Schrift anpassen. Nach dem Klick öffnet sich eine Maske, in der Du Farbwerte als Hex-Code eingeben kannst – z. B. passend zu Deiner Corporate Identity oder Logofarbe.

Tipp: Wenn Du den genauen Farbcode nicht kennst, kannst Du ihn mit dem Color Picker oder der Farbpipette vom Firefox-Browser einfach ermitteln.

9. Fußtext

Im Fußtext kannst Du einen beliebigen Abschlusstext einfügen – z. B. Dank, Zahlungsbedingungen oder rechtliche Hinweise.

10. Rechnungsfuß

Hier findest Du vier zusätzliche Textfelder, die Du frei befüllen kannst. Wenn Du diese Angaben bereits in Deinem Briefpapier eingebaut hast (z. B. Bankverbindung oder USt-ID), kannst Du die Felder leer lassen.

11. Rechnung speichern und ansehen

Um Deine Änderungen zu übernehmen, klicke auf "Speichern". Mit einem Klick auf "Rechnung ansehen" öffnest Du eine Vorschau im PDF-Format, in der Du das Ergebnis überprüfen kannst.

Erweiterte Rechnungseinstellungen

Erweiterte Rechnungseinstellungen

Verwendung von Falzmarken

Wenn Du das Häkchen bei "Falzmarken einfügen " setzt, werden Dir diese auf Deiner Rechnung abgebildet.

Falzmarken erleichtern das richtige Falten eines Briefs oder Dokuments. Wie diese aussehen kannst Du Dir in der Vorlage (siehe Punkt 3.1.1.) ansehen.

Verwendung des Briefpapiers

Hier kannst Du festlegen, ob Du Dein Briefpapier nur bei Dokumenten verwenden willst, die per E-Mail versendet werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn Du vorgedrucktes Briefpapier in Deinem Drucker hast. Die Einstellung verhindert somit, dass Dein Briefpapier auf Deine bereits vorbedruckten Blätter reproduziert wird. Mehr zur Thematik findest Du hier.

Abstände anpassen

In diesem Bereich kannst Du alle Abstände Deiner Geschäftspapiere anpassen, beispielsweise um Platz zu sparen oder die Dokumente auf Dein bestehendes Geschäftspapier anzupassen. Alle Angaben werden in Millimeter (mm) angegeben.

Standardwerte = Standardabstand nach DIN-Norm. Die Standardwerte kannst Du über das Häkchen bei "Standard-Einstellungen verwenden" einstellen.

Der Abstand Seitenrand oben wirkt sich lediglich ab der zweiten Seite aus. Alle Abstände von oben, der ersten Seite, werden über die Abstände der Rechnungsbestandteile ausgemacht.

Schrift

Für Deine Dokumente stehen Dir vier verschiedene Schriftarten zur Verfügung. Desweiteren kannst Du noch die Schriftgröße festlegen.

Wir haben ebenfalls die Möglichkeit eine eigene Schriftart für dich im Programm mit einzubauen. Diese wird im Nachhinein auf allen Deinen Dokumenten abgebildet. Die Einrichtung kostet einmalig 100 €. Melde Dich bei Interesse via Forum. Für den Fall, dass Deine Schriftart kostenpflichtig ist, benötigen wir die Schrift als ".ttf"-Datei. Diese findst Du in Windows unter Systemeinstellungen - Schriftarten. Du kannst auch in der Windowssuche nach "Schriftart" suchen.

Positionsnummern

Du kannst die Positionsnummern, durch das Setzen des jeweiligen Häkchens, ganz einfach anzeigen lassen oder ausblenden.

Sektsteuer

Es ist Dir ebenfalls möglich, die Sektsteuer, durch einfaches Setzen eines Häkchens, auf Rechnungen auszuweisen.

Artikelnummern

Außerdem kannst Du die Artikelnummern, durch das Setzen des jeweiligen Häkchens, ganz einfach anzeigen lassen oder ausblenden.

Mehrwertsteuer in Artikeltabelle anzeigen

Mit dieser Einstellung kannst Du, durch das Setzen des jeweiligen Häkchens, darüber entscheiden, ob die Mehrwertsteuer für jeden Artikel in der Artikeltabelle ausgewiesen werden soll, oder ob dies lediglich bei unterschiedlichen Mehrwertseuersätzen passieren soll.

USt-IdNr

Durch das Setzen dieses Häkchens kannst Du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Kunden mit auf der Rechnung ausgeben.

Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Gutschriften und Provision

Angebote

Alle weiteren Dokumente (Angebot, Auftrag, Gutschrift und Provision, Auftragsbestätigung,Lieferschein und Gutschrift) nutzen die gleichen Grundeinstellungen (Briefpapier, Seitenränder, Geschäftszeile) wie Rechnungen. Lediglich der Kopf- und Fußtext sind hier unterschiedlich und können nach belieben verfasst werden. Vergesse nicht auf Speichern zu klicken, um unnötige Verwirrung zu vermeiden. Die Texte für die anderen Dokumente können immer im entsprechenden Reiter angepasst werden. Auch auf diesen Dokumenten ist die Nutzung von Autofeldern möglich.

Das Premium-Paket ermöglicht darüber hinaus den Gebrauch unterschiedlicher Briefpapiere.

Angebot und Auftragsbestätigung

Zahlungsinformationen auf Angeboten und Auftragsbestätigungen ausblenden

Du hast bei Angeboten und Auftragsbestätigungen die Option das Häkchen bei "Zahlungshinweise ausblenden" zu setzen. Durch das Setzen des Häkchens werden die Zahlungsinformationen (siehe Bild rechts) ausgeblendet.

Lieferscheine

Auf Lieferscheinen hast Du die Möglichkeit die Flaschenanzahl und das Gewicht in Kilogramm (Kg), durch das Setzen des passenden Häkchens, mit auszuweisen. Desweiteren kannst Du darüber entscheiden ob Artikel auf Lieferscheinen aufsummiert oder einzeln aufgelistet werden sollen. Diese Einstellung hat auch zur Folge, dass Artikel, die bereits auf einem erzeugten Lieferschein aufgeführt sind, auf einem zweiten Lieferschein nicht nochmal erscheinen.

Häufige Fragen und Probleme

Ich habe Änderungen unter System vorgenommen, sehe diese aber nicht auf den Belegen

In dem Moment, in dem Du einen neuen Auftrag anlegst, werden alle Texte für diesen Auftrag aus Deinen Systemeinstellungen übernommen. Änderst Du im Nachhinein die Texte in den Systemeinstellungen, hat das keine Auswirkung auf bereits bestehende Aufträge oder erstellte Dokumente.

Mahnungen

Mahnungen

Selbstverständlich kannst Du mit Winestro.Cloud auch Mahnungen erstellen. Um eine Mahnung zu einer Rechnung zu erzeugen, gehe auf den entsprechenden Auftrag und dort unter Dokumente. Ganz links in der Icon-Leiste findest Du dieses Symbol in grün welches es Dir ermöglicht, ein neues Dokument zu erstellen. Darunten findest Du auch das Erstellen einer Mahnung. Diese kannst Du auch direkt ausdrucken oder per E-Mail versenden. Beim Erstellen einer Mahnung werden die in diesem Auftrag hinterlegten Texte, Mahnkosten usw. verwendet. Diese Einstellungen werden im Moment der Auftragserstellung aus den Systemeinstellungen in den Auftrag übernommen, können aber im Auftrag unter den Reitern Text und Sonstiges bearbeitet werden.

Um sich unnötige Arbeit zu ersparen, solltest Du dirket zu Beginn der Nutzung von Winestro.Cloud auch alle Einstellungen für Mahnungen vornehmen. Gehe dazu auf System - Dokumente - Mahnung. Hier kannst Du den Zahlungszeitraum und die Kosten für jede der drei Mahnstufen einstellen.

Zudem kannst Du zu jeder Mahnstufe eine eigene Überschrift, einen Kopf- und einen Fußtext hinterlegen. Falls Du das Export-Paket von Winestro.Cloud nutzt, kannst Du für jede beliebige Sprache eigene Texte hinterlegen. Klicke am Ende auf Speichern.

Probleme bei Mahnungen

Es kommt ab und an vor, dass Weingüter mit dem Gebrauch von Winestro.Cloud starten, ohne zuvor ihre Einstellungen für Mahnungen eingestellt zu haben. Das ist nicht schlimm, kann aber zu Fragen und Verzögerungen führen. Alle Texte, die Du einstellst, werden in dem Moment in dem Du einen Auftrag erstellst in diesen hinein kopiert. Wenn Du keine Texte und Einstellungen hinterlegt hast, so bleiben die Textfelder leer. Wenn Du dann Monate später eine Mahnung erstellen willst, werden die gerade eben eingestellten Texte nicht auf der Mahnung erscheinen. In diesem Fall kannst Du dem Kunden den Auftrag neu zuweisen indem Du auf dieses Symbol neben den Kundendaten klicken, welches die Kunden- und Systemdaten anpasst und aktualisiert. Dabei werden die neu angegebenen Texte in den Einstellungen übernommen.

Mahnungen in Kombination mit Gutschriften

Diese Situation kann am besten mit einem Fallbeispiel dargestellt werden:

Nehmen wir mal einen Kunden an, dem entweder eine fehlerhafte Rechnung zugesendet wurde oder dem Versandbruch widerfahren ist.

• Nun muss für diesen Kunden eine Gutschrift erstellt werden. Dazu musst Du zunächst die besagte Rechnung auffinden und öffnen. Unter dem Reiter Positionen wirst Du demnach die letzte Position (also die ungültige Mengenangabe) vorfinden. Für die benötigte Gutschrift musst Du nun erstmal die Position überarbeiten und die Menge an Flaschen eingeben die gutgeschrieben werden muss. Anschließend kannst Du über das grüne Symbol in der Icon-Leiste ganz links die gewünschte Gutschrift erstellen. Unter dem Reiter Dokumente kannst Du jetzt zusetzlich zur Rechnung auch die eben erstellte Gutschrift sehen.

• Falls nun der Kunde in diesem Fall nicht bezahlt und Du ihm eine Mahnung hast zukommen lassen, könnte dies zu Verwirrung führen. Wenn Du eine Mahnung erstellst, wirst Du bemerken, dass diese sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und die Gutschrift somit nicht automatisch abgezogen wird. Bevor Du also die Mahnung erstellst, musst Du die Rechnung überarbeiten indem Du erneut im Reiter Positionen die richtige Anzahl an Flaschen angibst. Letztendlich musst Du im Reiter Dokumente die Rechnung aktualisieren indem Du auf das grüne Icon klickst. Die Informationen werden somit in der Rechnung übernommen.

• Die Mahnung kannst Du nun wie die Gutschrift über das grüne Symbol in der Icon-Leiste ganz links erzeugen.

Achtung: Erstelle hierfür keine neue Rechnung, sondern aktualisiere nur die bestehende!  

Ist der Auftrag bereits abgeschlossen ist dies aus rechtlichen Gründen allerdings nicht mehr möglich. Eine angemessene Lösung wäre, den Kunden den gesamten Rechnungsbetrag zahlen zu lassen und ihm anschließend den überschüssigen Betrag per Gutschrift zurückzusenden.