Amtliche Zulassung

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Warum die amtliche Zulassung?

Die amtliche Zulassung benötigst Du in erster Linie, wenn Du unseren digitalen Keller (Herbst- und Kellerbuch) nutzen möchtest. Nur dann wird dieser durch die Weinkontrolle auch anerkannt. In einigen Fällen wird bereits für die Führung des Flaschenbuchs in Winestro.Cloud die amtliche Zulassung von der zuständigen Stelle gefordert. Das ist insbesondere der Fall, wenn Du bereits in Deinem Altprogramm in einer amtlich zugelassenen Version gearbeitet hast. Da es hier keine allgemeingültige Regelung für die Führung des Flaschenbuchs gibt, kläre bitte mit Deiner zuständigen Stelle ab, ob die amtliche Zulassung hierfür in Deinem Fall gefordert ist.

Überführung in die amtliche Zulassung

Über System - Konto - Zulassung kannst Du eigenständig den Prozess zur Überführung in die amtlich zugelassene Version starten. Den Wechsel zur amtlich zugelassenen Version kannst du jederzeit einleiten. Im Anschluss senden wir Dir eine Meldung zur Zulassung per Post, welche Du bei deinem zuständigen Amt abgeben musst.

Den offiziellen Zeitpunkt der Zulassung teilt Dir deine zuständige Behörde, nach Ihrer Genehmigung, mit. Die Umstellung des Programms greift jedoch unmittelbar nach der Auslösung. Gern beraten wir Dich zur Umstellung; melde Dich hierfür einfach via Hilfe-Ticket im Programm.

Änderungen durch die Zulassung

Mit der Zulassung fallen einige Änderungen im Programmverhalten an:

  - Belege (Rechnungen / Stornos / Gutschriften) werden nach 3 Tagen automatisch abgeschlossen und können danach nicht mehr bearbeitet werden.
  - Manuelle Bestandsänderungen können nicht mehr komplett herausgelöscht, sondern nur noch durchgestrichen werden.
  - Es ist nicht möglich, einen Artikelverkauf weiter zurück zu datieren, als das Datum, an dem der Artikel in das System eingetragen wurde.
  - Bestandsänderungen und Rechnungen werden auf Plausibilität geprüft.
  - Alle Buchungsrelevanten Vorfälle werden chronologisch mit Erfassungszeitpunkt in einem Journal erfasst.
  - Jede Änderung in Kellerbuch, Stoffbuch und Herbstbuch wird nachvollziehbar gespeichert. 

Du solltest Dir über folgende Punkte im Klaren sein. Es sind einige Änderungen durch Dich umzusetzen. Mit der Umstellung bist Du Dir bewusst, dass

 -  die Zulassung Dein aktuelles Programm im Rahmen der Verordnung (EG) Nr. 436/09, sowie der Weinüberwachungs-Verordnung verändern wird.
 -  dies nicht rückgängig zu machen ist.
 -  Du den Umstieg auf die zugelassene Version Deiner zuständigen Aufsichtsbehörde melden musst.
 -  Du eine Inventur machen musst, um auf die zugelassene Version zu wechseln.
 -  die Keller-, Stoff-, Herbstbücher, die im nicht zugelassenen Programm erstellt wurden, alle gelöscht werden.
 -  Du nach der Umstellung auf keine Programmsicherung vor der Umstellung mehr zurückgreifen kannst.
 -  Du den Überführungsprozess nicht starten solltest, wenn Artikel im System einen negativen Bestand haben. (Lese hier bitte weiter zum Thema unter "Häufige Fragen und Antworten")

Rückkehr zur nicht zugelassenen Version

Ein einmal zugelassenes Programm darf aus rechtlichen Gründen nicht mehr in ein nicht zugelassenes Programm rücküberführt werden. Um wieder zurückzukehren, musst Du Dich neu anmelden und mit einer neuen Nutzernummer beginnen. Hierbei können ggf. Kosten für eine Datenübernahme anfallen.

Zeitpunkt

Da ein Umstieg mit einer Inventur verbunden ist, ist es ratsam zum Wechsel des Wirtschaftsjahres, also am 01.01 oder 01.07, auf die zugelassene Version umzusteigen. Andernfalls muss hier erneut ein Jahresabschluss mit Inventur durchgeführt werden.

Häufige Fragen und Antworten

Wird bei der Umstellung auch das Behälterverzeichnis gelöscht ?

Da die Liste Deiner Behälter nicht kritisch ist, wird sie bei der Umstellung nicht gelöscht.

Werden auch die bisher gemachten Umsätze/Kundendaten/Rechnungen und sonstigen Buchungen in der Auftragsverwaltung bzw. in den Beständen gelöscht?

Du kannst weiterhin auf alle Umsätze/Kundendaten/Rechnungen zugreifen - alle Rechnungen werden allerdings nach 72h abgeschlossen und sind danach unveränderbar. Bei der Zulassung werden lediglich die bisher angelegten Weinkontenblätter sowie das Stoff- & Herbstbuch gelöscht. Alles andere bleibt unberührt.

Muss ich zum Wirtschaftsjahr umstellen? Ich habe jetzt die Weinlese wie vorher auf Papier gemacht, also Herbstbuch und Kellerhilfsbuch und übertrage jetzt ins Kellerbuch.

Du kannst jederzeit umstellen - die Umstellung des Programms wird unmittelbar nach der Auslösung im System wirksam. Den Zeitpunkt der Zulassung teilt Dir Deine zuständige Behörde mit: Es empfiehlt sich, die Umstellung mit dem Rumpfwirtschaftsjahr zusammen zu legen, da es Dir Einiges erleichtert. Es ist jedoch nicht zwingend notwendig.

Wichtig ist ein glatter cut, also ein nachvollziehbarer Übergang am Stichtag X. Alle Dokumentationen vor dem Tag hast Du in Papierform und alles was danach im Weinkonto passiert, trägst Du in Winestro ein.

Muss ich auch für die vergriffenen Artikel eine Korrektur der Bestände vornehmen?

Ja. Doch diese erscheinen nicht so übersichtlich, wie der aktuelle Verkaufsbestand in einer umfassenden Korrekturliste. Du kannst Dir mit folgendem Trick helfen: (1)Mache Dir durch die Artikelselektion eine Warengruppe mit allen vergriffenen Artikeln. (2)Anschließend aktivierst Du diese Artikel (ebenfalls durch die Artikelselektion), mit einem Klick, zu aktuellen Artikeln. (3)Nun kannst Du diese wieder in der Ansicht "aktueller Verkaufsbestand" komfortabel korrigieren. (4)Am Ende machst Du alle Artikel der Warengruppe "vergriffene Artikel" (die Du in Schritt 1 angelegt hast) wieder zu vergriffenen Artikeln (ebenfalls mit der Artikelselektion).

Wann buche ich die negativen Bestände aus?

Wenn Du HEUTE die amtliche Zulassung auslösen möchtest, bezieht sich der Abschlusstermin auf den Bestand Deiner Artikel von GESTERN. Wenn Du also im Menü unter Artikel - Bestände entsprechende Korrekturbuchungen vornehmen möchtest, änderst Du zuvor in der Maske "aktueller Verkaufsbestand" links oben das Datum auf VORGESTERN.

Kann ich nach dem Auslösen der amtlichen Zulassung wieder mit negativen Beständen arbeiten?

Ja. Wenn Du bei Winestro.Cloud zwei Mandanten nutzt (einen für die Produktion und einen für den Vertrieb) und monatlich die Bestände des Vertriebsmandanten per Rechnung des Produktionsmandanten ausgleichst, kannst Du weiterhin so verfahren. Achte darauf, diesen Vorgang transparent und regelmäßig zu halten!

Muss ich dann alle Eintragungen noch einmal schreiben? Ernte, Abstich etc.? Oder kann ich einfach einen Übertrag machen und die übrigen Daten sind dann im alten Kellerbuch?

Wenn Du alle Arbeiten im Keller bis zum "Stichtag X" sauber in Papierform dokumentiert hast, dann muss auch erst alles was ab dem "Stichtag X" im Keller passiert in Deinem Winestro-Account dokumentiert werden. Beim Neuanlegen Deiner Weinkonten kannst Du das Häkchen bei der Erfassung bei "Manuell" setzen und eine passende Bemerkung hinterlegen wie "Überführung in die amtlich zugelassene Version" oder "Datenübernahme aus altem Programm".