Mail-Automat

Dieser Bereich steht erst mit einem der kommenden Updates zur Verfügung!

So findest Du diese Seite: Post / E-Mail / E-Mail-Automaten

Siehe auch: Mailautomat, E-Mail-Automat, E-Mail-Automatik, automatischer Mailversand, automatisierte E-Mails, E-Mail-Automation

Der Mail-Automat dient dazu, vorbereitete E-Mail-Vorlagen automatisch und regelmäßig an einen über eine Selektion bestimmten Kundenstamm zu versenden. Typische Einsatzfälle sind wiederkehrende Erinnerungen, Nachfass-Aktionen, Serienmails zu bestimmten Zeitpunkten oder andere standardisierte Mail-Abläufe. Die Besonderheit des Mail-Automaten ist, dass nicht einfach eine starre Empfängerliste gespeichert wird. Stattdessen wird bei jeder Ausführung die hinterlegte Selektion neu ausgeführt. Dadurch arbeitet der Automat dynamisch und greift immer auf die Kundinnen und Kunden zu, die zum Zeitpunkt des Laufes die Kriterien erfüllen.

Prüfe einen Mail-Automaten immer gründlich mit einer Test-Selektion und einer Test-Vorlage, bevor Du ihn aktiv schaltest!
Ein Mail-Automat kann sehr schnell viele E-Mails versenden. Eine fehlerhafte Selektion kann daher zu ungewollten Mails, 
unnötigen Kosten und Rückfragen Deiner Kundinnen und Kunden führen.

Der Mail-Automat eignet sich immer dann, wenn Du einen wiederkehrenden Ablauf automatisieren möchtest, zum Beispiel:

Erinnerungsmails an bestimmte Kundengruppen
regelmäßige Serienmails an dynamisch wechselnde Zielgruppen
zeitgesteuerte E-Mails auf Basis von Selektionskriterien
standardisierte Nachfassaktionen

Der Automat kombiniert dabei drei Dinge:

eine Selektion, die die Zielgruppe bestimmt
eine E-Mail-Vorlage, die Inhalt und Einstellungen vorgibt
einen Turnus, der bestimmt, wann der nächste Lauf erfolgt

Aufbau der Tabelle

In der Übersicht siehst Du alle angelegten Mail-Automaten. Die Tabelle enthält unter anderem folgende Spalten:

ID – interne Nummer des Automaten
Bezeichnung – frei vergebener Name
Selektion – die verknüpfte Kundenselektion
Vorlage – die verwendete E-Mail-Vorlage
Turnus – Intervall der automatischen Ausführung
Nächster Lauf – geplanter nächster Ausführungszeitpunkt
Letzter Lauf – Zeitpunkt der letzten Ausführung
Aktiv – zeigt an, ob der Automat aktiv oder pausiert ist
Werkzeuge – Bearbeiten und Löschen

Zusätzlich kannst Du die Liste filtern, zum Beispiel nach:

Turnus
Status
Selektion
nächster Ausführung vor einem Zeitraum
nächster Ausführung nach einem Zeitraum

Über die Suche kannst Du die Liste zusätzlich direkt durchsuchen.

Versandlimits

Für den Mail-Automaten gibt es Schutzmechanismen, damit nicht unbegrenzt Mails versendet werden.

Es stehen folgende Limits zur Verfügung:

Tageslimit gesamt – maximale Zahl automatisierter Mails innerhalb von 24 Stunden
Tageslimit pro Kunde – maximale Zahl automatisierter Mails pro Kunde und Tag
Monatslimit pro Kunde – maximale Zahl automatisierter Mails pro Kunde innerhalb von 28 Tagen

Diese Limits werden beim automatischen Lauf berücksichtigt.

Einen Mail-Automaten anlegen

Um einen neuen Mail-Automaten anzulegen, gehe in die Übersicht der Mail-Automaten und klicke auf das grüne Plus-Symbol.

Beim Anlegen legst Du folgende Dinge fest:

Name des Automaten – interne Bezeichnung
Turnus – Intervall der Ausführung
Nächste Ausführung – Startzeitpunkt für den ersten Lauf
Mailvorlage – die zu versendende Vorlage
Selektion – Empfängerauswahl

Nach dem Speichern wirst Du direkt in die verknüpfte Selektion weitergeleitet, damit Du diese prüfen kannst.

Erst nach dem Anlegen und kontrollieren der Selektion, kannst Du den Automaten aktivieren. (Über bearbeiten)

Einen Mail-Automaten bearbeiten

Bestehende Mail-Automaten kannst Du über das Stift-Symbol bearbeiten.

Dabei kannst Du insbesondere anpassen:

Bezeichnung
Turnus
nächste Ausführung
Vorlage
Selektion
Status

Wenn ein Automat neu angelegt wurde, sollte er zunächst geprüft werden, bevor er aktiv geschaltet wird.

Die Rolle der Selektion

Der Mail-Automat arbeitet mit einer normalen Selektion. Diese wird bei jedem Lauf neu ausgeführt. Genau darin liegt die Stärke des Systems: Die Zielgruppe wird nicht einmalig gespeichert, sondern immer wieder aktuell aus den Kriterien berechnet.

Das bedeutet:

Änderungen an Kundendaten wirken sich automatisch auf künftige Läufe aus
neue passende Kundinnen und Kunden werden automatisch mit berücksichtigt
nicht mehr passende Kundinnen und Kunden fallen automatisch heraus

Besonderheit bei Mail-Automaten

Beim Mail-Automaten solltest Du die Selektion besonders sorgfältig aufbauen.

Wichtig ist dabei vor allem:

Die Selektion sollte fachlich möglichst genau beschreiben, wer die Mail bekommen soll
Zusätzlich sollte sie nach Möglichkeit absichern, wer die konkrete Vorlage bereits erhalten hat

Hierfür ist insbesondere das Kriterium E-Mail Vorlage erhalten wichtig. Damit kannst Du verhindern, dass Kundinnen und Kunden dieselbe Automat-Mail bei jedem Lauf erneut bekommen.

Gerade bei wiederkehrenden Turnussen ist dieses Kriterium sehr wichtig.

Technischer Fallback

Auch wenn Du es in der Selektion nicht ausdrücklich abfängst, werden beim Lauf nur Kundinnen und Kunden berücksichtigt, bei denen eine E-Mail-Adresse vorhanden und technisch gültig ist.

Das ersetzt aber keine saubere Selektion, sondern ist nur ein zusätzlicher Sicherheitsfilter.

Zustimmung / Newsletter

Wenn die verwendete Mail-Vorlage so eingestellt ist, dass eine Zustimmung zum Werbekanal E-Mail erforderlich ist, dann werden beim automatischen Lauf nur Kundinnen und Kunden berücksichtigt, bei denen diese Zustimmung vorliegt.

Wenn Du mit werblichen Inhalten arbeitest, prüfe daher unbedingt auch die Einstellungen der Vorlage und den Ablauf in Newsletter Schritt fuer Schritt.

Mail-Vorlagen für den Mail-Automaten

Der Mail-Automat versendet keine frei im Automaten eingetippten Texte, sondern arbeitet mit einer E-Mail-Vorlage.

Die Vorlage bestimmst Du direkt im Automaten. In dieser Vorlage legst Du unter anderem fest:

Betreff
Inhalt
Personalisierung
Zustimmungspflicht
ggf. Newsletter-Einstellungen

Du solltest die Vorlage immer zuerst unter E-Mail sauber anlegen und testen und sie erst danach im Automaten verwenden.

Für werbliche oder newsletterartige Inhalte beachte zusätzlich:

Ablauf im Hintergrund

Beim automatischen Lauf passiert vereinfacht Folgendes:

Der Automat wird zum geplanten Zeitpunkt aufgerufen
Die hinterlegte Selektion wird neu ausgeführt
Die Kunden der Selektion werden geprüft
Versandlimits werden berücksichtigt
Nur technisch gültige Empfänger werden angeschrieben
Die verwendete Vorlage wird versendet
Letzter Lauf und nächster Lauf werden fortgeschrieben

Dadurch kannst Du mit einem einmal eingerichteten Automat dauerhaft wiederkehrende Vorgänge abbilden.

Sonstiges

Prüfe einen neuen Mail-Automaten immer zunächst mit einer kleinen Test-Zielgruppe
Teste auch die verwendete Vorlage immer zuerst an Dich selbst
Achte bei der Selektion besonders auf die Reihenfolge und Logik der Kriterien
Nutze nach Möglichkeit das Kriterium E-Mail Vorlage erhalten, um doppelte Versandläufe zu vermeiden
Denke daran, dass bei fehlerhafter Selektion ungewollte Kosten entstehen können
Wenn eine Selektion in einem Mail-Automaten verwendet wird, solltest Du Änderungen an dieser Selektion besonders vorsichtig vornehmen

Siehe auch