Event-Tickets

Dieser Artikel behandelt einen Programmteil, der erst mit einem der nächsten Updates verfügbar sein wird.

Die Event-Ticket Funktion ist Bestandteil des Premium-Pakets. 

Ein Event-Ticket ist ein speziell markierter Artikel, der mit einem QR-Code versehen wird und in Webshops, Aufträgen oder Manuell verkauft werden kann.

Lese vorausgehend erst den Wiki-Beitrag Einen neuen Artikel anlegen

Anlegen eines Tickets

Wenn Du einen neuen Artikel anlegst, kannst Du ihn als Event-Ticket markieren. Gleichzeitig kannst Du die Anzahl der Tickets angeben. Die Tickets werden über eine gersonderte Ticket-Liste geführt, die vom Bestand des Artikels abweichen kann. Daher solltest Du jetzt - sofern du Bestandsscharf mit Winestro arbeitetest - dem Artikel noch zusätzlich einen Bestand geben, der deutlich höher ist als die Anzahl der Tickets. Das liegt daran, dass Tickets auch außerhalb von Aufträgen, durch Webshop-Verkäufe oder an Abendkassen vergeben werden können.

Du kannst in der Artikel-Liste jetzt auch nur nach Event-Tickets über die Auswahl links oben filtern und Dir so nur noch Tickets anzeigen lassen. So findest Du das Ticket schnell wieder. Das Ticket braucht jetzt auch einen sprechenden Namen. Beachte, dass der Artikelname später immer auch bei Bestätigungs-Mails, der Einlasskontrolle etc. verwendet wird. Er sollte den Namen und das Veranstaltungsdatum tragen aber auch nicht ausufernd lang sein. Nutze dazu im Fall die Artikelbeschreibung.

Tickets verwalten

In der Weinkarteikarte siehst du, sobald das Event wie s.o. markiert wurde, eine Liste aller gebuchten Tickets.

1. Die Ticketnummer ist über alle Tickets und Artikel fortlaufend zur genauen Identifikation.
2. Ein Ticket kann für mehrere Personen gültig sein (kann beim Einlass markiert werden)
3. Ein Ticket kann zu einem Auftrag+Kunden oder nur zu einem Kunden gehören (Z.B. für Beleglose Gratis-Tickets)
4. Ein Ticket kann über den Schieberegler aktiviert und deaktiviert werden.
   1. Stornierte Tickets werden nicht mehr in der Gesamtmenge gezählt und sind wieder verkäuflich
5. Du kannst den QR-Code herunterladen oder per Mail an den Kunden versenden

Tickets können über diese Liste frei vergeben oder über einen Auftrag gebucht werden.

Ticket-Mail

Unter System / Einstellungen kannst Du eine Vorlage für den Versand der Tickets wählen. Nutze hier den Platzhalter ###tickets### für die Stelle, an die der QR-Code platziert werden soll.

Tickets aus Aufträgen

Wenn Du ein Ticket in einen Auftrag einfügst, siehst du vorne ein kleines Ticket-Symbol. Das zeigt Dir den freien Bestand an Tickets an und ob der Vorgang noch möglich ist.

Ein Einfügen eines Tickets in einen Auftrag reuziert den freien Bestand umgehend - genau so wie das Ändern oder entfernen des Tickets!

Damit ist gewährleistet, dass auch Webshop-Bestellungen und das lose Anlegen von Tickets in Aufträgen sofort Bestandswirksam wird und ein Überbuchen verhindert (Deshalb ist das System abgekoppelt vom regulären Bestand!)

Ein Storno oder eine Gutschrift entfernen nicht das Ticket - es muss aus dem Auftrag ausgetragen werden nach Erstellen eines Stornos.

Tickets in Webshops verkaufen

Hinweis: Erfordert einen Shop ab Version 22.0 Aufwärts und muss einmal durch das Winestro Team ggf. als Shop-Update bei ältern Shops eingerichtet werden.

Ein Event-Ticket kann wie ein normaler Artikel im Webshop verkauft werden. Der Shop zeigt dem Kunden an, ob das Ticket generell noch verfügbar ist und verhindert den Kauf, sobald alle Tickets verkauft sind. Die abschließende Prüfung erfolgt bei Überschreitung des Warenkorbs, hier prüft der Shop letztmalig ob der Kauf des Kunden noch ausgeführt werden kann. Das Zeitfenster für eine Überbuchung liegt hier bei weniger als 5 Minuten, dennoch sollten Sie ggf. den Bestand der Tickets im Programm bei Web-Verkäufen gerade von begehrten und limitierten Veranstaltungen ein wenig niedriger ansetzen.

Bestätigungsmail

Der Kunde erhält einen gültigen QR-Einlasscode mit der Bestätigungs-Mail: Hier wird der Code an die Stelle ###tickets### platziert.

Ticket als Autofeld

Bitte lies zuerst den Artikel zum Thema Autofelder. Der Qrcode kann mit dem Autofeld [qrticket] auf beliebigen Belegen platziert werden. Ist kein Ticket im Auftrag(!) wird er leer, für jede Zeile eines Tickets wird ein neuer QR-Code erzeugt - über jedem QR-Code steht wofür er gültig ist.

Validieren eines Tickets

Verschiedene Handy-Ansichten beim Scannen eines Codes.

Wenn der QR-Code auf dem Ticket von einem Handy gescannt wird, leitet er automatisch auf die Seite weiter. Hier kann der Kunde auch selbst einsehen, dass das Ticket gültig ist und für wie viele Plätze es noch gilt.

Das Personal an der Abendkasse kann das Ticket ebenfalls scannen und benötigt den Validierungs-Pin um das Ticket entwerten zu können.

Diesen Findest Du auf der Weinkarteikarte bei der Buchungsliste oben (SCAN-PIN)

Wird der Scan-Pin eingegeben, kann das Ticket entwertet werden und ist beim nächsten Scan nicht mehr gültig.

Für jede Person, die eingelassen wird, muss 1x entwertet werden. So kann das Ticket auch geteilt werden, wenn es zB. für 5 Personen gültig ist.

Durch einen Klick auf das QR-Code Symbol wird ein Lese-Modus aktiviert, sodass nicht extra der QR-Scanner des Handys angeschaltet werden muss.

Ist das Ticket bereits eingecheckt, wird rot gewarnt dass kein weiterer Checkin mehr möglich ist.

Tipp für die Abendkasse

Spare die Kasse Vor-Ort und beschleunige den Prozess stark: Erstelle Dir einen großen QR-Code zum EventTicket im Webshop und hänge ihn vor die Veranstaltung. Die Kundinnen und Kunden können nun den Code scannen, im Shop bestellen und erhalten direkt den Einlass-QR auf Ihr Handy per Mail. Das hat viele Vorteile für Dich:

1. Kein Bargeld vor Ort
2. Schnellerer Einlass da die Kunden selbst buchen können
3. Du hast die Kundendaten Digital und kannst die Webshop-Aufträge am nächsten Tag in Ruhe nacharbeiten