Kundendaten-Import

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Kundenliste
Übersicht über den Kunden

Importieren von Kunden; Kundendaten importieren


Den Import der Kundendaten finden Sie in der Kunden-Liste über dieses Symbol .

Vorgehen

Kundendaten importieren

Um viele Kundendaten auf einmal einzuspielen (z.B. aus einem Altprogramm), empfiehlt sich der Kundenimport. Mit einem Klick auf kann Ihre eigene Kundenliste als CSV-Datei hochgeladen werden.

Im sich öffnenden Fenster kann außerdem eine CSV-Vorlage heruntergeladen werden, die den Vorgaben entspricht (siehe Screenshot rechts). Die eigene Kundenliste muss vor dem Import unbedingt an diese Vorlage angepasst werden, um die Daten den richtigen Feldern zuzuordnen. Hierbei kann es hilfreich sein die Bearbeitungsansicht einer Kundenakte zu öffnen, um die Bennenung der Felder korrekt zuzuordnen (Bsp.: Anrede vs. Adressanrede).

Wichtige Hinweise zum Import

Legen Sie eine manuelle Sicherung an

ACHTUNG: Bitte legen Sie sich vor dem Import einer Kundenliste 
stets eine Sicherung an! Falls etwas schief geht, 
können Sie so einfach den alten Stand der Dinge wiederherstellen 
und müssen nicht alle falsch angelegten Kund*innen händisch löschen.

Hinweise zur Excel-Datei

Die erste Zeile wird beim Import ignoriert, die Beschriftungen aus der Vorlagendatei können erhalten bleiben und helfen bei der Orientierung.

Löschen Sie keine Spalten aus dem Dokument. Beim Import gleicht Weinbau-online die in einer bestimmten Zelle hinterlegten Informationen mit dem zugeordneten Feld in der Kundenakte ab. Aus diesem Grund muss die hochgeladene Kundenliste unbedingt dem Format der Vorlage entsprechen, da sonst die Spalten falschen Feldern zugeordnet werden.

Alles andere aus dieser Vorlage müssen Sie löschen und durch ihre Kundendaten ersetzen, da es sich hier nur um Beispielwerte handelt.

Abgleich der möglichen Werte mit dem Programm

In den einzelnen Spalten variieren die möglichen Werte:

  • Verküpfte Felder: Es gibt Felder, wie bspw. in der Spalte Lieferadresse oder Ansprechpartner, in der die Eingabe einer bereits in der Liste enthaltenen Kundennummer erfolgt. Hierdurch entsteht eine Verknüpfung zwischen diesen Feldern.
  • Vorgegebene Werte: In diesen Spalten muss ein bestimmter Wert eingegeben werden, da das Programm hier eine Auswahl in Form eines Dropdown-Menüs vorgibt (z.B. bei Kundenart: Privat, Pauschal, Ausland, Firma).
  • Freier Text: Auch die Eingabe eines Freien Textes ist möglich, z.B. im Fall der Kundengruppen. Zu beachten ist hier allerdings, dass die Kundengruppe immer gleich benannt und in derselben Spalte (z.B. Weißweintrinker als Kundengruppe in Spalte Kundengruppe 1) aufgeführt sein muss. Gehört ein Kunde dieser Kundengruppe nicht an, bleibt das Feld in der entsprechenden Spalte leer.
  • Daten: Die Eingabe von Daten im Format TT.MM.JJJJ ist bspw. in der Spalte Geburtstag möglich.
  • Leere Felder: Wenn keine Daten vorliegen, können Felder leer gelassen werden.

Speichern Sie im richtigen CSV Format

Im korrekten CSV-Format abspeichern. (Schritt über "Tools" ist optinal!)

Wenn Sie die Vorlagen-Datei fertig ausgefüllt haben und bereit für den Import sind, müssen Sie die Excel-Mappe noch abspeichern.

Achten Sie dabei auf das korrekte Dateiformat. Gehen Sie in Excel auf Datei - speichern unter. Stellen Sie sicher dass das Dateiformat CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) ausgewählt ist und speichern Sie die Datei dann ab. (Vgl. Screenshot rechts - testen Sie erst Schritte 1-2 und führen Sie ggf. auch die weiteren Schritte aus.) Bitte arbeiten Sie an dieser Stelle mit MS Excel - OpenOffice ist hierzu nicht geeignet!

Formatierung prüfen und Kundengruppen zuordnen

Kundendaten prüfen und Gruppen zuordnen

Formatierung prüfen

Erst wenn Sie die korrekt formatierte Datei über den Button Durchsuchen ausgewählt haben, kann diese auch durch Weinbau-online geprüft werden. Falls Formatierungsfehler vorhanden sind, werden diese als solche angezeigt. Eine Korrektur dieser Fehler ist notwendig, um zu gewährleisten, dass alle Daten in den richtigen Feldern landen.

Kundengruppen zuordnen

Nachdem keine Formatierungsfehler mehr auftreten, können die Kundengruppen zugeordnet werden. Dazu müssen diese vorher schon in Weinbau-online angelegt werden. Jede Spalte entspricht wie oben beschrieben einer Kundengruppe. Ist in dieser Spalte bei einer Kundin / einem Kunden ein Wert hinterlegt, so wird diese*r der Kundengruppe zugeordnet. In der Zuordnung (siehe Screenshot) können die Kundengruppen aus Weinbau-online den Spalten der Exceldatei zugeordnet werden.

Nun kann der Import durchgeführt werden.

Häufige Fragen und Probleme

Import-Pobleme Linux

Der Import sollte bei Windows PCs normal funtkionieren. Manchmal wird der Import abgelehnt. Prüfen Sie dann folgenden: In der Windows (10) Registry unter Computer\HKEY_CLASSES_ROOT\.csv einen Eintrag für Content Type mit folgendem Wert habe "application/vnd.ms-excel".Diese Zuordnung wird wohl nur vorgenommen, wenn MS Office/Excel installiert ist. Ist das nicht der Fall, existiert dieser Eintrag nicht und der Import in WBonline schlägt mit der Fehlermeldung (siehe alte Tickets) fehl. Hier noch etwas zu der Sache: https://christianwood.net/csv-file-upload-validation/

Ich kann nach dem Import keine Marken erstellen

Achten Sie bitte darauf, dass auch die Felder Hausnummer und Ansprechpartner ausgefüllt sind. Hier finden Sie ein Beispiel, wie Sie die Hausnummern trennen können: https://supportnet.de/excel-formeln-strassenname-und-hausnummer-trennen903/

Auch über eine Selektion direkt in Weinbau-online können die Felder Straße und Hausnummer nach dem Import getrennt werden.