Gutscheine: Unterschied zwischen den Versionen

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Mit Winestro.Cloud besteht die Möglichkeit, Gutscheine für reguläre Aufträge, Kassen-Aufträge oder für den eigenen Webshop anzulegen.


Mit Weinbau-online besteht die Möglichkeit, Gutscheine für reguläre Aufträge oder für den eigenen Webshop anzulegen.
== Grundüberlegungen ==
Es gibt zwei Arten von Gutscheinen, die in der Buchhaltung unterschiedlich behandelt werden.


==Gutscheine im Auftrag anlegen==
# Zweckgebundene Gutscheine sind, wie der Name sagt, an einen Zweck (z.B. eine Weinprobe oder ein Paket) gebunden. Sie werden einfach normal als Artikel verkauft und sind quasi ein normaler Verkauf, bei dem die Ware nur etwas später raus geht.
[[Datei:Gutschein_im_Auftrag_anlegen.PNG|miniatur|1 Gutschein im Auftrag anlegen]]
# Multifunktionsgutscheine repräsentieren Geld, für das Kunden/ Kundinnen sich später etwas aussuchen können: In der Buchhaltung werden diese meist anders gebucht:
Oft kommt es vor, dass ein Kunde einen Gutschein für einen Freund kaufen möchte. Dieser soll beispielsweise einen Wert von 50 Euro haben und ab einem Rechnungswert von 0 Euro gültig sein
Gehen Sie dazu in einen beliebigen Auftrag und klicken Sie auf das Dokumenten-Symbol ganz links in der Auftragsmaske und wählen Sie in der angezeigten Liste "Gutschein erstellen" aus.  
<br>Es öffnet sich das Fenster für Gutscheine für reguläre Aufträge. Mit einem Klick auf das können Sie einen neuen Gutschein anlegen.(siehe Bild 1)


Folgende Felder sind auszufüllen:
In beiden Fällen musst Du [[Einen neuen Artikel anlegen|einen Artikel für den Verkauf des Gutscheins anlegen]]. Du kannst dann nach dem Einfügen des Gutschein-Artikels den Preis über das Stiftsymbol bearbeiten und einen Sonderpreis festlegen. Du kannst auch mehrere Gutschein-Artikel anlegen, wenn Du z.B. die Verkaufszahlen Deiner 20€-Gutscheine mit denen Deiner 50€-Gutscheine vergleichen möchtest.


- Bezeichnung: Interne, freie Bezeichnung
Falls es für Deine Steuerberatung wichtig ist die Verkaufs-Seite und die Einlösungs-Seite Deiner Gutscheine getrennt zu betrachten, musst Du einen Schritt weiter gehen. Das kann aus statistischer Sicht interessant sein, um zu errechnen, wie viel Du mit den Gutscheinen einnimmst und wie viele widerum eingelöst werden.


- Gültig bis: Ablaufdatum des Gutscheins
Gehe dazu wie folgt vor:
* Du erstellst einen oder mehrere Artikel für den GutscheinVERkauf und stellst bei allen das selbe [[Erlöskonten|Erlös-Konto für die FiBu]], in Absprache mit Deiner Steuerberatung, ein.
* Du erstellst EINEN Artikel für die GutscheinEINLÖSUNG und stellst EIN ANDERES Erlös-Konto für die FiBu in Absprache mit Deiner Steuerberatung ein.
* Du markierst letzteren Artikel als Standard-Gutschein Artikel (in der Artikelkarteikarte unten links in der Kategorie "Wichtige Einstellungen"). Dieser wird jetzt bei einer Einlösung automatisch genommen.


- Wert in: Wert in Euro - bei absoluten Werten | Prozent bei prozentualen (nur im Webshop möglich)
Ab sofort laufen alle Einnahmen durch den Verkauf diverser Gutschein-Artikel auf ein und demselben Erlöskonto. Wenn Du nun über die interne Gutscheinverwaltung irgendeinen Gutschein einlöst, werden widerum alle negativen Umsätze auf diesen einen letzten Einlösungs-Artikel gebucht.


- Gilt ab: Einkaufswert gesamt, ab dem der Gutschein gilt (bei einem Geschenkgutschein werden hier 0 Euro angegeben)
==Gutscheine im Auftrag anlegen==
[[Datei:Gutscheinübersicht aufrufen.PNG| thumb|0 Gutscheinübersicht aufrufen]]
[[Datei:Gutschein_im_Auftrag_anlegen.PNG|miniatur|1 Gutschein im Auftrag anlegen]]
Bevor Gutscheine verkauft oder genutzt werden können, müssen diese erst im System angelegt werden.


- Code: Zahlenkombination für den Nutzer - wird vom System vorgegeben
Gehe dazu in einen beliebigen Auftrag und klicke auf das Dokumenten-Symbol ganz links in der Auftragsmaske und wähle in der angezeigten Liste "Gutschein erstellen" aus.
<br>Es öffnet sich ein neues Fenster (Bild 1). Mit einem Klick auf das
<i class="fas fa-plus-square navFont ng fa-2x" style="color:#029203"></i> kannst Du einen neuen Gutschein anlegen.


- Nutzbar: Anzahl der maximalen Nutzungen (1-99999)
Folgende Felder sind auszufüllen:
 
*Bezeichnung: Interne, freie Bezeichnung
*Gültig bis: Ablaufdatum des Gutscheins
*Wert in: Wert in Euro - bei absoluten Werten | Prozent bei prozentualen (nur im Webshop möglich)
*Gilt ab: Einkaufswert gesamt, ab dem der Gutschein gilt (bei einem Geschenkgutschein werden hier 0 Euro angegeben)
*Code: individueller Gutscheincode zum Einlösen - wird vom System vorgegeben
*Nutzbar: Anzahl der maximalen Nutzungen (1-99999), diese ist abhängig davon, ob der Gutschein als ''Geschenkgutschein'' oder als ''Aktionsgutschein'' genutzt werden soll.
 
'''Geschenkgutschein''': Anzahl der maximalen Nutzungen sollte 1 sein. Benutze diese Gutscheinart, wenn es sich beim Gutschein um einen höheren Betrag handelt, der "Stück für Stück" eingelöst werden kann. Bei dieser Vorgehensweise erhalten alle Kunden/ Kundinnen einen individuellen Code, über den auch der Restwert des Gutscheins immer nachvollziehbar bleibt.


'''Aktionsgutschein''': Anzahl der maximalen Nutzungen >1. Diese Gutscheinart eignet sich für kleinere Beträge, die auf einmal eingelöst werden. Beispielsweise wenn im Newsletter ein Gutscheincode für die nächste Bestellung mitgeschickt wird. Hierbei müssen keine Restwerte dokumentiert werden.


Legt man einen Gutschein in einem normalen Auftrag an, so kann dieser nicht für den Webshop genutzt werden. Außerdem ist nur ein absoluter Wert als Gutschein möglich und kein prozentualer Wert.
Legt man einen Gutschein in einem normalen Auftrag an, so kann dieser nicht für den Webshop genutzt werden. Außerdem ist nur ein absoluter Wert als Gutschein möglich und kein prozentualer Wert.


===Du hast bereits Gutschein-Codes vergeben, die noch im Umlauf sind===
Falls Du in Deiner alten Weinbau-, Newsletter- oder Webshop-Software bereits Gutscheine angelegt hast, für die bereits Gutschein-Codes existieren, kannst Du diese tortzdem bei uns anlegen. Unser System generiert zwar jedes Mal automatisch einen individuellen Code, Du kannst aber Deinen alten Code in die interne Bezeichnung schreiben. Dann wird Dir der Gutschein auch angezeigt, wenn Du nach dem alten Code suchst.
==Gutscheine einlösen==
=== Gutscheine in Aufträgen einlösen ===
=== Gutscheine in Aufträgen einlösen ===
[[Datei:Gutscheinübersicht aufrufen.PNG| thumb| Gutscheinübersicht aufrufen]]
[[Datei:Gutscheinübersicht aufrufen.PNG| thumb| Gutscheinübersicht aufrufen]]
[[Datei:Gutschein einfügen.PNG| thumb| Gutschein einlösen]]
[[Datei:Gutschein einfügen.PNG| thumb| Gutschein einlösen]]
Ein erstellter Gutschein wird mit diesem Symbol <i class="far fa-layer-plus navFont ng fa-2x" style="color:#029203"></i> in den geöffneten Auftrag eingefügt. Der Betrag automtatisch als Rabattposition eingetragen und der Wert vom Gutschein abgezogen. Erreicht der Gutschein dabei 0, wird er automatisch deaktiviert.
Um einen Gutschein einzulösen, musst Du zuerst im jeweiligen Auftrag sein, in dem Du ihn einlösen möchtest. Anschließend fährst Du mit der Maus über das grüne Papier-Icon mit dem Plus in der Mitte und wählst den Punkt "Gutschein erstellen" aus. Anschließend öffnet sich Deine Gutscheinverwaltung. Ein erstellter Gutschein wird mit diesem Symbol <i class="far fa-layer-plus navFont ng fa-2x" style="color:#029203"></i> in den geöffneten Auftrag eingefügt. Dort ist er als Rabattposition aufgeführt.


*'''Geschenkgutschein:''' Geschenkgutscheine (s.o.), deren Code nur einmal vergeben ist, können auch teilweise eingelöst werden. Der Restwert ist dann beim entsprechenden individuellen Gutscheincode hinterlegt und kann jederzeit eingesehen oder verwendet werden.
*'''Aktionsgutschein:''' Aktionsgutscheinen (s.o.), deren Nutzung >1 ist (d.h. derselbe Gutscheincode wird an mehrere Leute ausgegeben), werden direkt und auf einmal aufgebraucht, da kein Restwert gepflegt werden kann.


=== Gutscheine in der Kasse einlösen ===
=== Gutscheine in der Kasse einlösen ===
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In der Kasse können Gutscheine über den Geschenk-Button angefügt und eingelöst werden.
In der Kasse können Gutscheine über den Geschenk-Button angefügt und eingelöst werden.


==Gutscheine verkaufen==
Voraussetzung, um einen Gutschein in der [[Kasse]] zu verkaufen ist, dass der Gutschein als [[Einen neuen Artikel anlegen|Artikel]]  angelegt wurde. Ein mögliches Vorgehen ist hier das Generieren einer größeren Menge Gutscheine mit demselben Code. Im nächsten Schritt kann ein neuer Artikel angelegt werden, der als Bestand die Anzahl der Gutscheine, als Preis den Wert der Gutscheine und als Name den Code dieser Gutscheine enthält. Bei einem Verkauf fügen Sie einfach den entsprechenden Artikel hinzu.


Beispielsweise können Sie den Artikel ''Gutschein 10€'' nennen.
In der 2. Belegzeile, oder in der Kasse als Notiz zum Auftrag, kann der individuelle Gutscheincode hinterlegt werden.


==Gutscheinverkauf/Einlösung im Praxisfall==
==Gutscheinverkauf/Einlösung im Praxisfall==


'''A. Kundin X kauft Gutschein für Bekannten Y''' <p>
'''A. Kundin X kauft einen Gutschein in Höhe von 50€ für Bekannten Y''' <p>


1. Als Artikel angelegter Gutschein (z.B 10 Euro) in Kassen-Auftragsmaske einfügen <p>
#Als Artikel angelegten Gutschein in (Kassen-)Auftragsmaske einfügen und Wert an den Gutscheinwert (50€) anpassen. <p>
2. Über Geschenk-Button einen Gutschein über 10 Euro generieren und den generierten Gutscheincode mit Betrag auf Gutscheinkarte (optional) eintragen.<p>
#Über den Geschenk-Button (in der Kasse) oder die Gutscheinüberischt (in normalen Aufträgen) einen Gutschein über 50 Euro generieren und den generierten individuellen Gutscheincode mit Betrag auf eine Gutscheinkarte (optional) eintragen.<p>
3. Kunde schließt kauf ab. <p>
#Kundin schließt kauf ab. <p>




'''B. Beschenkter Bekannte Y löst Gutschein ein''' <p>
'''B. Beschenkter Bekannte Y löst Gutschein ein''' <p>


1. Nach dem Einfügen der Artikel in Kassen-Auftragsmaske auf das Geschenk-Button klicken und nach dem Gutscheincode auf der Gutscheinkarte suchen.<p>
#Nach dem Einfügen der Artikel, im Wert von 30€, in die (Kassen-)Auftragsmaske auf den Geschenk-Button (in der Kasse) oder die Gutscheinübersicht (in normalen Aufträgen) klicken und nach dem Gutscheincode auf der Gutscheinkarte suchen.<p>
2. Sobald gefunden, mit Klick auf das Symbol Symbol <i class="far fa-layer-plus navFont ng fa-2x" style="color:#029203"></i> den Gutscheinwert einfügen.<p>
#Den passenden Gutschein mit Klick auf das <i class="far fa-layer-plus navFont ng fa-2x" style="color:#029203"></i> Symbol einlösen.<p>  
3. Kauf abschließen
#Der Gutschein wird als Rabattposition aufgeführt (in Höhe von 30€) und der Kauf kann abgeschlossen werden.
#Der Restwert von 20€ ist über den Gutscheincode im System gespeichert und kann später genauso eingelöst werden.


== Gutscheine in Webshops ==
== Gutscheine in Webshops ==


Gutscheine für Webshops sind beispielsweise von Vorteil, um ab einem bestimmten Warenwert die Bestellung versandkostenfrei anzubeiten. Man nimmt an, dass die Versandkosten normalerweise 10 Euro betragen. So wird unter Aufträge - Privatwebshop - Gutscheinverwaltung ein neuer Gutschein angelegt. Dem Kunden kann Rabattcode per Mail zugeschickt werden. Diesen trägt er dann beim Kaufvorgang in das entsprechende Feld ein.
[[Datei:Gutschein_Webshop.PNG|miniatur|2 Gutschein für Webshop]]
 
[[Datei:Gutschein_im_Webshop_anlegen.PNG|miniatur|Gutschein für Webshop anlegen]]
 
 
Gutscheine für Webshops sind von Vorteil, um beispielsweise die Bestellung ab einem bestimmten Warenwert versandkostenfrei anbieten zu können oder bestimmte Produkte / Aktionen zu bewerben.  
 
'''1. Gutschein anlegen:''' unter ''Aufträge - Privatwebshop - Gutscheinverwaltung'' wird ein neuer Gutschein angelegt.
   
'''2. Code versenden:''' Der Rabattcode kann per Mail oder anderweitig versendet werden.  
 
'''3. Code einlösen:''' Beim Kaufvorgang im Webshop kann der Code in das entsprechende Feld eingetragen werden.
 
  Beachte bitte, dass Gutscheine, die online einlösbar sein sollen, auch im Webshop angelegt werden müssen.


  Beachten Sie bitte, dass Gutscheine die online einlösbar sein sollen auch im Webshop angelegt wurden.
== Erklärvideo ==


[[Datei:Gutschein_Webshop.PNG|miniatur|2 Gutschein für Webshop]]
Du kannst dir zum Thema Gutscheine auch ein anschauliches Video von uns ansehen.


[[Datei:Gutschein_im_Webshop_anlegen.PNG|Gutschein für Webshop anlegen]]
<embedvideo service="youtube" dimensions="350" >https://youtu.be/-TMJHmzfhs4</embedvideo>

Aktuelle Version vom 20. Oktober 2023, 14:39 Uhr

Mit Winestro.Cloud besteht die Möglichkeit, Gutscheine für reguläre Aufträge, Kassen-Aufträge oder für den eigenen Webshop anzulegen.

Grundüberlegungen

Es gibt zwei Arten von Gutscheinen, die in der Buchhaltung unterschiedlich behandelt werden.

  1. Zweckgebundene Gutscheine sind, wie der Name sagt, an einen Zweck (z.B. eine Weinprobe oder ein Paket) gebunden. Sie werden einfach normal als Artikel verkauft und sind quasi ein normaler Verkauf, bei dem die Ware nur etwas später raus geht.
  2. Multifunktionsgutscheine repräsentieren Geld, für das Kunden/ Kundinnen sich später etwas aussuchen können: In der Buchhaltung werden diese meist anders gebucht:

In beiden Fällen musst Du einen Artikel für den Verkauf des Gutscheins anlegen. Du kannst dann nach dem Einfügen des Gutschein-Artikels den Preis über das Stiftsymbol bearbeiten und einen Sonderpreis festlegen. Du kannst auch mehrere Gutschein-Artikel anlegen, wenn Du z.B. die Verkaufszahlen Deiner 20€-Gutscheine mit denen Deiner 50€-Gutscheine vergleichen möchtest.

Falls es für Deine Steuerberatung wichtig ist die Verkaufs-Seite und die Einlösungs-Seite Deiner Gutscheine getrennt zu betrachten, musst Du einen Schritt weiter gehen. Das kann aus statistischer Sicht interessant sein, um zu errechnen, wie viel Du mit den Gutscheinen einnimmst und wie viele widerum eingelöst werden.

Gehe dazu wie folgt vor:

  • Du erstellst einen oder mehrere Artikel für den GutscheinVERkauf und stellst bei allen das selbe Erlös-Konto für die FiBu, in Absprache mit Deiner Steuerberatung, ein.
  • Du erstellst EINEN Artikel für die GutscheinEINLÖSUNG und stellst EIN ANDERES Erlös-Konto für die FiBu in Absprache mit Deiner Steuerberatung ein.
  • Du markierst letzteren Artikel als Standard-Gutschein Artikel (in der Artikelkarteikarte unten links in der Kategorie "Wichtige Einstellungen"). Dieser wird jetzt bei einer Einlösung automatisch genommen.

Ab sofort laufen alle Einnahmen durch den Verkauf diverser Gutschein-Artikel auf ein und demselben Erlöskonto. Wenn Du nun über die interne Gutscheinverwaltung irgendeinen Gutschein einlöst, werden widerum alle negativen Umsätze auf diesen einen letzten Einlösungs-Artikel gebucht.

Gutscheine im Auftrag anlegen

0 Gutscheinübersicht aufrufen
1 Gutschein im Auftrag anlegen

Bevor Gutscheine verkauft oder genutzt werden können, müssen diese erst im System angelegt werden.

Gehe dazu in einen beliebigen Auftrag und klicke auf das Dokumenten-Symbol ganz links in der Auftragsmaske und wähle in der angezeigten Liste "Gutschein erstellen" aus.
Es öffnet sich ein neues Fenster (Bild 1). Mit einem Klick auf das kannst Du einen neuen Gutschein anlegen.

Folgende Felder sind auszufüllen:

  • Bezeichnung: Interne, freie Bezeichnung
  • Gültig bis: Ablaufdatum des Gutscheins
  • Wert in: Wert in Euro - bei absoluten Werten | Prozent bei prozentualen (nur im Webshop möglich)
  • Gilt ab: Einkaufswert gesamt, ab dem der Gutschein gilt (bei einem Geschenkgutschein werden hier 0 Euro angegeben)
  • Code: individueller Gutscheincode zum Einlösen - wird vom System vorgegeben
  • Nutzbar: Anzahl der maximalen Nutzungen (1-99999), diese ist abhängig davon, ob der Gutschein als Geschenkgutschein oder als Aktionsgutschein genutzt werden soll.
Geschenkgutschein: Anzahl der maximalen Nutzungen sollte 1 sein. Benutze diese Gutscheinart, wenn es sich beim Gutschein um einen höheren Betrag handelt, der "Stück für Stück" eingelöst werden kann. Bei dieser Vorgehensweise erhalten alle Kunden/ Kundinnen einen individuellen Code, über den auch der Restwert des Gutscheins immer nachvollziehbar bleibt.
Aktionsgutschein: Anzahl der maximalen Nutzungen >1. Diese Gutscheinart eignet sich für kleinere Beträge, die auf einmal eingelöst werden. Beispielsweise wenn im Newsletter ein Gutscheincode für die nächste Bestellung mitgeschickt wird. Hierbei müssen keine Restwerte dokumentiert werden.

Legt man einen Gutschein in einem normalen Auftrag an, so kann dieser nicht für den Webshop genutzt werden. Außerdem ist nur ein absoluter Wert als Gutschein möglich und kein prozentualer Wert.

Du hast bereits Gutschein-Codes vergeben, die noch im Umlauf sind

Falls Du in Deiner alten Weinbau-, Newsletter- oder Webshop-Software bereits Gutscheine angelegt hast, für die bereits Gutschein-Codes existieren, kannst Du diese tortzdem bei uns anlegen. Unser System generiert zwar jedes Mal automatisch einen individuellen Code, Du kannst aber Deinen alten Code in die interne Bezeichnung schreiben. Dann wird Dir der Gutschein auch angezeigt, wenn Du nach dem alten Code suchst.

Gutscheine einlösen

Gutscheine in Aufträgen einlösen

Gutscheinübersicht aufrufen
Gutschein einlösen

Um einen Gutschein einzulösen, musst Du zuerst im jeweiligen Auftrag sein, in dem Du ihn einlösen möchtest. Anschließend fährst Du mit der Maus über das grüne Papier-Icon mit dem Plus in der Mitte und wählst den Punkt "Gutschein erstellen" aus. Anschließend öffnet sich Deine Gutscheinverwaltung. Ein erstellter Gutschein wird mit diesem Symbol in den geöffneten Auftrag eingefügt. Dort ist er als Rabattposition aufgeführt.

  • Geschenkgutschein: Geschenkgutscheine (s.o.), deren Code nur einmal vergeben ist, können auch teilweise eingelöst werden. Der Restwert ist dann beim entsprechenden individuellen Gutscheincode hinterlegt und kann jederzeit eingesehen oder verwendet werden.
  • Aktionsgutschein: Aktionsgutscheinen (s.o.), deren Nutzung >1 ist (d.h. derselbe Gutscheincode wird an mehrere Leute ausgegeben), werden direkt und auf einmal aufgebraucht, da kein Restwert gepflegt werden kann.

Gutscheine in der Kasse einlösen

Gutschein einlösen Kasse

In der Kasse können Gutscheine über den Geschenk-Button angefügt und eingelöst werden.


In der 2. Belegzeile, oder in der Kasse als Notiz zum Auftrag, kann der individuelle Gutscheincode hinterlegt werden.

Gutscheinverkauf/Einlösung im Praxisfall

A. Kundin X kauft einen Gutschein in Höhe von 50€ für Bekannten Y

  1. Als Artikel angelegten Gutschein in (Kassen-)Auftragsmaske einfügen und Wert an den Gutscheinwert (50€) anpassen.

  2. Über den Geschenk-Button (in der Kasse) oder die Gutscheinüberischt (in normalen Aufträgen) einen Gutschein über 50 Euro generieren und den generierten individuellen Gutscheincode mit Betrag auf eine Gutscheinkarte (optional) eintragen.

  3. Kundin schließt kauf ab.

B. Beschenkter Bekannte Y löst Gutschein ein

  1. Nach dem Einfügen der Artikel, im Wert von 30€, in die (Kassen-)Auftragsmaske auf den Geschenk-Button (in der Kasse) oder die Gutscheinübersicht (in normalen Aufträgen) klicken und nach dem Gutscheincode auf der Gutscheinkarte suchen.

  2. Den passenden Gutschein mit Klick auf das Symbol einlösen.

  3. Der Gutschein wird als Rabattposition aufgeführt (in Höhe von 30€) und der Kauf kann abgeschlossen werden.
  4. Der Restwert von 20€ ist über den Gutscheincode im System gespeichert und kann später genauso eingelöst werden.

Gutscheine in Webshops

2 Gutschein für Webshop
Gutschein für Webshop anlegen


Gutscheine für Webshops sind von Vorteil, um beispielsweise die Bestellung ab einem bestimmten Warenwert versandkostenfrei anbieten zu können oder bestimmte Produkte / Aktionen zu bewerben.

1. Gutschein anlegen: unter Aufträge - Privatwebshop - Gutscheinverwaltung wird ein neuer Gutschein angelegt.

2. Code versenden: Der Rabattcode kann per Mail oder anderweitig versendet werden.

3. Code einlösen: Beim Kaufvorgang im Webshop kann der Code in das entsprechende Feld eingetragen werden.

 Beachte bitte, dass Gutscheine, die online einlösbar sein sollen, auch im Webshop angelegt werden müssen.

Erklärvideo

Du kannst dir zum Thema Gutscheine auch ein anschauliches Video von uns ansehen.