Exportagent
Siehe auch: Ausfuhragent - Händler - Vertreter - Rechnungsadresse überschreiben
Eine Rechnung wird üblicherweise vom Produzenten an den Kunden weitergereicht. Es kann jedoch der Fall auftreten, dass die Rechnungen über einen "Agenten" abgewickelt werden. Dies kommt beispielsweise vor wenn Sie die einzelnen Filialen für einen LEH-Kunden wie Edeka, als separate Kunden in Weinbau-online anlegen. Die Edeka-Zentrale ist dann der Agent und die einzelnen Filialen sind diesem Agenten zugewiesen. So können Sie Filialenbezogene Statistiken erstellen und gleichzeitig eine zentrale Abrechnung über den Agenten gewährleisten. Ein weiterer Grund seine Rechnungsabwicklung über einen Exportagenten laufen zu lassen ist, wie der Name schon sagt, der Export ins Ausland. Betriebe die stark in ein Land wie z. B. die USA exportieren, wählen diese Methode um den Überseehandel zu vereinfachen. Dies ist besonders praktisch, da der Auslandshandel viele Schwierigkeiten, wie den Zoll oder andere Gesetze, mit sich bringt. Der Exportagent dient hier also als Vertreter, der den Markt kennt und die Logistik managt.
Auswirkung der Zuweisung zu einem Exportagent
Sobald einem Kunden ein Exportagent zugewiesen ist, werden die Rechnungsadresse, die Rechnungsanrede sowie die Kontodaten bei Bankeinzug vom Exportagenten gezogen. Der Bankeinzug eines Auftrags eines Kunden, der einem Exportagenten zugewiesen ist, wird auf dem Konto des Exportagenten ausgeführt. Die Zuweisung der Verkäufe bleibt jedoch beim einzelnen Kunden. Somit laufen alle Rechnungen und Belege über den Kunden was eine Auswertung in der Statistik ermöglicht.
Wichtig: Das passiert nur dann, wenn die Kontodaten des Exportagenten auch vollständig eingetragen sind. Fallback sind die Kundendaten.
Exportagenten anlegen
Exportagenten können ab dem Premium-Paket genutzt werden. Sie können einen Exportagenten ganz einfach über die Kundenkartei anlegen. Erstellen Sie dafür einen neuen Kunden oder bearbeiten Sie einen bereits angelegten Kunden indem Sie auf das Symbol in der Icon-Leiste klicken. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in folgendem WIKI-Artikel: Kunden bearbeiten. Setzen Sie anschließend bei der Rolle des Kunden ein Häkchen bei "Export-Agent".
Exportagenten zuweisen
Wenn Sie Ihre Agenten angelegt haben, können Sie diesen weiteren Kunden zuweisen. Gehen Sie hierfür in die Kundenkarteikarte des Kunden dem der Exportagent zugewiesen werden soll. Bei den allgemeinen Einstellungen wählen Sie nun bei Exportagent den im Voraus erstellten und als Exportagenten hinterlegten Kunden aus. In dem Kästchen sollten alle Ihre Exportagenten aufgeführt werden.
Einstellungen des Exportagenten
Da die Zusammenarbeit zwischen Produzenten, Exportagenten und Kunden unterschiedlich sein kann, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, diese so anzupassen, wie es für Ihre Geschäftsstruktur nötig ist. Die dazugehörigen Einstellungen finden Sie unter System - Einstellungen - Lieferung im Bereich Export-Agenten.
Beachten Sie, dass bei beiden gleich erläuterten Einstellungen, das Häkchen standardgemäß vorab immer im Programm gesetzt sein wird.
1. "Bei Zuweisung zu einem Exportagenten immer die Adresse als Lieferadresse anlegen"
Diese Einstellung entscheidet darüber welche Lieferadresse als Standardadresse des Kunden hinterlegt wird. Wenn das Häkchen gesetzt ist, wird die Adresse des Kunden als Lieferadresse hinterlegt. Im Grunde genommen ist, wenn das Häkchen gesetzt ist, die Rechnung an den Exportagenten gerichtet, die Ware jedoch, geht an die Adresse des tatsächlichen Kunden. Wenn das Häkchen nicht gesetzt ist, wird die Adresse des Exportagenten als Lieferadresse hinterlegt. Somit bekommt der Exportagent nicht nur die Rechnung sondern auch die Ware.
2. "Mail für Rechnungsversand vom Export-Agenten ziehen"
Diese Einstellung entscheidet darüber ob die Rechnungs-E-Mail an den Kunden oder an den Exportagenten versendet wird. Wenn Sie ein Häkchen hier reinsetzen, wird die Rechnung automatisch an die E-Mail Adresse des Exportagenten verschickt. Wenn Sie das Kästchen leerlassen, wird die E-Mail direkt an den Kunden verschickt.
Alternativen zum Exportagent: Großkunden mittels Lieferadressen verwalten
Der Exportagent stellt eine Variante dar, um mit Großkunden wie beispielsweise EDEKA- oder REWE-Märkten zusammenzuarbeiten.
Eine weitere Methode, um den Warenverkehr zwischen Weingut und solchen komplexen Kunden strukturiert zu managen, wäre die Nutzung von verschiedenen Lieferadressen, die bei einem einzelnen Kunden hinterlegt werden. Nehmen wir auch in diesem Fall an, wir sind ein Weingut, welches mehrere EDEKA-Märkte beliefern möchte.
- Ich kann z.B. für die Zentrale "EDEKA Süd-West" ein Kundenkonto anlegen.
- Diesem Konto hinterlege ich alle Märkte in der Region als Lieferadressen.
- In jedem Auftrag besteht die Möglichkeit, die Lieferadresse im Reiter "Einstellung" anzupassen / zu ändern. D. h. Somit wird die Ware zwar an die Lieferadresse geschickt, die Rechnung jedoch, bekommt die Zentrale "EDEKA Süd-West".
Bedenken Sie, dass Sie einem Kunden beliebig viele Lieferadressen zuweisen können.
Exportagent vs. Lieferadressen
Sie stellen sich zu diesem Zeitpunkt bestimmt die Frage, welchen Unterschied es zwischen "Methode Exportagent" und "Methode Lieferadressen" gibt. Beide Methoden erzielen, mehr oder weniger und nur auf einer anderen Art und Weise, das gleiche Resultat: Die Ware wird an die entsprechende EDEKA-Filiale geliefert, die Rechnung aber, wird an die "EDEKA Süd-West" Zentrale verschickt. Nichtdestotrotz bringt der Exportagent einen ausschlaggebenden Vorteil mit sich: Eine verbesserte und detailliertere Auswertung in der Statistik sowie ein besseres Kundenhandling. Durch den Exportagenten können beispielsweise die separaten Artikelumsätze nach Filialen erfasst werden. Die Nutzung der Lieferadressen hingegen, ermöglicht lediglich die Auswertung des Gesamt-Umsatzes je Filiale, aber nicht mehr nach einzelnen Artikeln. Weiterhin ist das Führen von Kunden anstelle von Lieferadressen sinnvoll, da sie diese in verschiedenen Bereichen des Programmes direkt verwenden können, wie z.B. bei Kundenselektionen.