Einen neuen Artikel anlegen

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Neuer Artikel

Deine Artikel sind eines der Kernstücke in der Warenwirtschaft. Hast du hier alle Einträge gut gepflegt, sparst Du Dir im Tagesgeschäft viel Zeit. Dieser Artikel zeigt dir, wie Du einen neuen Artikel anlegst und die wichtigsten Informationen hinterlegst.

Eingabemaske für neue Artikel

Um einen neuen Wein im Programm anzulegen, gehst Du entweder auf Artikel-Artikelliste und klickst dort links oben auf das - Symbol. Du kommst andernfalls auch über den Menüpunkt Artikel - Neuer Artikel zu der Maske, in der neue Artikel angelegt werden können.

Es gibt insgesamt acht Informationsbereiche für jeden Artikel. Die einzutragenden Informationen dienen der Erfassung Ihrer Artikel im Programm, die du jederzeit erneut bearbeiten kannst.

Zuordnung

Artikelnummer: Eine neue Artikelnummer wird automatisch vom Programm vorgeschlagen, du kannst aber auch eine eigene Nummer eingeben. Eine Artikelnummer kann nur einmal Auch neue Füllungen müssen als eigne und neue Artikel angelegt werden, da Sie eine eigene AP-Nummer erhalten und Du somit nachweisen kannst, was mit diesen Flaschen passiert. Deine Kunden hingegen interessiert es nun herzlich wenig, welche Füllung des Weines er nun bekommen hat. Im Gegenteil, kann das sogar eher zu Verwirrung, Rückfragen und damit Arbeitsaufwand führen. Daher haben wir die Möglichkeit integriert, dass 2 Artikel für den Kunden genau gleich aussehen können, intern für Sie aber perfekt zu trennen sind. Diese Aufgabe erledigt ein "+".

Beispiel: Der Artikel Nr. 14 wird zwei mal gefüllt. Füllung 1 wäre also Artikel Nr. 14+1, Füllung 2 wäre Nr. 14+2. Intern wird nun sauber alles beim richtigen Wein / Lager abgezogen, nach außen sieht der Kunde auf Belegen aber immer nur Artikel-Nr. 14.

 Dieses System können Sie auch für ein Konstanthalten der Artikelnummern nutzen, um Jahrgänge besser unterscheiden zu können (z.B. 10+2020 | 10+2021). In der Statistik werden die verschiedenen Füllungen dennoch wie einzelne Artikel behandelt und können individuell ausgewertet werden.

Artikelgruppe: Wähle hier eine Artikelgruppe aus, die Du Deinem neuen Artikel/Wein zuordnen möchtest. Wie genau du Artikelgruppen anlegst und welchen Zweck sie erfüllen, kannst du in dem Wiki-Beitrag Artikelgruppe nachlesen.

Kategorie: Wähle ein passende der vorhandenen Kategorien aus, die dem Wein zuzuordnen ist.

Vorgängerwein: Das Menü „Vorgängerartikel“ hat eine besondere Bedeutung. Nehmen wir an, Du legst einen neuen Artikel B an. Der Vorgängerartikel ist der Artikel A. Ein Kunde hat nun einen Auftrag mit einem Sonderpreis zu dem vergriffenen Artikel A und bestellt nun den Artikel B. Weinbau-online schlägt Dir nun den Sonderpreis des Artikel A vor, sofern Du für Artikel B und diesen Kunden noch keinen neuen Sonderpreis oder Listenpreis vergeben hast. So kannst Du Dir Sonderkonditionen einfach merken. Du wirst über diesen Vorgang mit einer kleinen Notiz beim Anfügen des Artikels in einen Auftrag informiert.

Dieser Punkt ist nicht misszuverstehen als: "Übernehme alle Infos eines alten Artikels in diesen neuen". Dafür nutzen Sie die "Artikel kopieren" Funktion in der Artikelansicht (da wo Du auch die Preise vergibst) des zu kopierenden Artikels.

Ausgangsbestand: Trage hier den Ausgangsbestands des Artikels ein, beispielsweise nach einer Inventur, um den Bestand des Artikels direkt von Beginn an richtig zu pflegen.

Los | AP-Nr.: Trage hier die Los/AP-Nr. Deines Weines ein, sofern es sich bei dem neuen Artikel um einen Wein handelt.

Weinnummer: Trage hier die Nummer Deines Weines ein, sofern es sich bei dem neuen Artikel um einen Wein handelt.

Land: Hier kannst Du das Land der Erzeugung des Produkts eintragen.

Region: Hier kannst du die Region der Erzeugung des Produktes eintragen.

Anbaugebiet: Hier kannst du das Anbaugebiet der Erzeugung des Produktes eintragen.

Erzeuger: Das Menü "Erzeuger" schlägt in der Grundeinstellung nur "Selbsterzeugnis" vor. Wenn Du Produkte verkaufst, die Du nicht selbst produziert hast, kannst Du zuvor einen neuen Kunden anlegen und diesen bei der Anlage mit dem Häkchen "Produzent" versehen. Ab jetzt steht dieser Produzent im Dropdownmenü als Erzeuger zur Auswahl.

Lieferant: Wenn Du Produkte verkaufst, die wobei ein bestimmter Lieferant beteiligt war, kannst Du zuvor einen neuen Kunden anlegen und diesen bei der Anlage mit dem Häkchen "Lieferant" versehen. Ab dann steht dieser Lieferant im Dropdownmenü als Erzeuger zur Auswahl.

Labor

Trage hier alle Labor-Daten Deines Weines ein. Dies hat unter Anderem Auswirkungen auf die Pflege der Daten in Deinem (verknüpften) Webshop.

Verpackung & Sonstiges

Ebenfalls sollten Sie eine Literangabe und ein Gewicht für Ihren Artikel eingeben. Die Literangabe benötigen Sie wenn der Artikel bei Winestro oder in Ihrem Privatshop zum Verkauf angeboten werden soll. Die Eingabe des Gewichtes hilft Ihnen später bei der akkuraten Erstellung von Ladelisten.

Artikel als Sortiment behandelnWenn Sie einen normalen Artikel anlegen möchten, setzen Sie nicht unter dem Punkt "Verpackung" den Haken bei "Dieser Artikel ist als Sortiment zu behandeln". Was dieser Haken bewirkt, erklären wir Ihnen weiter unten auf dieser Seite.

Ausbau & Konsum

Trage hier zum Beispiel die Daten zur Farbe, Trinktemperatur, Ausbau, Lagerfähigkeit, Trinkreife und Boden Deines Artikel ein. Dies hat unter Anderem Auswirkungen auf die Pflege der Daten in Deinem (verknüpften) Webshop.

Bezeichnungen in Belegen

Die Bezeichnung in Belegen sind die Textzeilen, die bei der Erstellung von Dokumenten genutzt werden und können unabhängig von den Weininformationen eingegeben werden. Winestro.Cloud wird Dir bei der Eingabe der Artikelinformationen die erste Zeile der Rechnungsinformationen ausfüllen und Vorschläge für das Ausfüllen der Felder liefern. Diese kannst Du nach Belieben abändern. Bitte fülle in jedem Fall das Feld Artikelname aus! Wenn Du die Mehrsprachigkeit von Winestro.Cloud nutzt, kannst Du mit dem Reiter oberhalb der Felder die Sprache wechseln. Auf Belegen wird der Artikel dann in der der für den Kunden passenden Sprache aufgeführt.

Je nachdem, welche Felder Du in dem Bereich "Labor" ausgefüllt hast, wird entweder die Belegzeile 1/2 befüllt (oder nichts wird befüllt). Aus den Werten 2010 | Riesling | trocken .... wird so zum Beispiel die Belegzeile "2010er Riesling trocken". Das kann beim Anlegen eines neuen Jahrgangs Zeit sparen.

Zudem kannst Du noch eine interne Notiz oder einen internen Artikelnamen für den Artikel eintragen. Der interne Artikelname kann unter anderem für die Suche des Artikels in der Artikelübersicht verwendet werden.

Warengruppen

Hier kannst du den Artikel einem oder auch mehreren Warengruppen zuordnen. Wie du eine neue Warengruppe anlegst und was sie bewirken findest du hier.

Texte für Plattform- bzw. Online-Shops

In diesem Bereich kannst Du einen Text für Deinen Privater Shop und für Winestro eingeben, welcher als Information zu diesem Wein angezeigt wird.

Fibu-Daten

Alle Informationen rund um die Fibu-Schnittstelle findest Du hier.

Neuen Artikel abspeichern

Um den Artikel anzulegen und abzuspeichern, klickst Du ganz unten auf den Button "Speichern". Du wirst anschließend automatisch zur Artikelkarteikartedes neu angelegten Artikels weitergeleitet. Dort können Preise, Nuancen, Auszeichnungen uvm. eingetragen werden.

Kopierfunktion

Um einen Artikel zu kopieren gehst Du in die Karteikarte des Artikels, welchen Du kopieren möchten. Dort findets Du in der Buttonleiste den Icon "Diesen Artikel als Vorlage für einen neuen Artikel benutzen" zum Kopiern des Artikels. Sobald Du auf diesen Button klickst, gelangst Du zur Maske zum Anlegen eines Artikels - diese ist aber bereits mit allen Werten des vorherigen Artikels gefüllt. Du kannst die Angaben nun nach belieben verändern. Zusätzlich kannst Du vier weitere Optionen beim Kopieren wählen (vgl.Bild):

Setze den Haken bei Preise und sonstige Einstellungen des kopierten Artikels übernehmen und es werden die Preise aller Preislisten, und die Angaben zu Skontosperre, Rabatt_sperre, Versandfreiheit, Literpreis, Flaschenberechnung, Schnellkasse, Bevorzugtem Lager, Gesamtbestandswarnung, Provisionssperre, Sektsteuer und MwSt mit übernommen. 

Der Haken bei Adressartikel des kopierten Artikels übernehmen bewirkt, dass die Adressartikel für alle Kunden vom alten Artikel übernommen werden. 

Der Haken bei Verbräuche bei Bestandsvorgängen des kopierten Artikels übernehmen bezieht sich auf die Ausstattungsfunktion.

Der Haken bei Zusatzartikel bei Verkauf von kopierten Artikels übernehmen bewirkt, dass die Artikel die zusätzlich beim Einfügen des Artikels in einen Auftrag eingefügt werden (z.B. wenn Du die Sektsteuer über diesen Weg explizit ausweist) auch für den neuen Artikel übernommen werden.

Artikelsortimente

Alternative Bezeichnung: Aktionspakete, Weinpakete, Probenpakete, Sammelposten, Sammelpakete, Angebotspakete, Mutterartikel, Bruchteilssortimente, Probenpaket, Boxset, Set, Sammelpaket, Angebotspaket

Sie können in Weinbau-online Artikelsortimente anlegen (z.B. ein Probierset), das aus verschiedenen einzelnen Artikeln besteht. Um ein neues Artikelsortiment im Programm anzulegen, legen Sie wie oben beschrieben einen neuen Artikel an und benennen Ihr Sortiment z.B. Frühlingspaket. Bestätigen Sie das Häkchen „Dieser Artikel ist als Sortiment zu behandeln“ und klicken auf speichern.

Anteilige Weine eintragen

Sie werden nach dem Anlegen des Artikels auf die Artikelkarte (s.u.) weitergeleitet. Hier finden Sie bei Sortimenten folgende Zusatzoption. Legen Sie zunächst fest, welcher Artikel in das Sortiment mit aufgenommen werden soll. Wählen Sie dazu aus dem Auswahlfeld den gewünschten Artikel. Legen Sie als nächstes in dem Feld "Anzahl" fest, welche Anzahl dieses Artikels in dem Sortiment enthalten sein soll und in dem Feld "%" geben Sie an, wie viel Prozent des Verkaufspreises dieses Sortiments für den jeweiligen Artikel angerechnet werden soll. Klicken Sie anschließend auf "anfügen".

Bruchteilssortimente / Mutterartikel

Auch "Gläser" lassen sich als Bruchteils-Sortiment abbilden. Hier muss nur die Zuordnung angepasst werden. Hinterlegen Sie dazu den Anteil, den ein Glas bei Ihnen an der Flasche ausmacht zzgl. eines Faktors für die Korrektur. Natürlich müssen Sie hier regelmäßig die Bestände kontrollieren, da dies ja meist selten mit der Realtität übereinstimmt.

Handhabung und Bestandsminderung

Sie können dann in den Aufträgen das Sortiment wie einen normalen Artikel einfügen und verkaufen. Beim Verkauf eines Sortimentes werden die darin enthaltenen Artikel entsprechend im Bestand gesenkt und vermerkt, wohin diese geliefert wurden.

Auch der Sortimentsartikel an sich wird bei Verkauf im Bestand vermindert. Sie können also entweder Überbuchungen über die Grundeinstellungen zulassen und dieser Artikel geht ins Minus, oder Sie können einen fiktiven Bestand auf das Sortiment buchen. So bleibt auch Ihre Verkaufsstatistik intakt ("Lohnt sich der Verkauf dieser Artikel als Bündel?").

Mit tatsächlichen Beständen zu arbeiten macht hier jedoch ggf. auch Sinn: So können Sie bspw. beim Verkauf eines saisonal zusammengestellten Frühlings-Korbes im Programm frühzeitig sehen, ob Sie den Praktikanten noch einmal ins Lager schicken müssen, um ein paar neue Körbe zusammenzustellen und für den Verkauf vorzubereiten ;-)

Sonderfall: Unterschiedliche MwSt Sätze der enthaltenen Artikel

Ein Sortiment wird immer mit einer festen MwSt. verkauft. Das ist kein Problem, soweit Sie "nur" Artikel mit diesem MwSt-Satz in das Sortiment einfügen. Möchten Sie jedeoch z.B. Wein (19%) und Schokolade (7%) kombinieren und das zu 100% korrekt ausweisen (Sie könnten auch wie oben vorgehen und auf alles den Regelsteuersatz anwenden) müssen Sie einen etwas anderen Ansatz nehmen. Sie dürfen dann keine Artikel in das Sortiment hinzufügen, sondern müssen die Funktion Zusatzartikel_bei_Verkauf nutzen und über diesen Weg alle enthaltenen Artikel des Sortimentes abbilden. Der Preis der Zusatzartikel muss ich in diesem Fall zu dem von Ihnen gewünschten Preis des Sortimentes addieren. Der Preis des eigentlichen Sortimentes ist in diesem Fall 0.

Als Beispiel: 6 Flaschen Riesling zu je 5€ und eine Schokolade für 3€. -> 33€ Sortimentpreis Fügen sie dieses Sortiment in einen Auftrag ein, erhalten Sie 3 Artikelpositionen: 1. Die Position des Sortiments mit 0€. 2. Die Position der 6 Flaschen Riesling mit 30€ und 19% MwSt und 3. die Position der Schokolade für 3€ bei 7% MwSt.

Wir empfehlen diesen Weg nicht - sprechen Sie bitte ggfs. mit ihrem Steuerberater, ob Sie die den Regelsteuersatz anwenden können. Bestandssperrungen und Reservierungen können über diesen Weg nicht gewährleistet werden.

Häufige Fragen und Probleme

Kann ich einen Artikel nachträglich zum Sortiment umwandeln?

Da es in der Statistik und auf Belegen zu Problemen kommen kann, wenn man Sortimente und normale Artikel mischt, kann ein Artikel nicht nachträglich zu einem Sortiment oder umgekehrt umgewandelt werden. Bitte lege den Artikel "Sortimentartikel" in diesem Fall neu an und markiere den alten Artikel als vergriffen.

Das bezieht sich natürlich nicht auf die einzelnen Artikel. Selbstverständlich musst Du normale Artikel, die Du einem Sortiment hinzufügen möchtest nicht erneut anlegen um sie einem Sortiment hinzuzufügen.

Flaschenanzahl wird bei Ladelisten nicht mitgerechnet

Das passiert, wenn Du einen normalen Artikel aus Versehen als Sortiment anlegst. Auf den ersten Blick fällt das nicht auf. Das Sortiment hat einen normalen Bestand und lässt sich ganz normal verkaufen. Auf Ladelisten (und bei der Angabe der Flaschenanzahl) wird jedoch immer mit den im Sortiment enthaltenen Flaschen gerechnet - in diesem Fall dann 0 Flaschen und 0 KG. Entsprechend passen damit die Ladelisten nicht mehr.

Zur Lösung:

1. Ändere die Artikelnummer des Artikels (der fälschlicherweise ein Sortiment ist) ab.
2. Lege einen neuen Artikel ( Kein Sortiment ) mit der alten Artikelnummer an.
3. Übernimm den Bestand des alten Artikels mit einem entsprechenden Kommentar in den neuen Artikel.
4. Setze den Bestand des alten Artikels auf 0.

Bestehende Aufträge und Rechnungen ändern sich nicht. Daher bleibt das Problem für diese bestehen - allerdings ist für neue Aufträge und Rechnungen nun alles korrekt.

Sortimente Löschen

Sortimente kann man, nachdem sie einmal auf einer Rechnung verwendet wurden, nicht mehr löschen. Wenn Du ein Sortiment "los werden möchtest" markierst Du es einfach als vergriffen und legst einen neuen Artikel an.

Artikel nachträglich zu Sortiment hinzufügen

Öffne hierzu die Artikelkarteikarteikarte des Artikels, den Du als Sortiment angelegt hast (Der Icon mit dem Lupensymbol). Du befindest Dich dann in dem Reiter "Daten". Scrolle dann etwas herunter bis Du zu dem Bereich "Artikel in diesem Sortiment" gelangst. Dort kannst Du weitere Artikel dem Sortiment hinzufügen sowie bereits bestehende Artikel bearbeiten, indem Du auf das Stiftsymbol klickst. Achte stets darauf, dass Du die "Anzahl" und "Umsatz-%" Felder dementsprechend anpasst.

Einen Artikel kopieren

Beim Ausfüllen der Stammdaten kann die "Artikel kopieren" Funktion nützlich sein. Klicken dazu im ursprünglichen Wein einfach auf das entsprechende Symbol in der Artikelansicht.

Artikelpreise

Den Preis kannst Du nach der Erfassung des neuen Artikels eintragen. Du wirst automatisch darauf hingewiesen, dass der Preis fehlt. Mehr dazu findest Du unter der Artikelkarteikarte.