Auftragselektion

So finden Sie diese Seite:

Selektion

Siehe auch: Aufträge selektieren, Aufträge auswählen, Auftragsauswahl, Auftragsbeschränkung, Auftragsautomatisation

Mithilfe der Auftragsselektion können Sie Ihre Aufträge, nach von Ihnen festgelegten Kriterien, herausfiltern und im Anschluss stapelweise bearbeiten. Hierfür stehen Ihnen über 30 Kriterien zu Verfügung nach denen Sie Ihre Aufträge selektieren können. Außerdem können beliebig viele Kriterien miteinander kombiniert werden. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit alle unbezahlten Aufträge Ihrer Firmenkunden, mithilfe der Auftragsselektion, rauszusuchen.

Die Auftragsselektion steht Ihnen ab dem Premium-Paket zur Verfügung.

Eine Selektion anlegen

Die Auftragsselektion finden Sie unter Auftrag - Selektion und erfolgt analog zur Selektion bei Kunden.

Kriterien auswählen

Das Auswählen von Kriterien erfolgt ebenfalls analog zur Selektion bei Kunden.

Aktion aussuchen

Im dritten Schritt der Selektion können Sie auswählen, welche Aktion Sie mit Ihrer Auswahl durchführen möchten. Sie können mit Ihrer Selektion beispielsweise eine statistische Auswertung starten oder stapelweise Aufträge als bezahlt markieren. Sie können beliebig viele Aktionen mit Ihrer Selektion umsetzen.

Mit der Auftragsselektion können Sie Vorgänge, rund um das Thema Buchhaltung, mit nur wenigen KLicks automatisieren wie z.B.

• Automatischer Mahnungslauf aller unbezahlten Rechnungen.
• Bankeinzüge erstellen.
• Mehrere Rechnungen oder andere Belege an verschiedene Kunden gleichzeitig versenden.
• Mehrere Rechnungen auf einmal aktualisieren um ihnen beispielsweise ein neues Briefpapier zu hinterlegen.
• ...

Häufige Fragen und Probleme

Lesen Sie hierzu den Artikel zur Selektion bei Kunden.

Ein Paar Beispiele zur Veranschaulichung

Sie möchten eine Tour fahren und alle Rechnungen auf einem Schlag vor der Abfahrt ausdrucken.

1. Erstellen Sie eine neue Selektion, die Sie beispielsweise "Rechnungen für Tour" benennen.
2. Klicken Sie auf das "Selektion Editieren"-Symbol (Orangener Bleistift).
3. Schritt 1.: Die Kriterien auswählen um die Selektion zu füllen durch Klick auf dem grünen Plus-Zeichen.
   • Wählen Sie das Kriterium "Auftrag, Ladeliste" aus.
   • Suchen Sie die passende Ladeliste aus.
   • Fügen Sie alle Treffer hinzu.
4. Speichern und ausführen.
5. Schritt 2.: Aufträge in die Selektion hinzufügen oder rausnehmen.
   • Hier können Sie ebenfalls einsehen für welche Aufträge noch keine Rechnung erzeugt wurde.
6. Schritt 3.: Aktion durchführen.
   • Gehen Sie in den Reiter "Belege".
   • Klicken Sie rechts bei "Rechnung erzeugen / aktualisieren" auf "Rechnung".
   • Es erscheint in einer neuen Maske ein Text, der Sie fragt ob Sie sich sicher sind die fehlenden Rechnungen wirklich erstellen zu wollen, da die Rechnungsnummern im Anschluss nicht mehr genutzt werden können. Klicken Sie auf "OK".
   • Oben rechts plopt eine grüne Maske auf, die Sie auf die Erstellung der Belege hinweist.

Sie möchten allen Kunden, die im Zahlungsrückstand sind, ihre Mahnung per E-Mail zukommen lassen.

1. Erstellen Sie eine neue Selektion, die Sie beispielsweise "Mahnungen für Kunden im Zahlungsrückstand" benennen.
2. Schritt 1.: Wählen Sie das Kriterium "Auftrag, Mahnungszeitraum überschritten" aus und Fügen Sie alle Treffer hinzu.
3. Schritt 2.: Einzelne Aufträge kontrollieren und in die Selektion hinzufügen oder rausnehmen.
4. Schritt 3.: Aktion durchführen.
   • Gehen Sie in den Reiter "Belege".
   • Klicken Sie rechts bei "Beleg per Mail verschicken" auf "E-Mail".
   • Es erscheint eine neue Maske inder Sie die Belegart und die passende E-Mail Vorlage auswählen können. Wählen Sie die "aktuelleste Mahnung" als Beleg aus
   • Klicken Sie auf "E-Mail versenden"
   • Oben rechts plopt eine grüne Maske auf, die Sie auf das Versenden der E-Mails hinweist.

Sie möchten alle Aufträge, die per Bankeinzug bezahlt werden sollen, für die SEPA-Lastschrift herausfiltern.

1. Erstellen Sie eine neue Selektion, die Sie beispielsweise "Belege für SEPA Lastschrift" benennen.
2. Schritt 1.: Wählen Sie die benötigten Kriterien aus
   • Wählen Sie "Beleg, Rechnung" (Kriterium 1) aus und Fügen Sie alle Treffer hinzu.
   • Wählen Sie "Auftrag, Zahlungseingang vorhanden" (Kriterium 2) aus und nehmen Sie alle Treffer heraus. Was schon bezahlt wurde muss nicht nochmal eingezogen werden.
   • Wählen Sie "Zahlungsart, Rechnung" (Kriterium 3) und die Zahlungsart "Bankeinzug" aus. Nehmen Sie den Rest heraus. Jetzt haben wir in unserer Selektion nur noch die unbezahlten Rechnungen, die als Zahlungsart den Bankeinzug hinterlegt haben.
3. Schritt 2.: Aufträge in die Selektion hinzufügen oder rausnehmen.
4. Schritt 3.: Aktion durchführen.
   • Gehen Sie in den Reiter "Belege".
   • Klicken Sie rechts bei "Belege über den Druckmanager ausgeben" auf "Druckmanager".
   • Sie werden in den Druckmanager umgeleitet und können sich hier die SEPA Angaben, unter dem Punkt SEPA (ehemals DTA), gestappelt ausgeben lassen. Wenn die Selektion erfolgreich war und die Bankdaten bei Ihren Kunden eingepflegt sind, sollten Sie bei jedem Auftrag das Häkchen unter SEPA setzen können. Lesen Sie sich gerne auch den WIKI-Artikel zum Thema Bankeinzug durch.

Wie bei den anderen Selektionen führen, auch hier, mehrere Wege zum Ziel. In diesem Fallbeispiel wurden erstmal alle Rechnungen hinzugefügt und anschließend die bereits bezahlten und alle anderen Bezahlungsarten herausgenommen. Man hätte sich aber auch einen Schritt sparen können, indem man zunächst alle Rechnungen der Bezahlungsart Bankeinzug hinzugefügt und anschließend alle bereits bezahlten Rechnungen entfernt hätte.