Mail-Automat - Versionsgeschichte

Admin am 24. April 2026 um 10:41 Uhr

2026-04-24T10:41:27Z

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Admin am 24. April 2026 um 10:41 Uhr

2026-04-24T10:41:01Z

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	~~Post /~~ E-~~Mail / E~~-Mail-~~Automaten~~		{\| style="background-color: #043149; color:#fff; padding:10px; float:right; margin-left:10px; margin-top:10px; position:relative; border:1px dotted #666; text-align:center;" \|
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	Siehe auch: Mailautomat, E-Mail-Automat, E-Mail-Automatik, automatischer Mailversand, automatisierte E-Mails, E-Mail-Automation		Siehe auch: Mailautomat, E-Mail-Automat, E-Mail-Automatik, automatischer Mailversand, automatisierte E-Mails, E-Mail-Automation

Admin: /* Einen Mail-Automaten anlegen */

2026-04-24T10:40:22Z

Einen Mail-Automaten anlegen

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	Diese Limits werden beim automatischen Lauf berücksichtigt.		Diese Limits werden beim automatischen Lauf berücksichtigt.

	== Einen Mail-Automaten anlegen ==		=== Einen Mail-Automaten anlegen ===

	Um einen neuen Mail-Automaten anzulegen, gehe in die Übersicht der Mail-Automaten und klicke auf das grüne Plus-Symbol.		Um einen neuen Mail-Automaten anzulegen, gehe in die Übersicht der Mail-Automaten und klicke auf das grüne Plus-Symbol.

Admin: /* Versandlimits */

2026-04-24T10:40:04Z

Versandlimits

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	Über die Suche kannst Du die Liste zusätzlich direkt durchsuchen.		Über die Suche kannst Du die Liste zusätzlich direkt durchsuchen.

	== Versandlimits ==		=== Versandlimits ===

	Für den Mail-Automaten gibt es Schutzmechanismen, damit nicht unbegrenzt Mails versendet werden.		Für den Mail-Automaten gibt es Schutzmechanismen, damit nicht unbegrenzt Mails versendet werden.

Admin: /* Einen Mail-Automaten anlegen */

2026-04-24T10:36:54Z

Einen Mail-Automaten anlegen

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	* '''Mailvorlage''' – die zu versendende Vorlage		* '''Mailvorlage''' – die zu versendende Vorlage
	* '''Selektion''' – Empfängerauswahl		* '''Selektion''' – Empfängerauswahl
	* '''Status''' – pausiert oder aktiv

	Nach dem Speichern wirst Du direkt in die verknüpfte Selektion weitergeleitet, damit Du diese prüfen kannst.		Nach dem Speichern wirst Du direkt in die verknüpfte Selektion weitergeleitet, damit Du diese prüfen kannst.

			* Erst nach dem Anlegen und kontrollieren der Selektion, kannst Du den Automaten aktivieren. (Über bearbeiten)

	== Einen Mail-Automaten bearbeiten ==		== Einen Mail-Automaten bearbeiten ==

Admin am 24. April 2026 um 10:35 Uhr

2026-04-24T10:35:50Z

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	Ein Mail-Automat kann sehr schnell viele E-Mails versenden. Eine fehlerhafte Selektion kann daher zu ungewollten Mails,		Ein Mail-Automat kann sehr schnell viele E-Mails versenden. Eine fehlerhafte Selektion kann daher zu ungewollten Mails,
	unnötigen Kosten und Rückfragen Deiner Kundinnen und Kunden führen.		unnötigen Kosten und Rückfragen Deiner Kundinnen und Kunden führen.

	~~== Wofür brauche ich den Mail-Automaten? ==~~

	Der Mail-Automat eignet sich immer dann, wenn Du einen wiederkehrenden Ablauf automatisieren möchtest, zum Beispiel:		Der Mail-Automat eignet sich immer dann, wenn Du einen wiederkehrenden Ablauf automatisieren möchtest, zum Beispiel:
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	* eine [[E-Mail]]-Vorlage, die Inhalt und Einstellungen vorgibt		* eine [[E-Mail]]-Vorlage, die Inhalt und Einstellungen vorgibt
	* einen Turnus, der bestimmt, wann der nächste Lauf erfolgt		* einen Turnus, der bestimmt, wann der nächste Lauf erfolgt


	== Aufbau der Tabelle ==		== Aufbau der Tabelle ==

Admin: /* Wichtiger Hinweis */

2026-04-24T10:35:29Z

Wichtiger Hinweis

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	Der Mail-Automat dient dazu, vorbereitete E-Mail-Vorlagen automatisch und regelmäßig an einen über eine Selektion bestimmten Kundenstamm zu versenden. Typische Einsatzfälle sind wiederkehrende Erinnerungen, Nachfass-Aktionen, Serienmails zu bestimmten Zeitpunkten oder andere standardisierte Mail-Abläufe. Die Besonderheit des Mail-Automaten ist, dass nicht einfach eine starre Empfängerliste gespeichert wird. Stattdessen wird bei jeder Ausführung die hinterlegte Selektion neu ausgeführt. Dadurch arbeitet der Automat dynamisch und greift immer auf die Kundinnen und Kunden zu, die ''zum Zeitpunkt des Laufes'' die Kriterien erfüllen.		Der Mail-Automat dient dazu, vorbereitete E-Mail-Vorlagen automatisch und regelmäßig an einen über eine Selektion bestimmten Kundenstamm zu versenden. Typische Einsatzfälle sind wiederkehrende Erinnerungen, Nachfass-Aktionen, Serienmails zu bestimmten Zeitpunkten oder andere standardisierte Mail-Abläufe. Die Besonderheit des Mail-Automaten ist, dass nicht einfach eine starre Empfängerliste gespeichert wird. Stattdessen wird bei jeder Ausführung die hinterlegte Selektion neu ausgeführt. Dadurch arbeitet der Automat dynamisch und greift immer auf die Kundinnen und Kunden zu, die ''zum Zeitpunkt des Laufes'' die Kriterien erfüllen.

	~~== Wichtiger Hinweis ==~~		Prüfe einen Mail-Automaten immer gründlich mit einer Test-Selektion und einer Test-Vorlage, bevor Du ihn aktiv schaltest!
			Ein Mail-Automat kann sehr schnell viele E-Mails versenden. Eine fehlerhafte Selektion kann daher zu ungewollten Mails,
	Prüfe einen Mail-Automaten immer gründlich mit einer Test-Selektion und einer Test-Vorlage, bevor Du ihn aktiv schaltest!		unnötigen Kosten und Rückfragen Deiner Kundinnen und Kunden führen.

	Ein Mail-Automat kann sehr schnell viele E-Mails versenden. Eine fehlerhafte Selektion kann daher zu ungewollten Mails, unnötigen Kosten und Rückfragen Deiner Kundinnen und Kunden führen.

	== Wofür brauche ich den Mail-Automaten? ==		== Wofür brauche ich den Mail-Automaten? ==

Admin am 24. April 2026 um 10:35 Uhr

2026-04-24T10:35:13Z

← Nächstältere Version		Version vom 24. April 2026, 12:35 Uhr
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	Siehe auch: Mailautomat, E-Mail-Automat, E-Mail-Automatik, automatischer Mailversand, automatisierte E-Mails, E-Mail-Automation		Siehe auch: Mailautomat, E-Mail-Automat, E-Mail-Automatik, automatischer Mailversand, automatisierte E-Mails, E-Mail-Automation

	Der Mail-Automat dient dazu, vorbereitete E-Mail-Vorlagen automatisch und regelmäßig an einen über eine Selektion bestimmten Kundenstamm zu versenden. Typische Einsatzfälle sind wiederkehrende Erinnerungen, Nachfass-Aktionen, Serienmails zu bestimmten Zeitpunkten oder andere standardisierte Mail-Abläufe.		Der Mail-Automat dient dazu, vorbereitete E-Mail-Vorlagen automatisch und regelmäßig an einen über eine Selektion bestimmten Kundenstamm zu versenden. Typische Einsatzfälle sind wiederkehrende Erinnerungen, Nachfass-Aktionen, Serienmails zu bestimmten Zeitpunkten oder andere standardisierte Mail-Abläufe. Die Besonderheit des Mail-Automaten ist, dass nicht einfach eine starre Empfängerliste gespeichert wird. Stattdessen wird bei jeder Ausführung die hinterlegte Selektion neu ausgeführt. Dadurch arbeitet der Automat dynamisch und greift immer auf die Kundinnen und Kunden zu, die ''zum Zeitpunkt des Laufes'' die Kriterien erfüllen.

	Die Besonderheit des Mail-Automaten ist, dass nicht einfach eine starre Empfängerliste gespeichert wird. Stattdessen wird bei jeder Ausführung die hinterlegte Selektion neu ausgeführt. Dadurch arbeitet der Automat dynamisch und greift immer auf die Kundinnen und Kunden zu, die ''zum Zeitpunkt des Laufes'' die Kriterien erfüllen.

	== Wichtiger Hinweis ==		== Wichtiger Hinweis ==

Admin am 24. April 2026 um 10:34 Uhr

2026-04-24T10:34:54Z

← Nächstältere Version		Version vom 24. April 2026, 12:34 Uhr
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	~~# Mail-Automat~~
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	* E-Mail-Automatik
	* automatischer Mailversand
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	Der Mail-Automat dient dazu, vorbereitete E-Mail-Vorlagen automatisch und regelmäßig an einen über eine Selektion bestimmten Kundenstamm zu versenden. Typische Einsatzfälle sind wiederkehrende Erinnerungen, Nachfass-Aktionen, Serienmails zu bestimmten Zeitpunkten oder andere standardisierte Mail-Abläufe.		Der Mail-Automat dient dazu, vorbereitete E-Mail-Vorlagen automatisch und regelmäßig an einen über eine Selektion bestimmten Kundenstamm zu versenden. Typische Einsatzfälle sind wiederkehrende Erinnerungen, Nachfass-Aktionen, Serienmails zu bestimmten Zeitpunkten oder andere standardisierte Mail-Abläufe.

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2026-04-24T10:34:19Z

Die Seite wurde neu angelegt: „# Mail-Automat So findest Du diese Seite: Post / E-Mail / E-Mail-Automaten Alternative Schreibweisen zum Suchen: * Mailautomat * E-Mail-Automat * E-Mail-Automatik * automatischer Mailversand * automatisierte E-Mails * E-Mail-Automation Der Mail-Automat dient dazu, vorbereitete E-Mail-Vorlagen automatisch und regelmäßig an einen über eine Selektion bestimmten Kundenstamm zu versenden. Typische Einsatzfälle sind wiederkehrende Erinnerungen, Nachfass-…“

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# Mail-Automat

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Alternative Schreibweisen zum Suchen:
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* E-Mail-Automat
* E-Mail-Automatik
* automatischer Mailversand
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Der Mail-Automat dient dazu, vorbereitete E-Mail-Vorlagen automatisch und regelmäßig an einen über eine Selektion bestimmten Kundenstamm zu versenden. Typische Einsatzfälle sind wiederkehrende Erinnerungen, Nachfass-Aktionen, Serienmails zu bestimmten Zeitpunkten oder andere standardisierte Mail-Abläufe.

Die Besonderheit des Mail-Automaten ist, dass nicht einfach eine starre Empfängerliste gespeichert wird. Stattdessen wird bei jeder Ausführung die hinterlegte Selektion neu ausgeführt. Dadurch arbeitet der Automat dynamisch und greift immer auf die Kundinnen und Kunden zu, die ''zum Zeitpunkt des Laufes'' die Kriterien erfüllen.

== Wichtiger Hinweis ==

Prüfe einen Mail-Automaten immer gründlich mit einer Test-Selektion und einer Test-Vorlage, bevor Du ihn aktiv schaltest!

Ein Mail-Automat kann sehr schnell viele E-Mails versenden. Eine fehlerhafte Selektion kann daher zu ungewollten Mails, unnötigen Kosten und Rückfragen Deiner Kundinnen und Kunden führen.

== Wofür brauche ich den Mail-Automaten? ==

Der Mail-Automat eignet sich immer dann, wenn Du einen wiederkehrenden Ablauf automatisieren möchtest, zum Beispiel:

* Erinnerungsmails an bestimmte Kundengruppen
* regelmäßige Serienmails an dynamisch wechselnde Zielgruppen
* zeitgesteuerte E-Mails auf Basis von Selektionskriterien
* standardisierte Nachfassaktionen

Der Automat kombiniert dabei drei Dinge:

* eine [[Selektion]], die die Zielgruppe bestimmt
* eine [[E-Mail]]-Vorlage, die Inhalt und Einstellungen vorgibt
* einen Turnus, der bestimmt, wann der nächste Lauf erfolgt

== Aufbau der Tabelle ==

In der Übersicht siehst Du alle angelegten Mail-Automaten. Die Tabelle enthält unter anderem folgende Spalten:

* '''ID''' – interne Nummer des Automaten
* '''Bezeichnung''' – frei vergebener Name
* '''Selektion''' – die verknüpfte Kundenselektion
* '''Vorlage''' – die verwendete E-Mail-Vorlage
* '''Turnus''' – Intervall der automatischen Ausführung
* '''Nächster Lauf''' – geplanter nächster Ausführungszeitpunkt
* '''Letzter Lauf''' – Zeitpunkt der letzten Ausführung
* '''Aktiv''' – zeigt an, ob der Automat aktiv oder pausiert ist
* '''Werkzeuge''' – Bearbeiten und Löschen

Zusätzlich kannst Du die Liste filtern, zum Beispiel nach:

* Turnus
* Status
* Selektion
* nächster Ausführung vor einem Zeitraum
* nächster Ausführung nach einem Zeitraum

Über die Suche kannst Du die Liste zusätzlich direkt durchsuchen.

== Versandlimits ==

Für den Mail-Automaten gibt es Schutzmechanismen, damit nicht unbegrenzt Mails versendet werden.

Es stehen folgende Limits zur Verfügung:

* '''Tageslimit gesamt''' – maximale Zahl automatisierter Mails innerhalb von 24 Stunden
* '''Tageslimit pro Kunde''' – maximale Zahl automatisierter Mails pro Kunde und Tag
* '''Monatslimit pro Kunde''' – maximale Zahl automatisierter Mails pro Kunde innerhalb von 28 Tagen

Diese Limits werden beim automatischen Lauf berücksichtigt.

== Einen Mail-Automaten anlegen ==

Um einen neuen Mail-Automaten anzulegen, gehe in die Übersicht der Mail-Automaten und klicke auf das grüne Plus-Symbol.

Beim Anlegen legst Du folgende Dinge fest:

* '''Name des Automaten''' – interne Bezeichnung
* '''Turnus''' – Intervall der Ausführung
* '''Nächste Ausführung''' – Startzeitpunkt für den ersten Lauf
* '''Mailvorlage''' – die zu versendende Vorlage
* '''Selektion''' – Empfängerauswahl
* '''Status''' – pausiert oder aktiv

Nach dem Speichern wirst Du direkt in die verknüpfte Selektion weitergeleitet, damit Du diese prüfen kannst.

== Einen Mail-Automaten bearbeiten ==

Bestehende Mail-Automaten kannst Du über das Stift-Symbol bearbeiten.

Dabei kannst Du insbesondere anpassen:

* Bezeichnung
* Turnus
* nächste Ausführung
* Vorlage
* Selektion
* Status

Wenn ein Automat neu angelegt wurde, sollte er zunächst geprüft werden, bevor er aktiv geschaltet wird.

== Die Rolle der Selektion ==

Der Mail-Automat arbeitet mit einer normalen [[Selektion]]. Diese wird bei jedem Lauf neu ausgeführt. Genau darin liegt die Stärke des Systems: Die Zielgruppe wird nicht einmalig gespeichert, sondern immer wieder aktuell aus den Kriterien berechnet.

Das bedeutet:

* Änderungen an Kundendaten wirken sich automatisch auf künftige Läufe aus
* neue passende Kundinnen und Kunden werden automatisch mit berücksichtigt
* nicht mehr passende Kundinnen und Kunden fallen automatisch heraus

== Besonderheit bei Mail-Automaten ==

Beim Mail-Automaten solltest Du die Selektion besonders sorgfältig aufbauen.

Wichtig ist dabei vor allem:

* Die Selektion sollte fachlich möglichst genau beschreiben, ''wer'' die Mail bekommen soll
* Zusätzlich sollte sie nach Möglichkeit absichern, ''wer die konkrete Vorlage bereits erhalten hat''

Hierfür ist insbesondere das Kriterium '''E-Mail Vorlage erhalten''' wichtig. Damit kannst Du verhindern, dass Kundinnen und Kunden dieselbe Automat-Mail bei jedem Lauf erneut bekommen.

Gerade bei wiederkehrenden Turnussen ist dieses Kriterium sehr wichtig.

=== Technischer Fallback ===

Auch wenn Du es in der Selektion nicht ausdrücklich abfängst, werden beim Lauf nur Kundinnen und Kunden berücksichtigt, bei denen eine E-Mail-Adresse vorhanden und technisch gültig ist.

Das ersetzt aber keine saubere Selektion, sondern ist nur ein zusätzlicher Sicherheitsfilter.

=== Zustimmung / Newsletter ===

Wenn die verwendete Mail-Vorlage so eingestellt ist, dass eine Zustimmung zum Werbekanal E-Mail erforderlich ist, dann werden beim automatischen Lauf nur Kundinnen und Kunden berücksichtigt, bei denen diese Zustimmung vorliegt.

Wenn Du mit werblichen Inhalten arbeitest, prüfe daher unbedingt auch die Einstellungen der Vorlage und den Ablauf in [[Newsletter Schritt fuer Schritt]].

== Mail-Vorlagen für den Mail-Automaten ==

Der Mail-Automat versendet keine frei im Automaten eingetippten Texte, sondern arbeitet mit einer E-Mail-Vorlage.

Die Vorlage bestimmst Du direkt im Automaten. In dieser Vorlage legst Du unter anderem fest:

* Betreff
* Inhalt
* Personalisierung
* Zustimmungspflicht
* ggf. Newsletter-Einstellungen

Du solltest die Vorlage immer zuerst unter [[E-Mail]] sauber anlegen und testen und sie erst danach im Automaten verwenden.

Für werbliche oder newsletterartige Inhalte beachte zusätzlich:

* [[Newsletter]]
* [[Newsletter Schritt fuer Schritt]]

== Ablauf im Hintergrund ==

Beim automatischen Lauf passiert vereinfacht Folgendes:

# Der Automat wird zum geplanten Zeitpunkt aufgerufen
# Die hinterlegte Selektion wird neu ausgeführt
# Die Kunden der Selektion werden geprüft
# Versandlimits werden berücksichtigt
# Nur technisch gültige Empfänger werden angeschrieben
# Die verwendete Vorlage wird versendet
# Letzter Lauf und nächster Lauf werden fortgeschrieben

Dadurch kannst Du mit einem einmal eingerichteten Automat dauerhaft wiederkehrende Vorgänge abbilden.

== Sonstiges ==

* Prüfe einen neuen Mail-Automaten immer zunächst mit einer kleinen Test-Zielgruppe
* Teste auch die verwendete Vorlage immer zuerst an Dich selbst
* Achte bei der Selektion besonders auf die Reihenfolge und Logik der Kriterien
* Nutze nach Möglichkeit das Kriterium '''E-Mail Vorlage erhalten''', um doppelte Versandläufe zu vermeiden
* Denke daran, dass bei fehlerhafter Selektion ungewollte Kosten entstehen können
* Wenn eine Selektion in einem Mail-Automaten verwendet wird, solltest Du Änderungen an dieser Selektion besonders vorsichtig vornehmen

== Siehe auch ==

* [[Selektion]]
* [[E-Mail]]
* [[Newsletter]]
* [[Newsletter Schritt fuer Schritt]]
* [[E-Mail Einstellungen]]