Hinweise zur Abrechnung

Aus Weinbau-online.de Handbuch
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Einmal am Anfang des Monats werden alle Ihre Paketmarken gesammelt für den vergangenen Monat abgerechnet. Dies geschieht ganz bequem und automatisch über Ihren bestehenden Bankeinzug. Sie finden sowohl Ihre Rechnung, als auch eine einzelne Auflistung der Marken in Ihrem System unter Konto. In verschiedenen Fällen kann es bei allen Versanddienstleistern zu Nachberechnungen kommen. Diese gesonderten Positionen finden Sie ebenfalls auf Ihrer Rechnung bzw. unter der Einzelauftellung der Marken. Die Kosten werden uns von den Versanddienstleistern in Rechnung gestellt und so 1:1 an Sie weitergeleitet. Hierzu gehören z.B. Inselzuschläge, nachträgliche Adressänderungen, oder Nachberechnungen wegen Übergewicht.

Sie finden eine genaue Auflistung mit Gründen für Zuschläge immer auf den Seiten der Versanddienstleister:
UPS
DPD
DHL

Sollte sich ein Zuschlag Ihnen nicht erschließen oder fälschlicherweise in Rechnung gestellt worden sein, haben wir Ihnen im Folgenden nochmal die Möglichkeiten beschrieben, wie Sie bei den einzelnen Versanddienstleistern vorgehen sollten um einen möglichen Fehler des Carriers zu prüfen.


UPS

Prüfen Sie Ihre Abrechnung

In einem ersten Schritt, rufen Sie zur Prüfung Ihre Weinbau-online Abrechnung (Download unter System - Konto - Rechnung) am besten als PDF auf - dieses lässt sich praktisch mit dem Tastaturbefehl "Strg+F" nach Beträgen und Sendungsnummern durchsuchen. Schauen Sie dann bitte über das direkte UPS Tracking nach um welches Paket es sich handelt. Unter "Sendungsstatus", dann "Detailansicht" wird häufig schnell ersichtlich warum es bei einem Paket zu einer Nachberechnung kam. Dabei helfen kann auch ein Vergleich mit der o.g. Info von der UPS Webseite.

Häufige, nicht anfechtbare Nachberechnungen

  • durch UPS ausgeführter Mehraufwand einer Recherche und Adresskorrektur aufgrund von falscher Anschrift
  • durch UPS ausgeführter Mehraufwand einer Retoure aufgrund von falscher Anschrift
  • Adresskorrekturen durch den Kunden via Hotline, ohne eigenen UPS myChoice Account
  • Inselzustellungen / schwer zugängliche Gebiete

Die häufigsten Nachberechnungen enstehen, wenn eine Adresse falsch oder fehlerhaft ist, oder ein Empfänger an einer angegebenen Adresse nicht gefunden werden kann (kein Name am Klingelschild, etc.). Daher empfiehlt sich stets eine genauste Prüfung vor Erstellung der Marke. Es könnte auch jederzeit möglich sein, dass eine Sendung durch den Empfänger umgeleitet wurde oder dieser direkt bei UPS einen besonderen Zustellwunsch geäußert hat. Unter Umständen wird das dem Versender in Rechnung gestellt. Fragen Sie Ihren Kunden ob dies der Fall war.


Unerklärliche Posten

Sollten Sie so keine Erklärung finden, melden Sie sich gern per Hilfeticket bei uns. Bitte verstehen Sie dass Nachberechnungen nur selten durch einen Irrtum zustande kommen und somit auch nur selten bei UPS angefochten werden können.


Seltene, falsche Nachberechnungen

Bekommen Sie von uns die entsprechende Empfehlung, können Sie dann - wie bei Bruch - eine Schadensmeldung erstellen. Hierbei gilt es zu beachten, dass Sie statt eines Bildes einen Platzhalter verwenden (z.B. Ihr Weingutslogo). Die Details des Vorfalls erfassen Sie dann einfach mit in der Beschreibung. Meist ist auch eine Empfängererklärung nötig. Ihre Meldung wird dann direkt an UPS weitergeleitet und geprüft, sollten Sie eine Erstattung bekommen wird Ihnen diese direkt mit Ihrer nächsten Abrechnung gutgeschrieben.

Üblicher Fall, in dem eine Beanstandung lohnen kann:

  • Die Sendungsverfolgung zeigt einen Bruch an und das Paket wurde an Sie retourniert
  • Unabhängig des Erfolgs oder überhaupt des Bestehens einer Schadensmeldung zu dem Fall sollte die Retoure kostenlos an Sie erfolgen
  • Ihnen wurden für dieses Paket trotzdem nachträglich Retourenkosen berechnet
WICHTIGER HINWEIS: Derzeit finden keine reinen Versandkostenerstattungen von UPS statt. 
Seit Beginn der Pandemie hat UPS diese Garantie ausgesetzt. Also wird es künftig
zumindest temporär erfolglos sein, die Erstattung einer Marke zu beantragen, wenn UPS 
trotz korrekter Adresse nicht zugestellt hat. Bei einem Bruch können Sie selbstverständlich 
wie gewohnt vorgehen. Wir entschuldigen uns für die Umstände, können hier aber leider keine 
weiteren Schritte einleiten. Wir bitten um Ihr Verständnis.

DPD

Bitte schauen Sie zunächst dringend auf diese Seite, da hier ebenfalls das Thema der Nachberechnungen /Differenzabrechnungen in Bezug auf Auslandssendungen erklärt wird. Meist sind Nachberechnungen korrekt und berechtigt, auch wenn sie leider durch die Carrier an uns und somit auch an Sie nicht besonders transparent übermittelt werden.


Prüfen Sie Ihre Abrechnung

Rufen Sie zur Prüfung Ihre Weinbau-online Abrechnung (Download unter System - Konto - Rechnung) als PDF auf - dieses lässt sich praktisch mit dem Tastaturbefehl "Strg+F" durchsuchen - und geben Sie die Sendungsnummern zu welchen Sie Positionen prüfen möchten in der DPD Tracking-Seite ein. Eine Liste an möglichen Zuschlägen finden Sie hier: Datei:DPD Nachberechnungen.pdf, die Erklärungen dazu online direkt bei DPD.


Häufige, nicht anfechtbare Nachberechnungen

  • Adresskorrekturen (auch "nicht leitcodierbar")
  • Differenzbetrag zwischen Grundpreis und Aufpreis für die Auslandssendung (Summe wurde bei Preisanfrage vor Erstellung angezeigt)
  • Sicherheitsgebühren (insbesondere pandemiebedingte Hygienevorschriften/Material)
  • Differenz von gemeldeter und tatsächlicher Paketgröße
  • erneute Zustellversuche
  • Wunschoption vom Emfpänger (Wunschnachbar, Terminzustellung, etc.)
  • Saisonzuschlag (Grundpreis erhöht sich in November und Dezember um 0.27 Euro)

Die häufigsten Nachberechnungen enstehen, wenn eine Adresse falsch oder fehlerhaft ist, oder ein Empfänger an einer angegebenen Adresse nicht gefunden werden kann (kein Name am Klingelschild, etc.) und daher Mehraufwand auf Seiten von DPD entsteht. Das können Adressrecherchen oder erneute Zustellversuche sein. Daher empfiehlt sich stets eine genauste Prüfung vor Erstellung der Marke.

Es könnte auch jederzeit möglich sein, dass eine Sendung durch den Empfänger umgeleitet wurde oder dieser direkt bei DPD einen besonderen Zustellwunsch geäußert hat. Unter Umständen wird das dem Versender in Rechnung gestellt. Fragen Sie Ihren Kunden ob dies der Fall war.

Beachten Sie außerdem dass Pakete, für die Sie eine "zu kleine" Marke kaufen (also etwa eine 10kg/6er Marke für ein 30kg/18er schweres Paket) von uns nachberechnet werden müssen um unsere Mehrkosten bei DPD auszugleichen. Meist ist der Betrag die Differenz zwischen den Preisen bis 3kg und bis 20kg, sowie zwischen den Preisen bis 20kg und bis 31,5kg.

Unerklärliche Posten

Offene Fragen zu Gründen einer Nachberechnung, sofern nach einer Prüfung wie s.o. tatsächlich noch Unklarheiten bestehen, richten Sie bitte direkt an Ihr zuständiges Depot von DPD. Bitte schließen Sie zurvor alle o.g. Möglichkeiten aus!

Bitte sehen Sie von Fragen an Weinbau-online zu den Gründen der Berechnung eines bestimmten Postens ab.
Weinbau-online gibt die Positionen von DPD 1 zu 1 an den Winzer weiter, daher können wir keine Aussagen dazu machen!

Dinge die Sie für das Telefonat/eine Anfrage per Mail benötigen:

  • den Kontakt zum zuständigen Depot: finden Sie auf jeder Marke
  • Ihre DPD Kundennummer: haben Sie per Mail bei Freischaltung von uns erhalten ("DPD Marken nun für Sie verfügbar")
  • die betreffende Sendungsnummer
  • starke Nerven
Achtung: Nehmen Sie Bezug auf die Sendungsnummern 
und Ihre DPD-Kundennummer, nicht auf die WBO-Rechnungsnummer!
Verlangen Sie nicht nach einer Reklamation!
Dies regeln wir für Sie (s.u.).

Fragen die DPD Ihnen beantworten kann:

  1. Was kann ich als Versender tun, um solche Nachberechnungen künftig zu vermeiden?
  2. Unter welchen Umständen fallen welche Nachberechnungen immer an?
  3. Wie bekomme ich alle benötigten Infos, um eine möglichst genaue Preiskalkulation bzgl. aller Kosten außer des Grundpreises der Marken zu erreichen?
Wichtig: Lassen Sie sich nicht abwimmeln!
Sie haben durchaus das Recht bei DPD zu erfragen, warum bestimmter Mehraufwand auftritt,
und wie es gemäß des Sendungsverlaufes zu Nachberechnungen kommen könnte.

Sondertipp: Es empfiehlt sich immer, sich den Namen des nettesten und produktivsten Mitarbeiters zu merken, damit Sie künftig
immer nach ihm Fragen können.


Seltene, falsche Nachberechnungen

Bitte wenden Sie sich für eine Reklamation nicht direkt an DPD. Senden Sie uns den Nettowert sowie den genauen Positionstext der Nachberechnungsposition, zusammen mit der betreffenden Sendungsnummer per Hilfeticket. Wir leiten das dann zur Prüfung an DPD weiter. Sie erhalten sobald es Neuigkeiten gibt eine Info darüber, ob eine Gutschrift mit der nächsten Monatsabrechnung erfolgt, oder warum DPD den Posten für berechtigt hält und die Erstattung ablehnt.

DHL

Prüfen Sie Ihre Abrechnung

Auch bei DHL können Sie sich erste Infos über die detaillierte Sendungsverfolgung heraus suchen. Nehmen Sie die o.g. Info von der DHL Webseite zu Hilfe.


Häufige, nicht anfechtbare Nachberechnungen

Übliche Nachberechnung bei DHL ist das sogenannte "Leitcodeentgelt". Hier musste die korrekte Adresse nachrecherchiert werden oder der Paketaufkleber war falsch aufgebracht. Lesen Sie zur Vermeidung bitte diese Info: Datei:Infoblatt-Leitcodierung-Versandlabel-richtig-erstellen.pdf


Unerklärliche Posten

Bitte schicken Sie anschließend alle immer noch unklaren Sendungsnummern an die info@weinbau-online.de wir leiten Ihren Fall dann direkt an unseren Ansprechpartner bei der DHL weiter. Da die DHL Abrechnung recht transparent ist, wird direkt geprüft ob die Abrechnung falsch war und es kommt ggf. direkt zur Gutschrift.