Belege zu einem Auftrag

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Klick auf - Dokumente

oder Klick auf

In der Bearbeitungsansicht zu einem Auftrag können Sie unter dem Reiter Dokumente alle Belege und Dokumente zu einem Auftrag anlegen und sich ausgeben lassen.

Sie können auch direkt auf das Dokument-Symbol oder direkt aus der Auftragsliste klicken. Dieses ist grün, wenn bereits eine Rechnung erzeugt wurde und orange, wenn noch keine Rechnung angelegt ist.

Generelle Aspekte

Zum Erstellen eines neuen Dokuments klicken Sie auf das + neben der jeweiligen Belegart. Jedes Dokument wird automatisch aus den Vorgaben erstellt, die Sie unter System - Dokumente angegeben haben.

Wenn Sie das Dokument zum ersten Mal geöffnet haben, erscheint daneben ein kleines grünes Häkchen, das das jeweilige Dokument als bereits ausgegeben markiert.

Wenn Sie ein Dokument erzeugt haben und eine E-Mail zum Kunden hinterlegt ist, erscheint das Symbol . Wenn Sie darauf klicken, wird eine neue E-Mail für diesen Kunden angelegt und das Dokument als Anhang angefügt.

Wenn Sie einmal einen (wie auch immer gearteten Beleg) erstellt haben, wirken sich Änderungen im Auftrag nicht mehr auf ihn aus. Sie können den Beleg nur aktualisieren, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken. Der alte Beleg wird dann überschrieben (s.u.).

Rechnung

Bei einer Rechnung wird eine Nummer des Rechnungskreises verwendet. Das System rechnet immer die letzte Ziffer +1. Diese Nummer können Sie danach nicht erneut verwenden.

Belege aktualisieren

Wenn Sie Ihren Auftrag abändern, z.B. einen neuen Artikel einfügen, können Sie die dazugehörige Rechnung aktualisieren. Dabei wird eine neue Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer erstellt. Wenn der Stand des Auftrags von der erstellten Rechnung also abweicht, erscheint das Rechnung Aktualisieren Symbol . Klicken Sie dann auf das Symbol um die Rechnung zu aktualisieren.

  Haben Sie nicht (nur) Posten des Auftrags, sondern (auch) Kundenadresse oder 
  Systemeinstellungen geändert, müssen Sie vorm aktualisieren der Rechnung zunächst 
  den Auftrag an die aktuellen Kunden und Systemdaten anpassen (klick auf 
  entsprechendes Symbol im Auftrag).

Zu einer Rechnung können Sie dann auch die erste bis dritte Mahnung erstellen oder einen Storno-Beleg.

Aktualisieren & amtliche Zulassung

In der amtlich zugelassenen Version werden Belege nach 72 Stunden automatisch abgeschlossen. Das Symbolisiert ein kleines Zertifizieren-Symbol. Belege können dann nicht mehr aktualisiert oder verändert werden.

Mahnung

Mahnungen können Sie ebenso wie Rechnungen aktualisieren, bzw. an den Stand des Auftrages anpassen.

Änderungen in der Mahnung

Ändern Sie die Mahnkosten unter dem Reiter "Sonstiges" unter Mahnungsangaben. Anschließend aktualisieren.

Änderungen in den Mahnungstexten können Sie im Reiter "Text", unten auf -weitere Felder anzeigen lassen- vornehmen. Aktualisieren Sie dann die Mahnung.

Löschen einer Mahnung

Das direkte Löschen einer Mahnung ist nicht möglich. Sobald Sie jedoch die Rechnung aktualisieren, gehen auch die dazugehörigen Mahnungen verloren und Sie können eine neue Mahnung erstellen.

Stornobeleg / Entgeltminderung

Einen Stornobeleg können Sie in einem Auftrag im Reiter Dokumente direkt unter der Rechnung anlegen. Wie alle Belege bezieht er sich auf die aktuellen Positionen des Auftrags. Anders als die Gutschrift wird er jedoch nicht Ihrem Umsatz angerechnet.

  Buchalterisch darf der Stornobeleg aber nur 
  dann verwendet werden, wenn die Ware Ihr Haus 
  noch nicht verlassen hat. Andernfalls nutzen 
  Sie bitte eine Gutschrift. 

Ein Stornobeleg bucht den Bestand automatisch wieder auf.

Rechnungen teilweise gutschreiben

Gutschriften beziehen sich immer auf den Auftrag. Entfernen Sie die Positionen aus dem Auftrag, die Sie nicht gutschreiben wollen und erstellen Sie dann die Gutschrift. (Ggf. ändern Sie den Auftrag nach Belieben ab und erstellen Sie dann eine Gutschrift.)

Angebote

Angebote können Sie im Vergleich zu Rechnungen nicht aktualisieren, aber Sie können beliebig viele Angebote zu einem Auftrag erstellen.

Wenn Sie noch keine Rechnung erzeugt haben, können Sie auch den aktuellen Bestand im Auftrag reservieren. Aktivieren Sie dazu nach Erstellung des Angebots das Häckchen bei Bestand reservieren.

Auftragsbestätigung

Eine Auftragsbestätigung verhält sich genauso wie ein Angebot. Nur kann hier eingestellt werden, dass bei Auftragsbestätigungen stets automatisch der Bestand reserviert wird (Unter System - Einstellungen - Auftragsbestätigung). Sie können aber auch das Häkchen bei Bestand reservieren nach Erstellung der Auftragsbestätigung nachträglich wieder revidieren.

Mehr dazu finden Sie unter Reservierungen.

Lieferscheine

Sie können zu einem Auftrag mehrere Lieferscheine erstellen.

In einem Lieferschein können Sie die Artikel eines Auftrags aufteilen. Wenn Sie auf Bearbeiten klicken, öffnet sich ein Fenster in dem Sie zu jedem Wein im Auftrag die entsprechende Anzahl für diesen Lieferschein angeben können.

Das PDF Dokument von einem Lieferschein enthält nur die Artikelbeschreibung, aber nicht die Preise. Wenn Sie ein Dokument mit Preisen der Lieferung beilegen wollen, nehmen Sie eine Auftragsbestätigung.

Spezial-Lieferscheine

Lieferscheine möchten einen schnellen, einfachen und möglichst übersichtlichen Schein mit den Summen aller Positionen bilden, damit Ware schnell vom Kunden kontrolliert werden kann. Daher werden auch alle Informationen, die sich nicht auf die Anzahl der Ware beziehen entfernt.

Wenn Sie ein einfaches Abbild (unsummiert, mit Trennzeilen und zusätzlichen Informationen) des Auftrags möchten, wählen Sie im Bereich "Spezialscheine" den Spezial-Lieferschein.

Spezialscheine / Exportscheine

Die Funktion der Exportscheine wird im Artikel Auslandsauftrag erklärt.

Gutschriften

Gutschriften erstellen

Sie können für einen Auftrag mehrere Gutschriften anfertigen, indem Sie unter dem Punkt Dokumente in einem Auftrag auf das + Symbol bei Gutschrift klicken (siehe Abbildung). Jede erzeugte Gutschrift wird in Ihren Gesamtumsätzen als Verlust eingerechnet. Gutschriften können Sie ggfs. verändern, aber nicht mehr löschen. Auch Teilgutschriften sind möglich: Die Gutschrift wird immer über die zum Zeitpunkt der Erstellung im Auftrag enthaltenen Positionen erstellt. Soll nur eine bestimmte Position gutgeschrieben werden, sollte nur diese im Auftrag enthalten sein (alle anderen einfach löschen). Wurden die Positionen des Auftrags noch einmal verändert, so lässt sich danach auch die Gutschrift nochmal aktualisieren. Fälschlicherweise erstellte Gutschriften können "auf Null gesetzt" werden, indem alle Positionen aus dem Auftrag gelöscht werden, bevor die Gutschrift aktualisiert wird.

Mit einem Klick auf das Drucksymbol können Sie sich die Gutschrift als PDF ausgeben lassen und ggfs. auch drucken.

Mit einem Klick auf das Zertifizieren-Symbol können Sie die Gutschrift abschließen. Damit kann dieser Beleg nicht mehr verändert werden.

Ein Klick auf den blauen Briefumschlag legt eine neue E-Mail mit der Gutschrift im Anhang an. Als Empfänger ist die E-Mailadresse des Kunden eingestellt. Dieses Umschlagsymbol erscheint nur, wenn für den Kunden eine gültige E-Mailadresse hinterlegt ist.

Wenn Sie den Haken bei Bestand zurückbuchen setzen, werden die Artikel der Gutschrift wieder Ihren Beständen gutgeschrieben.

Das Symbol zum Aktualisieren der Gutschrift (zwei grüne Pfeile, wie bei der Rechnung) erscheint nur, wenn die Einstellungen des Auftrags nicht mehr mit den Einstellungen zum Zeitpunkt der Erstellung der Gutschrift übereinstimmen. Mit einem Klick darauf wird die Gutschrift an den Stand des Auftrags angepasst und die alte wird überschrieben. Die Nummer der Gutschrift bleibt dabei erhalten.

Findet eine Gutschrift für einen offenen Auftrag statt, wird der fällige Betrag bei diesem Auftrag um den Wert der Gutschrift reduziert. War der Auftrag bereits als bezahlt markiert und keine Forderungen mehr offen, rutscht der fällige Betrag in den Minusbereich und muss nach Rücküberweisung an den Kunden im System wieder ausgeglichen werden (siehe zum Ablauf den Artikel Zahlungseingangskontrolle).

Wie Sie Rechnungen teilweise gutschreiben, lesen Sie weiter oben. Wie man eine Rechnung löscht, lesen Sie weiter unten.

Ich habe eine Gutschrift anstelle eines Storno erstellt

Wenn Sie eine Gutschrift erstellt haben, wollten aber an sich ein Storno erzeugen machen Sie folgenden Schritte in der Reihenfolge:

1. Erstellen Sie den Storno Beleg
2. Löschen Sie alle Positionen aus dem Auftrag
3. Aktualisieren Sie die Gutschrift (diese muss danach einen Wert von 0 haben)

Provisionsabrechnung

Provisionsabrechnungen sind Teil des Premium-Pakets und werden im Artikel Provisionen genauer erläutert.

Paketscheine

Paketscheine

Jedem Lieferschein sind Paketscheine zugewiesen. Klicken Sie auf Paket anlegen, öffnet sich ein neues Fenster: Klicken Sei zuerst auf Neues Paket. Sie können dann jedem Paket eine Anzahl von Artikeln zuweisen. Ein Lieferschein kann beliebig viele Pakete besitzen. Sie können die Paketscheine ausdrucken und dann zum Versand in das jeweilige Paket legen.

  Achtung: Es handelt sich hier um reine Packscheine zur Zugabe in die einzelnen Pakete 
  einer Lieferung! Dieser Paketschein ist deutlich von den Paketmarken (s.u.) zu unterscheiden.

Paketmarken

Sie können bereits frankierte Paketmarken zu einmalig günstigen Preisen auch direkt aus Weinbau-online ausdrucken. Für unsere Konditionen müssen Sie sich zuerst anmelden. Mehr dazu erfahren Sie unter Paketmarken.

Speditionsscheine

Mit den Speditionsscheinen können Sie vorausgefüllte Speditionsformulare zu dem Auftrag ausdrucken.

Wie Sie Speditionsscheine selber erstellen, oder Vorlagen aus Weinbau-online verändern können erfahren Sie im Artikel Speditionsscheine.

Briefetiketten

Weinbau-online bietet Ihnen verschiedene Formate zur Erstellung von Briefetiketten an. Wenn Sie ein Format verwenden, was Sie noch nicht im Programm finden, schreiben Sie uns über das Hilfeforum.

Paketaufkleber

Paketaufkleber eignen sich für das automatische Erstellen von Freeway-, DPD- oder Post-Aufklebern. Sie können sich zu jedem Typ entweder ein PDF-Dokument zum Ausdrucken ausgeben, oder sich die Adresse als CSV-Datei exportieren lassen. Letzteres ist dann sinnvoll wenn Sie ein spezielles Programm zum Erstellen von Paketaufklebern besitzen.

Probelisten

Bitte lesen Sie hierzu folgenden Artikel Probenliste vorbereiten.

Häufige Fragen

Der obere Seitenabstand auf der zweiten Seite passt nicht!

Der Wert, den Sie hierfür verändern müssen, heißt "Seitenrand oben". Dieser Wert regelt den minimalen Seitenrand von oben und hat keine Auswirkungen auf die Postion anderer Textblöcke (Adressfeld etc.) wohl aber auf den Beginn des Seiteninhalts. Ändern Sie den Wert deutlich über 40 ab, falls Sie kein speziell reduziertes Briefpapier für Folgeseiten besietzen (stark empfohlen wegen Platzersparnis).

Kann ich Belege auch an unterschiedliche Druckerschächte ausgeben?

Sie können Ihren Drucker unter Windows/Drucker ein zweites Mal mit einem anderen Namen abspeichern und direkt ′auf′ dem Drucker/Druckereinstellung das gewünschte Magazin einstellen. Dann können Sie den Drucker (z.B. ′Laser Schacht 2′) beim Druck anwählen und müssen nicht tief in die Druckereinstellungen. Außerdem bieten wir die Auslieferung als Post-Script Dateien mit unterschiedlicher Nomenklatur an, wenn Sie jemanden in der Haustechnik / Betreuung haben, der diese entgegennehmen kann.

Wo ändere ich die Texte für die Zahlziele ab?

Das können Sie unter System/Einstellungen/Rechnungen tun. Da manche Einstellungen hier erweiterte Kenntnisse benötigen, wenden Sie sich bei den unteren beiden Feldern bitte an das Weibau-online.de Team über Hilfe/Feedback.

Wieso sehen die Dokumente unscharf aus? | Wieso wird das Eurozeichen falsch / nicht dargestellt? | Meine PDFs sehen seltsam aus oder können nicht gedruckt werden!

Bitte folgen Sie der Anleitung: Dokumente sehen nach dem Druck unscharf bzw. undeutlich aus.

Ich möchte eine Rechnung oder eine Gutschrift löschen

Rechnungen und Gutschriften verbrauchen eine Nummer in ihrem entsprechenden Nummernkreis. Außerdem werden hier Bestandsbuchungen und ggf. zwischenzeitlich Abschlüsse erstellt, weswegen ein Löschen nicht ratsam ist und bei eventuellen Prüfungen zu Problemen führen könnte.

  Unser Tipp: Bei Rechnungen können Sie (so lange der Beleg noch nicht abgeschlossen ist) 
  die Rechnung einem neuen Kunden zuweisen und aktualisieren. Bei Gutschriften (oder auch bei 
  Rechnungen) entfernen Sie alle Positionen aus dem Auftrag und aktualisieren Sie den jeweiligen 
  Beleg auf 0. GGf. hinterlegen Sie eine Notiz im Beleg, die den Fehler dokumentiert.

So behalten Sie eine geschlossene Dokumentation ohne Lücken oder Fallstriche bei einer Prüfung :) In sehr schwerwiegenden Fällen können Sie eine Sicherung des letzten Abends einspielen.