Rebstockleasing
Das Rebstockleasing / Wein Patenschaften-Paket ist ab dem Premium-Paket für Dich verfügbar. Es unterstützt Dich insbesondere dabei, Deine Lieferungen zu planen und ohne großen Aufwand auch mehrere tausend Aufträge anzulegen, abzurechnen und auszuliefern. Das System unterstützt Sie insbesondere dabei ihre Auslieferungen zu planen und ohne großen Arbeitsaufwand auch mehrere tausend Aufträge anzulegen, abzurechnen und auszuiefern. Es ermöglicht Dir, einzelne Rebstock-Leasingverträge für verschiedene Weinberge abzuschließen. Das System sorgt dafür, dass Du keinen Rebstock doppelt "verleasen" oder Artikel mehrmals zu einem Rebstock liefern kannst.
Schulungen
Rebstockleasing ist darauf ausgerichtet, eine Vielzahl von Bestellungen (halb-)automatisiert zu erstellen, abzurechnen und auszuliefern.Unser "Rebstockleasing"-Paket wird Dir daher eine erhebliche Zeitersparnis ermöglichen und Deinen Betrieb signifikant entlasten. Damit das Modul sein volles Potenzial entfalten kann, ist es essentiell, dass Du und Dein Team den Inhalt dieses Artikels lesen und den Prozess einmal verstanden haben. Gerne sind wir euch hier behilflich und bieten eine Schulung zu diesem Thema an. Melde Dich dazu kurz per Ticket bei uns, damit wir einen Termin abstimmen können.
Vorbereitungen
Software-Paket und Einstellungen
Das „Rebstockpatenschaft“Paket ab dem Premium Paket verfügbar, stell deswegen sicher, dass Du entweder das Premium-Paket oder das Goldpaket von Winestro.Cloud abonniert hast. Solltest Du keines dieser Pakete gebucht haben, schreibe bitte entsprechend ein Ticket. Zusätzlich zu Premium/ Gold benötigst Du das Rebstock-Leasing Paket. Dieses Paket kannst Du unter System - Einstellungen - Aufträge aktivieren.
Weinberge anlegen
Als ersten Schritt legst Du für jeden Weinberg, den Du verleasen möchtest, einen eigenen Artikel an. Markiere diesen Artikel gleich zu Beginn als Weinberg und gib die Anzahl der Rebstöcke in diesem Weinberg an. Die Rebstöcke werden einfach fortlaufend durchnummeriert und jeder Stock kann einmal je Jahr geleased werden. Wenn Du eine Stockanzahl z.B. 500 angibst, kann jeder Stock von 1 bis 500 geleased werden. Wir empfehlen, dass Du im physischen Weinberg die Stöcke mit Nummernschildern ausstattest, damit diese eindeutig zuzuordnen sind.
Rebstöcke anlegen
Wenn du Deine Weinberge erstellt hast, legst Du jetzt in dem zweiten Schritt für jeden Weinberg und jede verfügbare Art des Weinausbau eine Rebstockartikel an. Beim Anlegen dieser Artikel ist es wichtig, dass sie direkt auf den entsprechenden Weinberg verweisen. Diese Zuordnung kann später nicht mehr geändert werden. Beispiel: Du könntest drei Rebstockartikel für den Weinberg "Roter Hang" anlegen: "Roter Hang trocken", "Roter Hang feinherb" und "Roter Hang lieblich". Jeder dieser Artikel zeigt auf den Weinberg "Roter Hang".
Auslieferungsartikel anlegen
Je Weinstock und Jahr wird ein Auslieferungsartikel benötigt, der auf "seinen Rebstock zeigt". Wenn Sie Auslieferungsaufträge anlegen, werden je geleastem Weinstock x Flaschen des Auslieferungsartikels in einen neuen Auftrag eingefügt. Jeder Artikel kann nur einen Rebstockartikel für ein bestimmtes Jahr ausliefern.
Einen Auslieferungsartikel müssen Sie nicht direkt anlegen - es reicht wenn Sie die Artikel auch kurz vor der Auslieferung anlegen - z.B. dann wenn der jeweilige Wein auch abgefüllt wird und ausgeliefert werden kann. Sie können also schon jetzt einen Rebstock für die nächsten 30 Jahre im Leasing verkaufen, müssen deshalb aber nicht schon jetzt die Auslieferungsartikel dazu anlegen. Der freie Bestand beim Auslieferungs-Artikel berücksichtigt beireits die noch auszuliefernen Flaschen aus dem Leasing von Rebstöcken. Daher sollten Sie den Auslieferungsartikel bereits einige Monate vor der Auslieferung anlegen, damit Sie die Mengen im Keller entsprechend schon managen können.
Verkauf von Rebstockleasing/Patenschaften
Erfassen Leasing-Auftrags
Artikelerfassung
Wenn Sie einen Rebstockartikel in einen Auftrag einfügen, werden Sie nicht nach der Anzahl, sondern nach dem Jahrgang gefragt. Mit dem Einfügen in einen Auftrag sucht das System nach einer passenden Stocknummer für diesen Kunden. Dabei wird geschaut, ob der Kunde im Vorjahr vielleicht noch einen Rebstock geleased hatte, der wiederum im diesem Jahr noch frei ist. Wenn das nicht der Fall ist wird ein Rebstock vorgeschlagen, der bislang noch nicht im Leasing aufgetaucht ist. Ist das auch nicht möglich, wird der Stock vorgeschlagen der am längsten nicht im Leasing war. Ziel dieser Automatik ist, dass Sie möglichst selten Schilder im Weinberg ersetzen müssen. Erfassen Sie weitere Rebstockleasingartikel in dem gleichen Auftrag, so werden immer alle Stocknummern des Auftrags neu herausgesucht und verändert, so dass sich ein möglichst zusammenhängendes Bild im Weinberg ergibt. Diesen Vorschlag können Sie ggfs. manuell über den Stift bei der Position abändern - aber sinnvollerweise erst, wenn Sie alle Leasing-Positionen für den Auftrag erfasst haben.
Kleiner Tipp: Wenn ein Kunde einen Rebstock verlängert, also im Folgejahr nochmal ein Leasing kauft und er den Stock behalten kann, gilt der Stock im Folgejahr bereits als beschildert, wenn das Vorjahr beschildert war.
Dieser Auftrag / diese Rechnung bestimmt, wann der Kunde welchen Artikel ausgeliefert bekommt. Bei der Auslieferung wird auf die Lieferart dieses Auftrags und die Lieferadresse dieses Auftrags zurückgegriffen. Stellen Sie also in diesem Auftrag die Lieferadresse für die Weine korrekt ein!
Rechnungsstellung
Erst mit der Erstellung einer Rechnung zu einem Rebstock wird das Leasing verbindlich eingetragen und der Rebstock verbucht. In diesem Schritt wird sicher gestellt, dass ein Rebstock kein zweites Mal geleased in einem Jahr werden kann. Erstellen Sie einen Storno zu dieser Rechnung, werden die auf dem Storno befindlichen Rebstöcke wieder für das Leasing freigegeben. Der freie Bestand der Auslieferungsartikel wird mit der Leasing-Rechnung gemindert, da Sie damit die Verpflichtung der Auslieferung bestätigen.
Beschilderung von Rebstöcken
Einige Betriebe beschildern jeden Weinstock mit dem jeweiligen Paten_In. Für das Beschildern der Weinstöcke wird ein CSV-Export in der Artikelkartei des Weinberg-Artikel angeboten. Hier können Sie eine CSV mit allen Kundendaten für ein bestimmtes Jahr abrufen. Diesen Export kannst du z.B. an eine Druckerei weitegeben, oder mit einem Word-Serienbrief weiterbearbeiten. Du kannst dabei den Export mehrmals im Jahr machen und immer "nur" die neu dazugekommenen Schilder exportieren. Nachdem du den Export für den Druck erstellt hast, solltest du diese Stöcke direkt mit einem Klick als beschildert markieren.
Hinweis: Wenn du erst den Export machst, dann eine Woche z.B. auf die Schilder aus der Druckerrei wartest und du nach der Woche alle "unbeschielderten" Rebstöcke als beschildert markiest, sind Rebstöcke im System als beschildert markiert, haben aber kein Schild. Klicke daher am Tag des Exports für die Druckerei auf den Button, der alle aktuell verkauften aber unbeschilderten Reebstöcke auf beschildert setzt.
Etikettierung von Auslieferungsartikel
Etiektten für Auslieferungsartikel können zu unterschiedlichsten Zeitpunkten gedruckt werden. Du kannst die Etiketten für die Auslieferungsartikel sofort nach dem Erstellen einer Leasing-Rechnung erstellen. Um die Etiketten zu drucken erhälst du über die Auftragsselektion einen CSV-Export mit allen Angaben für das Etikett. Diese Datei kannst du wiederum an deine Druckerrei geben / mit deiner Software weiterverarbeiten. Um ein sinnvolles Ergebnis zu erhalen, lasse dir alle Unetikettierten Leasingaufträge für ein Jahr per Selektion heraussuchen und exportiere dann dass Etiketten-CSV und markiere die Artikel direkt als Etikettiert.
Urkunden für ein Leasing
Manche Weingüter verschicken beim Abschluss eines Leasings/ einer Patenschaft eine Urkunde. Auch für diese Urkunde können einen CSV-Export aus Winestro.Cloud ziehen. Legen Sie dazu eine Auftragsselektion an in der Sie alle Leasing-Aufträge ohne Urkunde heraussuchen lassen (Leasing, Auftrag, Urkundenstatus) und gehen in Schritt 3 in den Reiter Leasing. Dort können Sie ihre CSV Exportieren und den Urkundenstatus der Aufträge einstellen.
Hinweis: Auch hier sollten Sie darauf achten, dass Sie unmittelbar nach dem Export - wenn Sie geprüft haben, dass der Export geklappt hat - den Urkuanden-Status der Aufträge entsprechend anpassen. Es könnte sonst passieren, dass ein nacherfasster Auftrag als "beurlundet" im System ist, obwohl Sie keine Urkunde gedruckt haben.
Auslieferung Rebstockleasing/Patenschaften
Eine Leasing-Rechnung erzeugt den Anspruch auf die Auslieferung von den Weinflaschen. Eine Leasing-Rechnung kann sich z.B. über einen Rebstock für 10 einzelne Jahre belaufen. Für jedes erzeugen Sie zum passenden Zeitpunkt einen Auslieferungsauftrag. Nur(!) Aufträge die über die nachstehend beschriebenen Wege erstellt wurden, lösen den Anspruch für eine Auslieferung ein. Es gibt keine andere Möglichkeit einen Leasing-Anspruch im System als "ausgeliefert" zu markieren.
Um ein Rebstockleasing für ein Jahr auszuliefern, muss der entsprechende Auslieferungsartikel korrekt im System angelegt sein.
Einzelauslieferung
Dieser Auslieferungsart zielt auf Selbstabholer, die ggfs. spontan ihr Weingut besuchen und ihren Wein abholen wollen, oder spontan per Telefon die Lieferung der Artikel veranlassen möchten. Suchen sie den Leasing-Auftrag des Kunden heraus und öffnen Sie diesen. In diesem Auftrag finden Sie ein Symbol (Blätter). Sobald Sie darauf klicken, werden Sie nach dem Jahr gefragt, dass Sie ausliefern möchten. Sobald Sie das Jahr angegeben haben und auf OK klicken, wird ein neuer Auftrag angelegt und alle (möglichen) Auslieferungsartikel für Leasingansprüche aus diesem Jahr in diesen neuen Auftrag eingefügt. Alle Positionen erhalten dabei einen Rabatt von 100% - Ihr Kunde sieht damit auf einer Rechnung, was der Artikel normalerweise kosten würde, aber auch, dass er diese Artikel kostenlos erhält. Im Beschreibungstext der Auslieferungsartikel wird die Stocknummer und das Jahr genannt, ebenso die Rechnungsnummer mit der das Leasing abgerechnet wurde.
Die Lieferadresse des Leasing-Auftrags bestimmt die Lieferadresse des erzeugten Auslieferungsauftrags. Möchte der Kunde die Lieferadresse auch für zukünftige Lieferungen ändern, ändern Sie die Lieferadresse im Leasing-Auftrag ab - die Auslieferung der Folgejahre richtet sich dann nach dieser neuen Adresse. Möchte der Kunde nur einmalig die Lieferadresse verändern, ändern Sie die Lieferadresse "nur" im Auslieferungsauftrag ab.
Erst mit dem Erstellen einer Rechnung für den Auslieferungsauftrag gilt der Anspruch auf die Auslieferung aus dem Leasing als erfüllt. Das erstellen eines Auslieferungsauftrags an sich verändert noch keinen Leasingstatus.
Den So erstellen Auslieferungsauftrag können Sie ganz normal verarbeiten - sprich Sie erstellen eine Rechnung / einen Lieferschein / eine Packetmarke und veranlassen die Lieferung bzw. übergeben die Ware an ihren Kunden.
Sammelauslieferung
Vornehmlich einmal im Jahr nach der Abfüllung des neuen Jahrgangs werden viele Leasingaufträge per Paketdienst ausgeliefert. Dabei kommt es schnell zu mehreren tausend Auslieferungen. Um hier den Überblick zu behalten und in kleinen "Häpchen" arbeiten zu können, können sie Auslieferungaufträge auch aus der Auftragsselektion heraus erstellen.
Legen Sie dazu eine neue Auftragsselektion an und lassen alle Aufträge mit einem nicht ausgelieferten Leasinganspruch für das auszulieferende Jahr hinzufügen. In Schritt 3 der Auftragsselektion können Sie im Reiter Leasing dann Päcken von je 20 Auslieferungsaufträgen erstellen abrechnen und mit Paketmarken versorgen. Auch entsprechende Packlisten stehen Ihnen dort zur Verfügung. Der Prozess sieht 8 Schritte vor, wobei die Schritte 3-8 als eine Schleife angelegt sind. Nach dem Sie Schritt 8 beenedet haben, starten Sie also wieder mit Schritt 3 und erstellen damit die nächsten 20 Auslieferungsaufträge. Es ist jederzeit möglich die Arbeiten zu unterbrechen und z.B. am nächsten Tag an der gleichen Stelle weiter zu machen. Damit stellen wir sicher, dass Sie sich und ihr Team in dieser stressigen Zeit nicht überlasten.
Hinweis: In unseren Paketmarken-Verträgen ist die Abhoung inklusive - allerdings rechnen die Carrier mit maximal 30 Paketen je Tag und Weingut. Während der Auslieferung der Leasing-Aufträge ist das natürlich viel zu wenig. Nehmen Sie daher bereits 14 Tage vorher mit dem Carrier Kontakt auf und melden ihr Packetaufkommen dort gesondert an.